GDPR: La angajare, firmele nu pot cere permisul auto și cazierul judiciar pentru orice viitor salariat

GDPR reprezintă, din mai 2018, cadrul legal european unic al prelucrărilor de date personale pe care orice operator trebuie să-l respecte. Un astfel de operator de date este și angajatorul, care, atunci când face recrutări, solicită o serie de documente din partea candidaților, care conțin date personale.

„Pe zona de recrutare, e clar că trebuie solicitate mai puține date pentru un angajat. Pentru un candidat, vor trebui solicitate datele din CV care includ date cu caracter personal, precum nume, prenume, adresă de e-mail, telefon, data de naștere, educație, experiență profesională. Ar trebui să fie suficient pentru o primă etapă”, a precizat Andreea Manolache, external lawyer la Accace România, într-o conferință recentă de resurse umane organizată în colaborare cu HR House by OLX.

În definitiv, regulile GDPR simplifică destul de mult (indirect) lista cu documentele pe care un angajator le cere de la cei care aplică pentru o poziție în compania sa.

„Angajatorul nu ar trebui să solicite decât date care să-i fie utile în desfășurarea colaborării. Atât. În practică, unele companii solicită în continuare aceste documente, deși în mod normal nu ar trebui să le mai ceară pentru toți angajații”, a precizat specialistul în resurse umane.

Așadar, nu toți angajații trebuie să prezinte copia permisului auto la angajare. Această condiție se aplică numai celor care urmează să conducă o mașină de serviciu. Totodată, cazierul judiciar trebui să fie cerut doar pentru anumite poziții, cum sunt cele de cosilier juridic, avocat, gestionar, paznic sau funcționar public.

De asemenea, medicii, dentiști și farmaciștii își pot exercita profesiile în baza certificatului de membru al colegiului propriu. Conform Legii nr. 95/2006, acest document se eliberează în baza cazierului judiciar.

Cu alte cuvinte, în lipsa unei prevederi legale care să impună solicitarea cazierului judiciar la angajare, firmele trebuie să evite să ceară acest document.

În altă ordine de idei, oricărui salariat nou-venit în firmă trebuie să i se întocmească un dosar personal, care cuprinde o serie de date personale, informații pe care angajatorul le poate stoca și prelucra pe durata colaborării.

„Angajatorii (...) au obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora”, prevede Hotărârea Guvernului nr. 905/2017.

Un astfel de dosar trebuie să includă cel puțin:

• actele necesare angajării;
• contractul individual de muncă;
• actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;
• acte de studii/certificate de calificare;
• orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Registrul de evidență a salariaților.

Pentru mai multe informații legate de aspectele pe care trebuie să le aibă în vedere firmele atunci când fac angajări, poți accesa articolul nostru de aici.

Important! Nerespectarea regulilor privind protecția datelor poate aduce operatorilor amenzi de până la 20 de milioane de euro sau de până la 4% din cifra de afaceri mondială totală anuală aferentă exercițiului financiar anterior, conform GDPR.

În România, entitatea responsabilă de verificarea respectării protecției datelor este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, care a aplicat până acum sancțiuni de peste 329.000 de euro.