Prioritizarea activităților zilnice. Tehnici și trucuri ce ajută mereu

Am stabilit că, în anumite momente, unul dintre trucurile cele mai bune pentru a muta lucruri din aria de acțiune a sistemului 2 (rațional și lent) în aria de acțiune a sistemului 1 (automat și rapid) e să construim deprinderi. Astăzi, vom vorbi despre un alt truc interesant, care poate obliga sistemul 2 să funcționeze mult mai rapid decât o face deja. Iar trucul în cauză e legat de conștientizarea avalanșei de task-uri care ne asaltează în fiecare zi, sortarea și aranjarea acestora într-un mod mai simplu de înțeles și rezolvat. Într-un cuvânt, de prioritizare.

Una dintre resursele cele mai importante pe care le-am întâlnit, legate de prioritizarea task-urilor zilnice, este sistemul Getting Things Done, a lui David Allen. Sistemul imaginat de Allen e genial prin simplitatea lui, odată ce îi înțelegi cele cinci reguli majore care îl construiesc. Potrivit lui Allen, pentru a prioritiza mai bine e nevoie să parcurgi mai multi pași:

Salvează 

Listele de activități, ideile, task-urile tale recurente, tot. Scrie-le într-o agendă, într-o aplicație, oriunde te simți bine scriind constant lucruri. Nu e neapărată nevoie să folosești un anumit mediu de captură (computer, telefon, hârtie etc). Folosește acele instrumente cu care te-ai obișnuit deja, pentru că e mai important să faci această salvare constant decât să o faci pe un sistem ultra genial, dar o dată sau de două ori, după care renunți. 

Clarifică-ți taskurile

Cu alte cuvinte, nu scrie doar ”eveniment” pe hârtia pe care iți notezi task-urile. ”Eveniment” nu înseamnă nimic. Dacă organizezi evenimentul în cauză, împarte acel task în acțiuni mai mici, necesare pentru organizarea evenimentului (construcție site de prezentare, identificare sală eveniment, invitații lectori etc.). 

Dacă vorbim despre o activitate care ți-ar lua doar câteva minute să o termini și ai timp, rezolv-o atunci. În loc să scrii ”felicită prietenul x de ziua de naștere” pe hârtie, poate ar prinde bine să îl suni pe om și să-i zici ”La mulți ani!”, fără să-ți mai bați capul să atribui o oră de rezolvare a task-ului și să îți umpli agenda inutil. 

Organizează lista de task-uri în categorii și priorități

Alocă date de rezolvare atunci când se poate și stabilește un reminder pentru fiecare dintre aceste date. Încearcă să te gândești care dintre task-uri sunt mai importante, care sunt legate de alte task-uri ce trebuie rezolvate înainte etc. Nu trebuie să rezolvi task-urile în cauză, evident, trebuie doar să te gândești cum sunt ele aranjate în planul general al zilelor următoare.

Gândește-te bine la ce ai scris deja pe hârtie

E important să poți înțelege, dintr-o privire, oricând, ce ai scris acolo. Doar așa poți să rezolvi lucruri cu adevărat.

Apucă-te de treabă

Uită-te pe listă și începe să rezolvi lucruri. Sistemul ar trebui, la acest moment, să îți permită să îți dai seama ce ai de făcut în perioada următoare, fără să pierzi timp gândindu-te prea mult. Ulterior, pe măsură ce apar task-uri noi, dezvoltă-ți abilitatea de a le insera printre cele existente deja. 

În loc de încheiere, aș vrea să te rog să încerci un experiment:

Ia o foaie de hârtie și calculează, rând sub rând, în ce dată a căzut ultima zi de vineri din lunile ianuarie - iulie 2019. Atunci când ajungi la luna martie, lasă calculul și scrie pe o altă foaie de hârtie primele două strofe din imnul României (sau strofele pe care ți le amintești din imn sau din orice melodie, dacă imnul nu e accesibil :D ). Apoi, imediat ce ai terminat, revino la calculul cu zilele de vineri. 

Încearcă să calculezi cât timp pierzi mutând atenția creierului tău de pe un task pe altul. 

Articolul pe care tocmai l-ai citit este un fragment din una dintre lecțiile cursului nostru Multitasking, la modul sincer. Învață să fii productiv atunci când ești obligat să faci mai multe lucruri deodată. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de tot felul, în ritmul ales de tine. Dar pe lângă dorința de a împărtăși experiențele și informațiile pe care noi le avem, ne dorim și să intrăm în contact direct cu oamenii care ne urmăresc. De aceea, în fiecare săptămână vom veni cu subiecte noi de dezbătut legate de noi, oamenii, și de mecanismele care ne ajută să evoluăm constant în viață și carieră.
Comentariile sunt încurajate. :)