Ce documente trebuie să pregătească o firmă la delegarea unui salariat

Documentele care trebuie întocmite au rol dual: pe de o parte, unele au scopul de a demonstra respectarea legislației muncii de către angajator, în privința delegării (dacă s-a făcut cu respectarea limitei temporale, de exemplu). Pe de altă parte, este necesară întocmirea unor documente, în scop fiscal. 

Bineînțeles, cel mai important document este decizia de delegare în sine. După cum am menționat, delegarea reprezintă o modificare de la principiul nemodificării unilaterale a contractului individual de muncă - în acest caz, fiind vorba de o excepție de la principiul nemodificării unilaterale a locului muncii.

De asemenea, e vorba de un document prin care să se demonstreze respectarea perioadei limită pentru detașare - maximum 60 de zile calendaristice, în 12 luni, în cazul în care delegarea se face din dispoziția unilaterală a angajatorului. 

În ceea ce privește documentele necesare, în scop fiscal, acestea se referă la ordinul de deplasare, conform Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile. De asemenea, vor trebui anexate documente justificative, prin care să se demonstreze cheltuielile făcute cu ocazia delegării.

Motivul pentru care un astfel de ordin de deplasare este necesar - și pentru care trebuie anexate documente justificative - este pentru ca angajatorul să își poată deduce cheltuielile făcute cu delegarea.

În plus, într-un articol apărut pe site-ul firmei de contabilitate Grecu & Grebliș Accountants Group, este prevăzută o serie de alte documente care ar putea fi utile, în cadrul detașării:

• notă de fundamentare - pentru a demonstra necesitatea delegării;
• mandat de deplasare - referindu-se la persoana delegată și ce poate face;
• deviz estimativ - e vorba de calcularea estimativă a cheltuielilor de delegare;
• decizia de deplasare;
• cerere ridicare valută;
• decont deplasare externă;
• raport de activitate.

Majoritatea documentelor menționate mai sus conțin informații care pot fi conținute în cele două documente prezentate în cadrul articolului - decizia de delegare și ordinul de deplasare. Totuși, s-ar putea considera că anumite documente, precum raportul de activitate, pot oferi informație (și, implicit, siguranță) suplimentară. 

Delegări&detașări 2019. Dosar juridic este o campanie de informare marca avocatnet.ro care lămurește cele mai importante întrebări și situații de care se lovesc companiile care detașează  sau delegă salariați în țară sau în străinătate. Articolele vor explica pe larg condițiile legale în care se pot face detașările și delegările, regimul de drepturi și obligații ale angajatorilor și salariaților, precum și sancțiunile care pot apărea la nerespectarea reglementărilor, oferind și răspunsuri la probleme apărute în practică. Toate articolele din serie publicate până acum sunt disponibile aici.