Conform Codului Muncii „salariații răspund patrimonial, în temeiul normelor și principiilor răspunderii civile contractuale, pentru pagubele materiale produse angajatorului din vina și în legătură cu munca lor” - art. 254 alin. (1) din cod. Avem astfel două condiții obligatorii care stau la baza atragerii răspunderii salariatului pentru pagubele produse:
- Vinovăția
- Acțiunea sau inacțiunea salariatului din vina căruia s-a produs prejudiciul să aibă legătură cu munca acestuia.
În situația în care angajatorul constată că salariatul său a provocat o pagubă din vina și în legătură cu munca sa, va putea solicita salariatului, printr-o notă de constatare și evaluare a pagubei, recuperarea contravalorii acesteia, prin acordul părților, într-un termen care nu va putea fi mai mic de 30 de zile de la data comunicării.
În aceste condiții, angajatorul este cel care constată prejudiciul, îl evaluează și stabilește, conform dispozițiilor legale, dacă sunt îndeplinite condițiile atragerii răspunderii patrimoniale a salariatului.
Atât în privința vinovăției, cât și în privința legăturii de cauzaliate dintre prejudiciul provocat și munca salariatului, trebuie să avem în vedere câteva aspecte:
- O persoană răspunde numai pentru faptele sale săvârșite cu intenție sau din culpă:
- intenția - autorul prevede rezultatul faptei sale și fie urmărește producerea lui prin intermediul faptei, fie, deși nu îl urmărește, acceptă posibilitatea producerii acestui rezultat;
- culpa - autorul fie prevede rezultatul faptei sale, dar nu îl acceptă, socotind fără temei că nu se va produce, fie nu prevede rezultatul faptei, deși trebuia să îl prevadă.
- Legătura dintre fapta prin care s-a provocat prejudiciul și munca salariatului:
Pentru a stabili dacă există o legătură între prejudiciul cauzat și munca salariatului se vor analiza atât atribuțiile salariatului conform fișei postului, cât și modul în care au fost respectate dispozițiile legale în momentul elaborării fișei de post.
Angajatorul nu va putea solicita salariatului acoperirea prejudiciului dacă sarcinile de serviciu stabilite prin fișa postului și care au stat la baza săvârșirii faptei nu corespund calificării și/sau pregătirii profesionale necesare pentru funcția pe care acesta o ocupă.
Aceeași situație o avem și în cazul dispozițiilor care, deși nu se regăsesc în fișa postului, au fost date de către superiorul direct ori indirect al salariatului, dispoziții pe care acesta le-a executat în virtutea raportului de subordonare ierarhică.
Un exemplu: Un salariat încadrat ca „muncitor necalificat” provoacă un prejudiciu angajatorului prin manipularea defectuoasă a utilajului aflat în secția de producție. Dacă salariatul a acționat din dispoziția superiorului ierarhic sau dacă în fișa sa de post se regăsea, printre alte sarcini corespunzătoare funcției de încadrare, și utilizarea utilajului respectiv, atunci fapta prin care s-a cauzat prejudiciul nu are legătură cu munca sa.
Alin (1) al art. 254 face referire la îndeplinirea cumulativă a celor două condiții, respectiv „(...) din vina și în legătură cu munca lor”, iar îndeplinirea unei singure condiții, vina sau legătura cu munca, este insuficientă.
Chiar dacă s-ar pune problema vinovăției, așa cum este definită legal, prejudiciul nu-i poate fi imputat acestuia, lipsind unul dintre elementele constitutive care stau la baza atragerii răspunderii patrimoniale în cadrul relațiilor de muncă.
Astfel de situații ar putea fi soluționate amiabil atunci când salariatul își exprimă acordul pentru acoperirea prejudiciului, dar nu se poate discuta despre un acord în cadrul relației de muncă, ci despre unul conform dreptului comun.
Suma stabilită pentru acoperirea daunelor se reține în rate lunare din drepturile salariale care se cuvin persoanei în cauză din partea angajatorului la care este încadrată în muncă, dar ratele nu pot depăși o treime din salariul lunar net.