HR inteligent: Șase strategii pentru creșterea productivității

Cum poți să crești productivitatea echipei fără a crește volumul sau presiunea pe angajat?

Concentrează-ți atenția asupra aspectelor care generează performanţă în business. Folosește strategii și instrumente care să te ajute să automatizezi sau să eficientizezi operațiunile care consumă mult timp.

Am pregătit pentru tine cele mai bune șase strategii de creștere a eficienței și a productivității. Implementarea lor va câștiga timpul de care echipa ta are nevoie pentru a produce plusvaloare pentru afacerea ta.

1. Comunică eficient și productiv

Îți mai aduci aminte ce revoluție a adus introducerea e-mailului? Este atât de simplu să trimiți e-mailuri, încât, în fiecare zi, primești câteva sute. Problema e că în multe situații, răspunsul la e-mail nu înseamnă timp productiv. În ultimii ani a devenit un mod de distragere a atenției de la chestiunile care trebuie urgent rezolvate. Poți scăpa de conversațiile interminabile de pe e-mail care ajung la zeci de răspunsuri, folosind Slack.

Această aplicație creează un punct central în care toate comunicările se întâmplă în timp real. Cu Slack poți trimite mesaje, fișiere, link-uri și poți căuta o informație postată anterior. În plus, aplicația, folosită deja de milioane de oameni din întreaga lume, are versiune pentru mobil și se integrează ușor cu alte instrumente. Slack este un program gratuit pentru echipe mici, iar versiunea premium (pentru mai mulți utilizatori) începe de la 6,67$ pentru user pe luna.

2. Organizează și prioritizează sarcinile în funcție de importanță

Fii transparent și implică echipa în strategia de business. Vei fi surprins de rezultate. Primul pas este să apelezi la o aplicație de management al proiectelor și al sarcinilor (project and task management application). Poți folosi Asana pentru a crea proiecte și sarcini și să le urmărești progresul atât de pe desktop, cât și de pe mobil. Poți să adaugi membrii echipei și să îi repartizezi pe sarcini, iar ei pot încărca fișiere și pot comunica prin comentarii, fără să aibă nevoie de email. Are o interfață ușor de folosit, iar pentru echipe mici de până la 15 membri, este gratuită.

3. Automatizează pontajele manuale

Dacă tu încă mai ții pontajele pe tabele în Excel pe care le actualizezi manual, zilnic sau săptămânal, e timpul să te oprești! Încearcă un soft de pontaj ca iFlow. Construită cu nevoile companiilor mici și mijlocii în minte, aplicația îți permite să reunești toți salariații companiei într-un spațiu virtual. Stabilești un program de muncă, iar angajații își introduc singuri “evenimentele” (zile de concediu de odihnă, medical, ore suplimentare, zile de învoiere, etc.) care modifică program prestabilit. Aplicația recalculează orele automat. Mai mult, poți defini pentru fiecare angajat ce drepturi are și poți aloca salariații pe echipe. Când ai nevoie de Foaia Colectivă de prezență, deschizi secțiunea „Rapoarte” și o printezi.

Pentru că toate datele sunt adunate într-un singur loc, afli rapid informații centralizate cum ar fi numărul de zile de concediu medical ale unui angajat în ultimele 12 luni, tichete de masă, învoiri și ore suplimentare. În plus, angajații au acces la informațiile lor, într-un sistem de self-service care le permite să vadă orele suplimentare efectuate, zilele de concediu rămase și alte date. Astfel, economisești timpul pe care l-ai petrece introducând datele manual și care este necesar pentru a răspunde la întrebări. iFlow stochează, securizat, datele în cloud și este accesibilă prin browser de pe orice device conectat la internet. Aplicația este gratuită.

4. Monitorizează și analizează cifrele pentru a putea da sfaturi strategice CEO-ului

Cel mai adesea, cifrele fac diferența între a câștiga sau a pierde în fața competiției din industria ta. Rolul profesionistului HR este cel de a înțelege nevoile companiei și de a se asigura că firma operează cu echipa și angajații potriviți. Oferă informații valoroase echipei de management, care susțin strategia de business! Practic, cele două departamente – HR și management – ar trebui să implementeze împreună programe de training și dezvoltare pentru capitalul uman al companiei.

5. Construiește fișiere gata pregătite pentru a fi împărtășite cu colegii, partenerii și colaboratorii

Știi momentul când ai pregătit acel raport foarte important și ai inclus în el tabele și grafice pentru a fi cât mai clar și, surpriză, atașamentul nu se poate deschide sau nu s-a livrat? Poți scăpa de toate situațiile acestea folosind Google Drive și nu mai e nevoie să trimiți undeva fișierele salvate local. Poți invita un colaborator să vadă un document prin email sau trimițându-i un link direct. Mai mult, dacă diferiți membrii ai echipei tale trebuie să lucreze simultan pe același document se pot coordona în timp real. Sunt șanse mari ca deja să fie disponibil pentru tine dacă deții un cont de Gmail. Până la 15 GB spațiu de stocare, accesul în Google Drive este gratuit. Dacă vrei să îl folosești pentru mai mulți useri, cu un spațiu de stocare mai mare, tarifele variază în funcție de funcționalitatea dorită.

6. Fii proactiv. Nu te opri din învățat!

Planifică-ți timp să citești despre noile tendințe din industria în care activezi. Aceste trenduri împreună cu dezvoltarea tehnologiei și a aplicațiilor vor schimba dramatic modul în care va arăta HR în următorii ani și vor face diferența între succesul și eșecul strategiei de business. Dacă încă nu ai obiceiul de a-ți aloca zilnic timp pentru a te informa, a învăța, poți începe cu o aplicație distractivă. Habitica e o aplicație de gamify care răsplătește virtual îndeplinirea sarcinilor pe care ți le-ai propus și ajută la formarea de obiceiuri.

În loc de concluzie

Managementul Resurselor Umane este o componentă esențială a fiecărei companii de succes. Da, HR devine un punct la fel de important pentru companie ca și departamentul Financiar, Operațiuni, Vânzări sau Marketing. De aceea e important ca eforturile depuse de HR pentru planificarea, recrutarea, selecția, formarea și dezvoltarea capitalului uman din companie să fie permanent conectate (comparate și măsurate) cu strategia de business. Acum ai la dispoziție 6 strategii ușor de aplicat pentru a-ți eficientiza echipa și a face diferența în industria ta. Spune-ne, mai jos în comentarii, cum ai automatizat procesele consumatoare de timp și cum a influențat eficiența echipelor din compania ta.

Articol preluat de pe www.portalhr.ro. Puteți citi aici articolul original.