Decontare diurne: Ce documente sunt necesare astfel încât cheltuielile de deplasare să poată fi deduse

Potrivit Ordinului MFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, cel mai important document justificativ pentru cheltuielile de deplasările interne este Ordinul de deplasare (Delegație Cod 14-5-4) care servește ca:

• dispoziție către persoana delegată să efectueze deplasarea pe teritoriul țării;
• document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
• document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
• document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Ordinul de deplasare (delegație) se întocmește pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum și pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar.

În cazul în care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferența de primit de către titularul de avans se întocmește o Dispoziție de plată către casierie (cod 14-4-4).

În schimb, dacă, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe baza unei Dispoziții de încasare către casierie (cod 14-4-4).

Documentele justificative pentru cheltuielile de deplasare externă

În privința deplăsărilor în afara țării, ca documente justificative sunt necesare atât Decontul de cheltuieli pentru deplasări externe - Cod 14-5-5, cât și Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaționale - Cod 14-5-5/a)

• documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (în valută și în lei), cu ocazia deplasării în străinătate;
• documente pentru stabilirea diferenţelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia;
• documente justificative de înregistrare în Registrul de casă (în valută) și în contabilitate.

Aceste deconturi se întocmesc de către persoana care urmează a efectua deplasare în vederea justificării cheltuielilor efectuate pe întreaga durată a deplasării.

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mari decat avansul primit, diferența de plătit către titularul de avans se plătește de la casierie pe baza de Dispoziție de plată către casierie (cod 14-4-4).

În schimb, dacă la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se restituie efectiv în casierie pe bază de Dispozitie de încasare către casierie (cod 14-4-4).

Alături de documentele menționate anterior pentru deplasări externe, Ordinul de deplasare în străinătate (transporturi internaționale) este utilizat  ca document justificativ prin care se dă dispozitie conducătorului auto să efectueze transportul  extern, document justificativ de ridicare a avansului în valută la plecare, precum și de justificare a diferențelor de primit sau de restituit în valută la sosirea în tara.

Nu uitați că, de la 1 ianuarie 2019, au crescut diurnele care pot fi acordate salariaților, fără plata taxelor.

Prin dosarul fiscal dedicat diurnelor în 2019, ne propunem să lămurim, alături de un expert contabil cu experiență, cele mai importante prevederi ce țin de acordarea corectă a diurnelor în 2019, oferind în același timp recomandări, sfaturi și reguli de bune practici în domeniu, astfel încât companiile să fie protejate de riscuri în cazul unui control fiscal. Toate articolele din serie sunt disponibile aici. Pentru abordarea juridică a delegărilor și detașărilor, puteți consulta și dosarul nostru juridic dedicat reglementărilor din domeniu.