GDPR: Cazierul judiciar poate fi cerut la angajare doar în baza legii, altfel firmele riscă amendarea

Solicitarea cazierului judiciar la angajare este o practică de care companiile ar trebui să se ferească mai nou, după intrarea în vigoare, la nivelul tuturor statelor membre ale Uniunii Europene, a prevederilor GDPR.

Potrivit acestui act normativ, prelucrarea de date personale referitoare la condamnări penale și infracțiuni se poate face, în esență, atunci când este autorizată de dreptul UE sau de dreptul intern. Totodată, specialiștii atrag atenția că, pentru a respecta principiul minimizării datelor, solicitarea cazierului judiciar ar trebui evitată oricum.

„Potrivit GDPR, unul dintre principiile cele mai importante pe care le presupune orice activitate de prelucrare de date este acela al minimizării datelor. Cu alte cuvinte, e important să fie colectate doar acele date de care e nevoie într-o anumită activitate a companiei, și nu mai multe date decât e nevoie. Prin chiar modul de funcționare al cazierului judiciar de la noi, e imposibil să ai acces doar la istoricul unei anumite clase de infracțiuni. Atunci când cineva aduce un cazier pentru angajare, echipa de HR a angajatorului potențial are acces la tot istoricul infracțional al candidatului, fie că acest istoric are legătură cu jobul pentru care este candidat, fie că nu”, a explicat, pentru avocatnet.ro, Alin Popescu, specialist cu o experiență considerabilă în domeniul prelucrării datelor personale.

Cu alte cuvinte, un angajator poate cere candidaților cazierul judiciar numai dacă îl obligă legea să o facă. „Prin urmare, e foarte greu de justificat un caz în care angajatorul să își întemeieze prelucrarea cazierului pe interes legitim. În același timp, însă, întemeierea prelucrării pe o obligație legală este posibilă, mai ales că o serie de legi importante impun obligativitatea prezentării cazierului pentru ocuparea unui anumit tip de posturi”, a completat avocatul.

Această idee a făcut și obiectul unui articol semnat de specialiștii de la Baker McKenzie, care au subliniat că firmele ar trebui să-și revizuiască practicile. „Companiile care cer cazierul judiciar de la angajații lor potențiali sau actuali ar trebui să își revizuiască practicile, deoarece prelucrarea ilegală a datelor personale poate duce la amenzi importante legate de protecția datelor”, a scris sursa citată.

Solicitarea cazierului judiciar la angajare a fost adusă recent în discuție și la un eveniment Accace România, în cadrul căruia s-a îndemnat la prudență. Mai exact, Maria Crișu, payroll manager, a atras atenția că solicitarea cazierului judiciar poate fi considerată, în practică, un abuz, în timp ce Andreea Manolache, senior associate, a recomandat cererea documentului doar în cazul joburilor cu risc.

Dacă un angajator prelucrează ilegal date referitoare la condamnări penale sau infracțiuni, acesta riscă, de principiu, să fie amendat de autorități.

În țara noastră există câteva situații relevante în care legislația impune prezentarea cazierului judiciar la angajare. De exemplu, este vorba de funcționarii publici, de gestionari, de paznici, de consilierii juridici, de medici sau de farmaciști. Așadar, în lipsa unei prevederi legale care să impună prezentarea cazierului la angajare, firmele trebuie să evite să ceară acest document.

Prin cazierul judiciar „se ține evidența persoanelor fizice și a persoanelor juridice condamnate ori împotriva cărora s-au luat alte măsuri cu caracter penal sau administrativ conform Codului penal, precum și a celor față de care au fost dispuse măsuri procesual-penale”, este lămurit în Legea nr. 290/2004.

GDPR reprezintă, din 25 mai 2018, cadrul legal european unic în materie de prelucrări de date personale, iar companiile care folosesc asemenea informații ale persoanelor fizice trebuie să-i respecte prevederile.