Folosește MS Excel productiv: Funcții condiționale și formularea condițiilor

De aceea, pentru extragerea indicatorilor unei statistici, în Excel se folosesc funcții mai complexe care folosesc diverse tipuri de condiționări pentru a obține rezultatele dorite și pentru a putea actualiza rapid un raport (descarcă fișierul atașat lecției).

Cea mai simplă funcție condițională este IF(). Care are nevoie de trei argumente:

• Condiția. Aceasta poate fi o simplă operație logică (vom exemplifica pe parcursul lecției), dar se poate complica și mai mult (se folosește limbajul visual basic);
• Rezultatul când este îndeplinită condiția;
• Rezultatul când nu este îndeplinită condiția.

Un exemplu simplu e să calculăm costul de transport pentru fiecare comandă în funcție de oraș (în București, livrarea este 10 lei, în țară 15 lei).

Atenție! E importantă organizarea sheet-ului. Formulele nu se introduc casetă cu casetă. Se introduc în prima casetă și se trage cu mouse-ul de colțul acesteia (click pe colțul acesteia și se menține click-ul în timpul mișcării mouse-ului)

Argumentele fiecărei funcții pot fi: date introduse direct în formulă (text, număr, dată), casete sau alte funcții. Astfel, e posibilă imbricarea funcției IF() atunci când, după verificarea condiției, în funcție de rezultat, mai trebuie verificată o altă condiție (sau mai multe).

Dacă pentru comenzile peste o anumită sumă oferim transport gratuit, costul de transport pentru client poate fi 0 (dacă este peste 300 de lei), 10 (dacă este sub 300 de lei și în București) sau 15 (dacă este sub 300 de lei și în țară).

Funcțiile simple, despre care am vorbit într-un articol mai vechi, au și versiuni condiționale (cu una sau mai multe condiții).

• COUNTIF() are 2 argumente:

1. Selecția pe care se verifică condiția. De obicei, vom folosi o singură coloană sau o selecție făcută pe o singură coloană.
2. Condiția. Implicit, aceasta este ca datele din selecție să fie egale cu valoare introdusă aici. Dar se pot formula și condiții mai complexe, după cum vom vedea mai târziu.

• SUMIF(), AVERAGEIF() și alte funcții similare au un argument în plus (opțional).

Se folosește pentru cazurile în care operația (sumă, medie etc) se face pe altă selecție (nu pe cea unde se verifică funcția). Un exemplu ar fi suma facturilor dintr-o anumită zi. Condiția se verifică pe coloana cu data facturii și însumarea se face pe coloana cu valoarea facturilor.

Dacă al treilea argument nu este folosit, condiția se aplică pe prima selecție (cea pe care se face și operația de însumare, medie etc).

Există variante ale funcțiilor condiționale unde trebuie îndeplinite mai multe condiții. Fiecare condiție are o selecție pe care se verifică. Dimensiunea selecțiilor trebuie să fie similară (același număr de casete), altfel va apărea o eroare.

Dacă dorim să vedem câte comenzi a avut un vânzător în fiecare zi a lunii, trebuie să adunăm comenzile care îndeplinesc 2 condiții: ziua comenzii și vânzătorul care s-a ocupat de ea.

Formularea condițiilor

După cum am precizat mai sus, pentru funcțiile condiționale, condiția implicită este de egalitate cu argumentul. În practică, se vor dori și alte condiții. Iată cum se pot scrie acestea:

• “<3” - mai mic decât 3 (sau orice alt număr sau dată). Similar pentru restul condițiilor matematice: mai mare, mai mare sau egal, mai mic sau egal.
• “<>3” - diferit de 3. Se aplică și pentru text - "<>Mihai Ana".
• “<”&A1 - număr sau dată mai mică decât valoarea din casetă A1. Similar pentru operatorii de mai sus
• “<”&(A1+1) - similar cu exemplul precedent, dar cu operație matematică efectuată pe casetă.
• “<”&SQRT(A1) - în loc de o casetă se poate folosi o funcție. E important de știut că rezultatul unei funcții nu e neapărat un număr, acesta fiind sursa mai multor erori.

Condiții care se aplică casetelor text (utilizate, în special cu COUNTIF() și COUNTIFS() sau alte funcții condiționale care lucrează cu casete text)

• “*Ana” - casetele al căror conținut se termină cu Ana
• “Mihai*” - casetele al căror conținut încep cu Mihai
• “*hai*” - casetele care conțin hai
• “Mihai”&A1 - casetele care conțin șirul format din Mihai și conținutul casetei A1 (concatenare de șiruri).
• “*”&A1 - casetele care se termină cu conținutul casetei A1. Similar și pentru cele care încep cu sau conțin conținutul casetei A1.

Articolul pe care tocmai l-ai citit este una dintre lecțiile cursului nostru Curs practic MS Excel. Economisește timp / resurse folosind productiv MS Excel. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de tot felul, în ritmul ales de tine. Dar pe lângă dorința de a împărtăși experiențele și informațiile pe care noi le avem, ne dorim și să intrăm în contact direct cu oamenii care ne urmăresc. De aceea, în fiecare săptămână vom veni cu subiecte noi de dezbătut legate de noi, oamenii, și de mecanismele care ne ajută să evoluăm constant în viață și carieră.
Comentariile sunt încurajate. :)