Orice document necesar într-un proces poate fi trimis instanțelor pe e-mail. Avocații trebuie doar să aibă semnătură electronică

Atât în Codul de procedură civilă, cât și în Codul de procedură penală se face referire la acte care pot fi transmise instanțelor în format electronic.

În cazul ambelor coduri, ideea ce reiese este că trebuie îndeplinite condițiile impuse de legislație pentru documentele electronice, adică inclusiv folosirea unei semnături electronice. Asta în condițiile în care semnătura electronică este, în mediul digital, echivalentul semnăturii olografe.

În plus, inclusiv judecătorii ICCJ au subliniat recent, într-o decizie civilă, că, dacă un avocat vrea să transmită electronic documente unei instanțe, trebuie să folosească o semnătură electronică. Altfel instanța n-are cum să verifice dacă persoana care a trimis un act electronic este cine susține că este.

„În asemenea cazuri precum cel din speţa dedusă judecăţii, în care cererile sunt adresate instanţelor în format electronic, semnătura digitală conectează identitatea electronică a semnatarului cu documentul digital, neputând fi copiată de pe un document digital pe altul, fapt ce conferă documentului autenticitate (atestă faptul că documentul aparţine persoanei semnatare, iar autorul documentului nu îşi poate declina răspunderea pentru conţinutul documentului cu semnătură electronică validă). Practic, semnătura electronică (digitală) validă oferă instanţei o garanţie a faptului că mesajul sau documentul digital este creat de către persoana care l-a semnat, iar conţinutul mesajului sau documentului digital nu a fost modificat de la data emiterii acestuia”, este explicat în motivarea Deciziei ICCJ nr. 520/2019, pronunțată de Secția I civilă.

Ce fel de acte pot fi transmise unei instanțe prin e-mail? Conform specialiștilor de la certSIGN, orice comunicare cu instanțele judecătorești, în cadrul dosarelor aflate pe rol, poate fi făcută pe e-mail.

Asta înseamnă că semnatura electronică poate fi folosită, printre altele, la cererile de chemare în judecată, contestațiile la executare, întâmpinări, cererile reconvenționale, concluziile scrise, interogatorii, cererile de apel, recurs sau de căi extraordinare de atac, plângeri și contestații. Indiferent dacă este vorba de un proces civil sau de unul penal.

„Nicio prevedere legală nu împiedică depunerea actelor semnate cu semnatura electronică calificată în cadrul proceselor aflate pe rolul instanțelor de judecată, indiferent de natura litigiilor (civile sau penale). Atât timp cât semnătura electronică calificată este echivalentul semnăturii olografe, documentele transmise în format electronic -- semnate cu semnătura electronică calificată de către avocat, în calitate de reprezentant al unei părți -- nu pot fi considerate, de către instanța de judecată, ca nefiind transmise. În niciun caz o instanță nu va putea considera netransmise, neformulate în termen cereri de către un avocat pe motivul că au fost transmise electronic și având o semnătură electronică calificată”, a lămurit Natalia Butnaru, Legal Manager la certSIGN.

Dacă aleg să transmită electronic documente către instanțe, avocații economisesc timpul pe care l-ar pierde la registraturile acestora. Totodată, avocații economisesc și atunci când vine vorba de costurile de transmitere a actelor (prin servicii poștale sau de curierat), plus că nu mai consumă așa multă hârtie.

„Ce aș sublinia este faptul că avocații sunt clienții fideli, cel puțin în București, ai oficiilor poștale care au program permanent, depunând plicurile cu documente în ultima zi a termenului de depunere, înainte de ora 00:00. Prin transmiterea electronică s-ar elimina timpul necesar tipăririi documentelor, pregătirii plicurilor, pentru deplasarea la oficiul poștal, dar și presiunea de a face depunerea înainte de ora 00:00”, a subliniat Natalia Butnaru.

Instanța trebuie să aibă și ea semnătură electronică pentru a primi de la avocați documente electronice? Răspunsul este nu. Specialista de la certSIGN a spus că este de ajuns ca avocatul să aibă semnătură electronică. Însă, dacă instanța vrea să transmită și ea către avocați acte, abia atunci are și ea nevoie de semnătură electronică.

Potrivit Codului de procedură civilă, instanțele civile, cel puțin, trebuie să aibă o semnătură electronică proprie, pentru citații și acte de procedură, așa cum am anunțat la sfârșitul anului trecut.

Din informațiile pe care le are redacția noastră, avocații din România încep să treacă încet-încet la semnătura electronică. Cel puțin câteva sute de specialiști au deja certificate digitale calificate, pe care le folosesc la semnarea electronică a documentelor pe care le transmit instanțelor. Orientativ, un asemenea certificat digital calificat costă în jur de 30 de euro pe an.