ASF pregătește măsuri mai stricte de cunoaștere a clientelei pentru firmele de asigurare și de investiții

Articol scris de Cristina Tudoraș, avocat la Schoenherr și Asociații SCA.

ASF a lansat în dezbatere publică un proiect de regulament pentru aplicarea Legii pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului și este aplicabil entităților raportoare supravegheate și controlate de ASF ("entitățile reglementate").

Proiectul de regulament aduce măsuri mai stricte de cunoaștere a clientelei, de formalizare a procedurilor interne și de derulare a evaluării riscului de spălare a banilor și finanțare a terorismului, ce trebuie luate de către societățile de asigurare, administratorii de fonduri alternative de investiții, societățile de servicii de investiții financiare, societățile de administrare a investițiilor, societățile de investiții, administratorii de fonduri de pensii private, organismele de plasament colectiv, depozitarii centrali, contrapărțile centrale și entitățile care administrează un loc de tranzacționare.

Entitățile reglementate vor trebui să se conformeze prevederilor regulamentului ASF, astfel cum va fi acesta aprobat în formă finală, până la data de 17 ianuarie 2020.

Structura de conducere

O primă obligație impusă de ASF adresează chiar structura de conducere a entităților reglementate. Entitățile reglementate au obligația de a desemna un ofițer de conformitate care să asigure coordonarea și implementarea politicilor și procedurilor interne pentru aplicarea dispozițiilor legale referitoare la prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului.

Ofițerul de Conformitate trebuie desemnat în cazul în care entitatea este administrată în sistem unitar, dintre directorii entității, activitatea acestuia urmând astfel a fi supravegheată de consiliul de administrație, sau în situația în care entitatea este administrată în sistem dualist, dintre membrii directoratului entității, situându-se astfel sub supravegherea consiliului de supraveghere al entității.

Ofițerul de conformitate, precum și persoanele desemnate cu responsabilități în aplicarea prevederilor legale referitoare la prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului trebuie notificate la ASF prin transmiterea documentației prevăzute de regulamentul privind evaluarea și aprobarea membrilor structurii de conducere și a persoanelor care dețin funcții-cheie în cadrul entităților reglementate de ASF, cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de începerea exercitării funcției.

În plus, entităţile reglementate semnificative au obligația de a asigura o funcţie de audit independent care să testeze periodic politicile, normele interne, mecanismele, sistemele informatice şi procedurile de administrare a riscului de spălare a banilor și finanțării terorismului, inclusiv evaluările de risc și metodologia de realizare și actualizare a acestora.

Cunoașterea clientelei

În ce privește obligația de cunoaștere a clientelei, ASF impune entităților reglementate cerințe mai elaborate. Astfel, vor trebui solicitate scopul și natura relației de afaceri derulată, sursa fondurilor ce urmează să fie utilizate în derularea relației de afaceri, dar și ocupația și, după caz, numele angajatorului ori natura activității proprii în cazul clienților persoane fizice.

În fiecare caz entitatea reglementată trebuie să determine, acolo unde este cazul, beneficiarul real al clientului și să obțină despre acesta informații precum numele și prenumele, data nașterii, codul numeric personal sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine, sau dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar, seria și numărul actului de identitate și informații din care să rezulte factorii de risc specifici acestuia.

Cadrul de control intern

Fata de procedura standard, entitățile reglementate au obligația de a aproba, monitoriza și revizui periodic, cel puțin anual sau ori de câte ori este necesar, la nivelul structurii de conducere, politicile, normele interne, mecanismele și procedurile de administrare a riscurilor de spălare a banilor sau finanțare a terorismului, precum și metodologia, pe baza evaluărilor proprii de risc.

Entitățile reglementate trebuie să aibă implementate și să furnizeze la cererea ASF următoarele proceduri și politici:

• metodologia de realizare și actualizare a evaluării de risc de spălare a banilor și finanțare a terorismului aferente activității desfășurate;
• evaluarea de risc de spălare a banilor și finanțare a terorismului aferentă activității desfășurate;
• politica pentru administrarea și diminuarea riscului de spălare a banilor și finanțare a terorismului;
• normele interne de cunoaștere a clientelei;
• informații cu privire la clienți și operațiunile efectuate pentru aceștia;
• analizele interne realizate de entități pentru detectarea tranzacțiilor complexe și care au valori neobișnuit de mari sau al tuturor tipurilor neobișnuite de tranzacții care nu au un scop economic, comercial sau legal evident;
• documentele și corespondența cuprinzând fundamentarea deciziei de lansare a unor produse sau servicii noi, de furnizare a unor produse sau servicii sau acordarea unor exceptări anumitor clienți, în pofida unei opinii contrare exprimate de persoanele sau structura cu responsabilități în aplicarea măsurilor în domeniul prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului;
• rapoartele privind modul în care entitatea aplică politicile și procedurile de prevenire a spălării banilor și finanțării terorismului în state terțe, la nivelul sucursalelor și al filialelor deținute în proporție majoritară;
• rapoarte privind modul în care entitatea aplică politicile și procedurile de prevenire și combatere a spălării banilor și finanțării terorismului în relație cu activitățile externalizate;
• rezultatele testărilor realizate prin procesul independent de auditare;
• fundamentarea standardelor de desemnare a ofițerului de conformitate;
• orice alte informații și documente necesare ASF pentru realizarea supravegherii în domeniu, în forma și termenele precizate în solicitare.

Factori de risc de spălare a banilor și finanțare a terorismului

ASF a inclus sub formă de anexă la proiectul de regulament indicații cu privire la ce factori de risc pot fi relevanți pentru o entitate reglementată în general. Totodată, ASF a inclus orientări specifice cu privire la aspecte referitoare la factorii de risc și exemple privind măsurile de precauție privind clientela pentru (i) societățile de asigurare de viață și de către intermediarii care asigură distribuirea polițelor de asigurare de viață, (ii) societăți de investiții financiare și (iii) organisme de plasament colectiv.

Nota redacției: Pentru a se aplica, proiectul de regulament ASF trebuie adoptat și publicat în Monitorul Oficial. Acesta nu este aplicabil acum.