UPDATE: Obligația de cunoaștere a clientelei, detaliată: Cât timp ar trebui păstrate anumite documente, ca să nu riști amendarea

Obligația generală de cunoaștere a clientelei există în temeiul Legii nr. 129/2019, completată de curând prin norme de punere în aplicare, cuprinse în Ordinul ONPCSB nr. 102/2020. Ea revine tuturor entităților raportoare, dar măsurile concrete ce se impun, de la caz la caz, sunt diferite: legea stabilește trei categorii mari de măsuri - standard, simplificate și suplimentare.

În primul rând, potrivit normelor, procedurile interne ale firmei trebuie să cuprindă, printre altele, aspecte ce țin de măsurile de cunoaștere a clientelei. La un eventual control din partea Oficiului, firma trebuie să poată face dovada că aplică astfel de măsuri, iar anumite documente ar trebui păstrate o perioadă de timp.

Perioada de timp pentru care trebuie păstrate anumite documente este de cel puțin cinci ani, termenul curgând din momentul când relația de afaceri cu clientul se termină sau de la data de la care o tranzacție ocazională a fost încheiată. Excepțional, însă, acest termen poate fi prelungit cu până la cinci ani, dacă autoritățile competente dispun acest lucru, în scopul de a preveni, depista sau investiga activitățile de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului.

Astfel de documente trebuie păstrate într-o formă care să permită utilizarea lor ca mijloace probatorii, în instanță. Ele pot fi păstrate fie în format letric (imprimat pe hârtie), fie în format electronic.

Însă obligațiile de păstrare a acestor documente trebuie armonizate cu cele care decurg din domeniul protecției datelor personale. În acest scop, Legea nr. 129/2019 prevede expres că, la expirarea perioadei de păstrare a documentelor, entitățile obligate la acest lucru vor trebui să șteargă și datele personale ale persoanelor vizate. Acest lucru va putea să nu fie făcut, însă, dacă există obligații specifice în acest sens, care impun păstrarea datelor și peste termen.

Atenție! Nerespectarea obligației de păstrare a documentelor menționate mai sus poate atrage amenzi între 25.000 și 150.000 de lei. Dacă e vorba de persoane fizice. Dacă discutăm de firme, limita maximă, adică cea de 150.000 de lei, poate fi majorată cu 10% din veniturile totale raportate la perioada fiscală încheiată, anterioară datei întocmirii procesului-verbal de constatare și sancționare a contravenției. De asemenea, cel puțin teoretic, s-ar putea sancționa la fel până și fapta de a nu păstra documentele în forma necesară.

Nu trebuie uitat nici de obligația de ștergere a datelor personale, după ce perioada de păstrare a documentelor trece. În acest caz, însă, amenda aplicată va fi cea pentru încălcarea Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR). Mai multe informații despre amenzile care pot fi acordate, în temeiul GDPR, pot fi găsite aici.

Pe lângă amenzile de mai sus, persoanele juridice ar mai putea fi sancționate astfel:

• confiscarea bunurilor destinate, folosite sau rezultate din contravenție;
• suspendarea avizului, acordului sau a autorizației de exercitare a unei activități ori, după caz, suspendarea activității operatorului economic, pe o durată de la o lună la 6 luni;
• retragerea licenței sau a avizului pentru anumite operațiuni ori pentru activități de comerț exterior, pe o durată de la o lună la 6 luni sau definitiv;
• blocarea contului bancar, pe o durată de la 10 zile la o lună;
• anularea avizului, acordului sau a autorizației de exercitare a unei activități;

O veste bună, aici, este că, spre deosebire de vechea lege care era aplicabilă în domeniu până la 21 iulie 2019, închiderea unității nu mai este posibilă, ca sancțiune complementară, ci doar a unei sucursale sau a unui alt sediu secundar.

Practic, obligația de cunoaștere a clientelei implică faptul că firme de contabilitate sau avocați (printre alții) vor trebui să ia anumite măsuri pentru a cunoaște persoanele cu care fac afaceri. Printre acestea, există o serie de măsuri minime sau standard pe care orice entitate care are obligații în temeiul Legii nr. 129/2019 trebuie să le respecte.

Măsurile minime se referă la aspecte precum: identificarea și cunoașterea clientelei, a beneficiarului real sau obținerea de informații despre scopul și natura relației de afaceri, printre altele. Mai multe informații despre problema obligațiilor de cunoaștere a clientelei pot fi găsite aici.