Ești manager de proiect? Cum să fii mai eficient în munca ta de zi cu zi de la birou

Un manager de proiect îşi prioritizează întotdeauna activităţile pe care le are de derulat în cadrul proiectului, utilizând un instrument simplu, numit matricea priorităţilor, iar tu ai putea include acest obicei în calendarul tău săptămânal.

Pentru a utiliza matricea priorităţilor nu ai nevoie decâ de un pix şi o foaie de hartie, dar şi de zece minute libere, aşa că îţi recomand să îţi începi ziua de luni a fiecărei săptămâni făcând acest exerciţiu uşor.

Matricea priorităţilor îţi va fi utilă în clasificarea activităţilor pe care le ai de desfăşurat în decursul unei zile sau săptămâni, astfel încât să te poţi concentra pe îndeplinirea acelor sarcini importante şi urgente, eliberându-ţi agenda de micile întreruperi ce pot interveni.

Dacă vrei să vezi cum sa fii mai eficient, trebuie să împarţi o foaie de hârtie în patru cadrane numerotate de la stanga la dreapta, ca in exemplul de mai jos:

Cadranul 1 din matricea priorităţilor conţine activităţi atât urgente, cât şi importante

Activităţile enumerate în cadrul cadranului 1 sunt deosebit de importante pentru tine şi organizaţia ta, astfel că trebuie să te preocupi personal de îndeplinirea lor. Pe de altă parte, sunt activităţi urgente ce vor trebui parcurse fără întârziere.

Mai jos sunt câteva activităţi de zi cu zi pe care le poţi include în această categorie, dacă este cazul:

• un superior te sună cu o problemă presantă;
• un coleg a fost demis şi trebuie să continui proiectele începute de el;
• eşti convocat brusc pentru o şedinţă importanta.

Cadranul 1 grupează activităţi urgente şi importante, cu alte cuvinte aici sunt descrise situaţiile de criză, termenele limită, dar şi problemele presante.

Dacă nu te duci la acea întâlnire importantă, vor fi consecinţe dure, deci este o activitate din ce trebuie notată în cadranul 1.

Acesta este cadranul activităţilor care ne solicita frecvent, dar dacă te axezi doar pe caranul 1, acesta se extinde, te acaparează şi te epuizează.

Cadranul 2 din matricea priorităţilor include activităţi importante, dar care nu sunt urgente

Aceasta este situația ideală în care trebuie să te situezi.

În acest cadran vom enumera acele activităţi pe care le planificăm acum, însă pentru a le executa în viitor. Ne imaginăm situaţii, intuim probleme şi gândim pentru ele rezolvările adecvate.

Altfel spus, în acest cadran hrănim astăzi gâsca ce va face mâine ouale de aur.

Pentru că activităţile sunt importante, este necesar ca noi sa le executăm fără a le externaliza unor colegi. Ne-au fost atribuite ca urmare a competenţelor noastre, a pregătirii şi a expertizei de care dăm dovadă, astfel că noi suntem persoanele cele mai potrivite pentru a le îndeplini.

Totuşi, activităţile nu sunt urgente, ceea ce ne permite să le planificam din timp şi să le executăm într-un moment viitor.

Acest cadran este unul al eficienţei, pentru că ne oferă suficient timp pentru a planifica în amănunt activităţile şi modul în care ele vor fi realizate.

Exemple de activităţi importante, dar care nu sunt urgente și pe care un manager de proiect le-ar include în cadranul II:

• redactarea clauzelor într-un contract de vânzare – cumpărare. Este, cu siguranţă, o activitate importantă, dar necesită mult timp de pregătire, astfel că o vom planifica pentru un moment în care îi putem acorda o atenţie sporită;
• organizarea unei conferinţe este, de asemenea, o activitate complexă, ce nu poate fi executată corect într-un termen scurt de timp.

Cadranul 3 din matricea priorităţilor conţine activităţi urgente, dar care nu sunt importante

De multe ori, aceste activităţi sunt înşelătoare. Fiind urgente, suntem tentaţi să lăsăm la o parte tot ceea ce făceam în acel moment, pentru a ne ocupa de rezolvarea cu prioritate a acestora.

Totusi, fiind activităţi lipsite de importanţă, cea mai buna abordare este aceea de a le externaliza unei persoane din subordinea noastră.

În aceasta categorie sunt incluse activităţile ce trebuie finalizate fără întârziere, dar care nu necesită implicarea noastră.

Câteva exemple sunt enumerate mai jos:

• o şedinţă fără o agendă clară sau fără un scop precis. Participarea la o astfel de sedinţă ne-ar întrerupe nepermis ziua de lucru;
• trimiterea unei oferte deja întocmite unui client. Sarcina este cu siguranţă urgentă, întrucât clientul aşteaptă fără întârziere primirea ofertei noastre, însa putem delega trimiterea ei secretarei, dacă noi trebuie să rezolvam o activitate din cadranul I.

Cadranul 4 din matricea priorităţilor cuprinde activităţi ce nu sunt urgente sau importante

În această categorie se înscriu activităţile care ne determină o risipă a timpului, pe care le facem pentru a evada din rutină.

Spre exemplu:

• urmărirea unor filme sau a unor episoade, pierzând în felul acesta mult timp;
• pierderea unui număr mare de ore navigând pe internet sau practicând diverse jocuri.

Trebuie să înţelegi motivul pentru care oamenii sunt tentaţi să evadeze în cadranul IV: este posibil să fie vorba de epuizare, ei acţionând în cadranele I şi III prea des, fiind prinşi într-o serie de activităţi urgente.

Totuşi, dacă nu acesta este motivul, trebuie să limitam cât mai mult activităţile din acest cadran. Cea mai bună abordare este aceea de a şterge de pe lista noastră activităţile care nu sunt nici urgente, nici importante.

Beneficiile utilizării acestui instrument de management constau în următoarele:

• cu cât petreci mai mult timp în cadranul II, cu atât mai mult activităţile vor fi planificate mai bine, în amănunt, cu atenţie la detalii, iar şansele de eşec vor fi minime;
• cadranul III este format din activităţi urgente, pe care le confundăm cu activităţile importante, prin urmare ele ne vor distrage atenţia de la ceea ce este important;
• cadranul IV, atunci când nu este vorba de epuizare, trebuie evitat, iar aceste activităţi să aibă o pondere mică în ziua noastră de lucru;
• cadranul I poate fi eficientizat în timp, filtrând toate activităţile pe care le avem de desfăşurat. Dacă ne petrecem mult timp în cadranul II, planificând activităţi, cadranul I ar trebui să nu fie scutit de crize şi termene depăşite.

Ca un sumar, am enumerat cele mai potrivite strategii pentru cele patru cadrane discutate:

• execută fără întârziere acele activităţi care sunt atât importante, cât şi urgente. Nu le poţi externaliza altor persoane;
• planifică personal activităţile importante, atunci când ai suficient timp la dispoziţie, iar termenul de predare nu a sosit încă. Cu cât desfăşori activităţile de planificare mai bine, cu atât mai liber va fi cadranul I în viitor;
• deleagă acele sarcini urgente, dar care nu necesită implicarea ta directă. În felul acesta îţi menţii cadranul I liber;
• uită de sarcinile care îţi distrag atenţia şi te scot din rutină.

Folosește acest instrument de management pentru a-ţi eficientiza munca în proiect sau activitatea desfăşurată la birou. Descarcă de mai jos matricea priorităților și recâștigă controlul asupra timpului tău.

Notă: Acest articol face parte dintr-o campanie informativă derulată de avocatnet.ro pentru sprijinirea antreprenorilor care intenționează să lanseze sau să conducă o afacere. Toate materialele din serie pot fi citite aici.