Beneficii extrasalariale: Mașina și telefonul pe firmă, folosite și în scopuri personale. Ce trebuie să ai în vedere

Autovehiculul

Modul de folosire a mașinii, care trebuie, desigur, și demonstrat (foi de parcurs) influențează regimul fiscal aplicabil, chestiune valabilă atât pentru impozitul pe profit cât și pentru cel pe venit, dar și din perspectiva dărilor fiscale datorate de salariatul care conduce și folosește mașina. În fapt, folosirea mașinii și în scopuri personale de către angajatul căreia i-a fost dată nu face decât să îngreuneze situația fiscală. Când mașina e folosită doar în scopul activității economice, cheltuielile sunt deductibile 100%, potrivit Codului fiscal.

Notă: Deplasările în scopul activității economice includ, spre exemplu, deplasări la sediul unui potențial client pentru negocierea semnării unor contracte, deplasare la sediul unor clienți cu care firma are deja contracte încheiate, pentru renegocierea unor condiții contractuale, deplasare la bancă, Administrația Fondului pentru Mediu etc., potrivit expertului contabil Vera Constantin.

Deplasările "acasă - loc de muncă": specialiștii CFO Network ne spuneau acum ceva timp că, din perspectiva impozitului pe profit/venit, contravaloarea transportului de la domiciliu la locul de muncă reprezintă cheltuială deductibilă și nu se impozitează la salariat. Din perspectiva TVA-ului însă, cheltuiala este limitată doar dacă nu există dificultăți evidente pentru folosirea altor mijloace de transport. De exemplu, una dintre locații se află undeva la periferia unui oraș mare, greu deservită de mijloace de transport în comun, care ar face drumul fie prea lung, fie ar lăsa o porțiune din acest traseu neacoperită. Lucrurile stau diferit însă pentru agenții de vânzări sau taximetriști pentru care sunt acceptate deplasările acestea fără să fie considerate ca având un caracter abuziv.

Alte deplasări personale: aici, taxarea depinde de modul în care firmele ajustează deducerea cheltuielilor și TVA-ul aferent utilizării autoturismului, spuneau cei de la CFO Network. Pentru firmele care deduc cheltuielile și TVA-ul în limita a 50%, cheltuielile aferente deplasărilor în scopuri personale ale angajaților nu sunt considerate venit impozabil și nu se plătesc contribuții de către angajat. În cazul deducerii integrale însă, cheltuielile aferente deplasărilor în scopuri personale se consideră venit impozabil și se plătesc impozitul pe venit și contribuțiile salariale (pentru o dezvoltare a subiectului din perspectiva microîntreprinderilor puteți citi acest material).

Atenționări:

• Fiscaliștii recomandă aici menționarea în contractele colective de muncă sau individuale că angajatorul e obligat să deconteze cheltuielile de transport de la domiciliu/loc de muncă, dacă e cazul. Folosirea mașinii doar în desfășurarea activității (fără deplasări personale), dacă e cazul, de asemenea, trebuie menționată în contract.
• Întocmirea foilor de parcurs, esențială când se deduc 100% cheltuielile: necesitatea lor apare tocmai pentru că mașinile sunt folosite și în scopuri personale de angajați, firma dorește deducerea integrală, iar întocmirea greșită a acestora reprezintă un risc fiscal, potrivit fiscaliștilor. În schimb, pentru autoturismele cărora li se deduc doar 50% din cheltuielile și TVA-ul aferente, nu trebuie întocmite foile de parcurs (detalii despre ce trebuie să cuprindă foile, aici). "Dacă din foaia de parcurs întocmită de salariatul unei microîntreprinderi reiese ca au fost efectuate deplasări 100% în scopul activității economice, utilizarea autoturismului a fost integral în scopul afacerii, nu va mai exista riscul reconsiderării unui avantaj în natură la nivelul salariatului și nici cel de plată a unor taxe salariale suplimentare", spune expertul contabil Vera Constantin.
• Limitarea deductibilităţii nu se aplică doar cheltuielilor cu combustibilul, atenționează specialiștii de la Darian DRS, într-un material în care prezintă cele mai frecvente erori pe care contabilii le fac la deducerea cheltuielilor cu autovehiculele.

Telefonul

Și aici, dacă telefonul de serviciu e folosit și în scopuri personale, partea aferentă a cheltuielilor este venit impozabil pentru angajat. Specialiștii CFO Network atrag atenția că dacă suma respectivă se reține din salariul angajatului, contravaloarea abonamentului nu se mai impozitează. Firmele ar trebui să aibă un regulament în care scrie, pentru fiecare angajat căruia i s-a dat un telefon de serviciu, tipul de abonament și să stabilească limita convorbirilor telefonice aferente sarcinilor de serviciu pentru fiecare post telefonic.

De 18 ani, în fiecare ianuarie, avocatnet.ro structurează și prezintă principalele repere legislative și de reglementare între care ne vom desfășura viețile și afacerile în anul care tocmai începe.

În seria Bine de știut la început de an, cartografiem zilnic cele mai importante coordonate ale anului 2020 pentru toate domeniile relevante (de la taxare, muncă și afaceri până la pensii, legislație auto, moșteniri, divorțuri și multe altele). Găsiți aici, pe măsură ce le publicăm, toate informațiile care să vă ajute să vă orientați mai ușor atât pe plan profesional, cât și personal în privința regulilor aplicabile anul acesta în toate zonele de interes direct pentru voi.