Paşii prin care implementezi semnătura electronică într-o firmă: Documente în care trebuie menţionată folosirea acesteia

Chiar dacă OUG 36/2021 stabileşte că angajatorul poate alege să folosească semnătura electronică avansată sau calificată, trebuie ca această posibilitatea să fie menţionată în regulamentul intern (RI) sau contractul colectiv de muncă (CCM), dar şi în contractul individual de muncă (CIM) sau în actul adiţional.

Notă: Angajatorii nu sunt obligaţi, în niciun fel, să folosească semnătura electronică, putând să folosească semnătura olografă, de mână, la fel de bine.

Iată care sunt paşii pentru introducerea utilizării semnăturii electronice avansate sau calificate într-o companie:

1. Dacă nu avea introdusă această procedură până acum, angajatorul care vrea să folosească semnătura electronică, de-acum încolo, va trebuie să modifice contractul colectiv de muncă sau regulamentul intern, în lipsa unui CCM aplicabil.

„Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii”, este menţionat în OUG 36.

Dacă nu are un regulament intern sau un CCM, angajatorul nu poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice. Deci, în această situaţie, angajatorul va trebui să întocmească, mai întâi, un regulament intern sau CCM, în care va preciza şi posibilitatea utilizării semnăturii electronice, despre care să fie informaţi sau pe care trebuie să îl semneze salariaţii.

Important de menţionat în acest context este că microfirmele care renunţă la regulamentul intern, conform noilor prevederi legate de birocratizarea firmelor cu maximum nouă salariaţi aduse de OUG 37/2021, nu vor putea să folosească semnătura electronică, ce trebuie prevăzută în acest regulament intern. Astfel, microfirmele vor trebui să aleagă: fie păstrează regulamentul intern pentru a putea, printre altele, folosi semnătura electronică, fie renunţă la RI şi folosesc semnătura de mână.

2. Procedurile privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau calificate trebuie să se regăsească şi în conţinutul contractului individual de muncă şi în actul sau actele adiţionale, potrivit aceluiaşi act normativ.

„Practic, angajatorul are obligația de informa salariatul cu privire la procedurile de utilizare a semnăturii electronice și de a le include în contractul individual, dar procedurile sunt stabilite prin regulamentul intern sau CCM. Pentru a utiliza semnătura electronică, angajatorul va elabora în cadrul RI procedura, va informa persoana selectată în vederea angajării sau salariatul cu privire la acest aspect, iar dacă aceasta/acesta acceptă, atunci elementul respectiv se va regăsi și în CIM/actul adițional. Și în Legea 319/2006 (a securităţii şi sănătăţii în muncă, n.red.) art. 21 alin. (4) avem aceeași situație, procedura se stabilește prin RI, nu prin CIM. În CIM avem precizată procedura existentă în RI: «(4) Dovada instruirii (...) poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie în funcție de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern»”, explică Dan Năstase, consilier juridic specializat în raporturi de muncă.

În cazul unei persoane nou angajate această posibilitatea va fi trecută în CIM, în timp ce pentru un salariat cu vechime semnătura electronică va fi menţionată într-un act adiţional. Totodată, în aceeaşi firmă, angajatorul poate folosi cu unii salariaţi semnătura electronică şi cu alţii semnătura olografă.

Trebuie subliniat faptul că, deşi angajatorul introduce utilizarea semnăturii electronice în RI sau CCM, salariatul sau candidatul nu poate fi obligat să semneze actele de muncă cu acest tip de semnătură.

Chiar dacă Codul muncii stabileşte că salariat are „obligaţia de a respecta prevederile cuprinse în regulamentul intern, în contractul colectiv de muncă aplciabil şi în contractul individual de muncă”, OUG 36 menţionează clar că „angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz”.

De asemenea, la fel de importantă este şi prevederea că angajatul şi salariatul vor folosi acelaşi tip de semnătură pe documente. Nu se pot folosi simultan, pe același document, și semnătură electronică, și cea olografă. Deci, ambele părţi trebuie să se pună de acord dinainte ce tip de semnătură folosesc.