Supravegherea la locul de muncă: Angajatorul va trebui să-și informeze salariații înainte să-i monitorizeze

Una dintre principalele condiții impuse pentru monitorizarea video sau a conversațiilor salariaților prin Legea nr. 190/2018, act ce conține câteva reguli de aplicare a Regulamentului general pentru protecția datelor (GDPR), este informarea prealabilă a salariaților. Normele acestei legi se vor aplica efectiv începând de mâine.

„În cazul în care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicații electronice și/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de muncă, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților, în scopul realizării intereselor legitime urmărite de angajator, este permisă numai dacă: (...) b) angajatorul a realizat informarea prealabilă obligatorie, completă și în mod explicit a angajaților”, prevede Legea nr. 190/2018.

Din păcate, acestea sunt toate informațiile pe care le oferă această lege. Nici Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) nu are, la acest moment, vreun ghid publicat pe această temă.

Ne uităm, în schimb, pentru bune practici, la vecinii noștri europeni. De exemplu, autoritatea de protecția datelor din Franța detaliază ce fel de informații ar trebui să fie oferite într-un spațiu unde există supraveghere video (informații care ar trebui să fie vizibile și terților, celor care intră în locul respectiv în mod ocazional):

• faptul că există un dispozitiv de supraveghere video;
• cine este responsabil de acel dispozitiv;
• pe ce bază legală se întemeiază montarea acelui dispozitiv (de cele mai multe ori, e vorba de interesul legitim al angajatorului de a securiza spațiul respectiv);
• durata păstrării materialului video;
• posibilitatea de a face o sesizare la ANSPDCP;
• procedura de urmat pentru a obține acces la înregistrările video de către cel interesat.

O informare verbală a salariaților cu privire la măsurile de supraveghere de la birou, oricare ar fi acestea, nu poate fi suficientă. În principal, pentru că nu poate fi dovedită. Prin urmare, informarea ar trebui să fie scrisă. Acest lucru este punctat și de specialiștii de la PrivacyOne, care adaugă și ideea că informarea salariaților nu înseamnă că li se cere consimțământul pentru sistemele de monitorizare: "Informarea nu presupune colectarea consimţământului, lucru care oricum este neindicat în relaţiile de muncă; angajatorii vor trebui însă să demonstreze că au realizat această informare".

Firmele unde există sisteme de monitorizare a salariaților ar trebui să aibă întocmită o politică internă care să trateze acest subiect, consideră specialiștii de la Legal ICT. Documentul ar trebui să includă când și cum se aplică această monitorizare, care este scopul său, care sunt exact mijloacele folosite pentru prelucrarea datelor personale, enumerarea datelor care se rețin și perioada exactă pentru care se păstrează, cine are acces la respectivele date și în ce condiții, cum sunt protejate datele și care sunt drepturile angajaților. Documentul, spun avocații Legal ICT, ar trebui să fie la dispoziția oricărui angajat (inclusiv posibilitatea ca el să fie descărcat de undeva sau pus la dispoziție în mod fizic, ușor accesibil, în orice moment) și ar trebui cunoscut încă de la momentul angajării.