Urmează o adunare generală a acționarilor la firma ta? Ce măsuri de siguranță recomandă specialiștii

„Din cauza coronavirusului, companiile ar trebui să-și reconsidere aranjamentele pentru AGA, întrucât trebuie să țină cont de măsurile de sănătate publică impuse de autorități, inclusiv interdicția de a organiza adunări mari, restricțiile de călătorie, indisponibilitatea locurilor pentru desfășurarea adunărilor generale, precum și de potențialele perturbări practice, cum ar fi tulburările de comunicare”, au avertizat Alina Radu și Corina Dumitru, partenere la NNDKP.

Practic, firmele nelistate la bursă pot lua decizii numai prin corespondență, dacă acest lucru este permis prin actul constitutiv, însă specialistele spun că firmelelor listate la bursă nu le este la fel de ușor. Deși se pot folosi conferințe audio sau audio-video pentru a ține AGA la firmele listate, aceste variante sunt utilizate în practică mai rar, având în vedere costurile și complexitățile tehnice.

Concret, în informarea NNDKP scrie că firmele listate pot lua în calcul următoarele recomandări:

• AGA să fie ținută, de preferință, la sediul companiei;
• să se organizeze, dacă este posibil, întâlniri ce implică atât prezența fizică a unor participanți, cât și prezența virtuală a altor participanți;
• să se pregătească, comunice și aplice o procedură clară pentru participarea acționarilor la adunare și la vot, care să includă și reguli de conduită;
• la ședințele fizice, să se țină cont de limitările impuse de autorități pentru adunările în spații închise, să se păstreze o distanță socială adecvată, să se limiteze timpul alocat întâlnirii și să se voteze, preferabil, prin ridicarea mâinilor;
• încurajarea acționarilor să voteze prin corespondență sau să numească un reprezentant comun care să participe și să voteze în numele lor;
• invitarea participanților să trimită întrebări în avans (ca să primească răspunsuri înainte de AGA, în timpul ei sau, în cel mai rău caz, după).

Specialistele de la NNDKP spun că mediul de afaceri se află în discuții cu autoritățile pentru introducerea unor eventuale măsuri tranzitorii pentru ținerea AGA în această perioadă, care să se refere la companiile listate. Printre altele, o propunere ar fi ca AGA să aibă loc exclusiv la distanță, în baza unei decizii a directorilor, iar alta ar fi modificarea modului în care se pun la dispoziția acționarilor documentele și informațiile justificative pentru AGA.

Regulile pentru situațiile financiare anuale la 31 decembrie 2019 au fost oficializate de autorități în cursul lunii ianuarie 2020. Companiile trebuie să raporteze bilanțurile, la unitățile Ministerului Finanțelor, până la data de 29 mai 2020.

În altă ordine de idei, specialiștii Deloitte România au atras atenția recent că epidemia de coronavirus poate impune unele modificări la situațiile financiare aferente anului trecut. „Din punctul de vedere al situațiilor financiare, coronavirusul se consideră un eveniment ulterior semnificativ, care are potențialul de a impune ajustarea situațiilor financiare aferente anului 2019, în funcție de anumite criterii”, au precizat Corina Dimitriu și Alexandra Smedoiu, partenere la Deloitte.