Prevenirea fraudei la firme: Cum poate interveni departamentul financiar și care este rolul acestuia

"Cum de a fost posibilă una ca asta", este întrebarea cea mai întâlnită în cazul descoperii unei fraude fiscale, urmată de o alta: "Ce au făcut auditorii în tot timpul ăsta". 

Totuși, aceste două întrebări dau naștere celei de-a treia, respectiv: "Cui revine responsabilitatea de a preveni și detecta fraudele fiscale". 

Înainte de a răspunde acestor chestiuni, vom spulbera mai întâi câteva mituri legate de criminalitatea economică. Exemple în acest sens sunt incluse într-o analiză realizată de Ana Sebov, director al Departamentului financiar în lupta împotriva fraudei la PwC România.

Astfel, companiile trebuie să își ia măsuri de precauție împotriva fraudei, fără să se bazeze pe următoarele scenarii:

• Nu mi se poate întâmpla tocmai mie...
• Nu vor frauda angajații mei, suntem prieteni de-o viață, există încredere etc;
• Avem în firmă un sistem foarte bun de contabilitate;
• Reprezentantul meu de vânzări este cel mai bun angajat;
• Nu lucrăm cu cash, ce ar fi de fraudat?;
• Fraudarea e greu de dovedit. 

Concret, departamentul financiar are un rol esențial în prevenirea și combatarea fraudei, iar o strategie eficientă de prevenire a fraudei trebuie să pornească de la nivel de conducere, prin redactarea unui cod de etică, stabilirea unei politici în materie de fraudă și a unui plan de răspuns la fraude, precum și a unei politici de avertizare privind infracțiunile.

Din continuarea articolului, abonații serviciului nostru premium pot afla mai multe despre ceea ce trebuie să facă departamentul financiar pentru a preveni frauda, mai ales în contextul în care nici o companie nu este scutită de acest risc. 

Pentru prevenirea fraudei în companie, Ana Sebov recomandă utilizarea tehnologiilor alternative, de tipul monitorizărilor continue sau a controalelor periodice.

Astfel, departamentul financiar trebuie să se asigure că orice trazacție desfășurată este reală, fiind multiple situații în care sumele introduse în contabilitate sunt fictive. 

De asemenea, persoanele cu drept de semnătură trebuie să înțeleagă exact care sunt implicațiile documentelor pe care le semnează, responsabilitatea principală pentru prevenirea și detectarea fraudei revenind atât managementului firmei, cât și persoanelor responsabile de audit, acolo unde există.

De altfel, potrivit specialistului de la PwC România, auditorii interni sunt cei care pot identifica riscurile de fraudă, împreună cu managementul companiei, nivelul de control fiind unul mai ridicat între societățiile cu audit. 

"Auditul intern va trebui să colaboreze cu conducerea pentru a se asigura că își asumă rolul în efortul de prevenire și combatere a fraudei", scrie în analiza realizată de Ana Sebov și echipa ei, în care se subliniază că auditorii interni joacă un rol-cheie în sprijinirea organizațiilor în prevenirea și detectarea activităților frauduloase.

Tocmai de aceea, auditorii interni trebuie să dețină cunoștințele și competențele necesare pentru a-și îndeplini responsabilitățile individuale. Ei trebuie să aibă cunoștințe suficiente pentru a evalua riscul de fraudă și modul în care acesta este gestionat de organizație, fiind însă foarte greu să aibă cunoștințele unei persoane ale cărei responsabilități principale sunt detectarea și investigarea fraudei.

Dintre principalele responsabilități ale funcției de audit intern amintim:

• întocmirea unor proceduri și politici scrise, care să fie transmise în forma lor actualizată angajaților;
• promovarea și consolidarea controalelor interne și a funcțiilor de conformitate;
• formarea eficientă a angajaților (traininguri specializate);
• intervenția promptă în cazul tentativelor de fraudă și efectuarea corecțiilor necesare, inclusiv îndepărtarea celor care au comis fraudele;
• stabilirea rolurilor și responsabilităților;
• audit continuu și monitorizare. 

Totuși, chiar și dacă există auditori la nivel intern, companiile sunt în continuare expuse riscurilor de fraudare, în contextul în care infracțiunile sunt din ce în ce mai sofisticate și greu de depistat. 

Tocmai de aceea, serviciul de audit poate fi externalizat, rolul auditorului fiind de a evalua dacă există un risc de fraudă la un client care poate duce la denaturări semnificative în situațiile financiare ale companiei. 

"Pentru a-și îndeplini responsabilitățile, auditorul trebuie să fie capabil să recunoască semnele de avertizare de fraudă și să știe să reacționeze în mod adecvat dacă crede că există o fraudă", este explicat în documentul semnat de Ana Sebov. 

Iar pentru a distinge frauda de o simplă eroare, neintenționată, trebuie stabilit dacă acțiunea care stă la baza denaturării situațiilor financiare este intenționată sau neintenționată.

Notă: Acest articol face parte dintr-o campanie informativă derulată de avocatnet.ro pentru sprijinirea antreprenorilor în lupta împotriva fraudei fiscale. Toate materialele din serie sunt disponibile aici.