avocatnet.ro 
Georgiana Iancu, Partener, EY (perspectiva fiscală): „e-Factura vine cu o serie de provocări asociate din punct de vedere practic. La o primă vedere, raportat la faptul că toate informațiile obligatorii a fi conținute într-o factură ar trebui să fie deja disponibile la nivelul contribuabililor care au obligația emiterii de facturi, trecerea către un format nou de facturare ar putea să fie văzută ca o simplă schimbare a modalității de emitere a facturilor şi de comunicare a acestora către clienți.
Însă, dincolo de schimbarea modului de facturare, dificultățile practice care se întrevăd în legătură cu implementarea obligatorie a facturii electronice cuprind, în primul rând, înțelegerea cerințelor şi a informațiilor care trebuie incluse în factură. Pentru că, aici, dincolo de cerințele minimale prevăzute de Codul Fiscal/Directiva de TVA, există şi anumite secțiuni care sunt prevăzute prin Standardul european privind factura electronică adoptat de Fisc, precum: codificări de taxe pentru tratamentul de TVA la operațiuni, codificări privind tipul de factură, trimiteri către documente justificative suplimentare, detalii privind plata, detalii privind livrarea bunurilor. Vorbim despre implementarea unui standard european de facturare care include un set complet de informații care merge dincolo de cerințele minimale obligatorii prevăzute de Directiva de TVA, așa cum au fost acestea transpuse în legislația națională.
Așadar, înțelegerea cerințelor obligatorii privind facturarea electronică obligatorie presupune în primul rând înțelegerea unui standard european destul de stufos şi complex, care implică analiza a multiple procese şi cazuri de utilizare (printre care putem lista, cu titlu de exemplu, doar câteva, precum: facturare conform comandă pe bază de contract, facturare pe bază de comandă (fără contract), plăți anticipate, facturi cu trimiteri la avize de expediție sau recepție, corecții de facturi, facturări parțiale şi finale, autofacturări). De aici, o serie de consecințe care se desprind din tratarea fiecărui caz de utilizare, şi a tratării lui pornind de la modul în care informația este disponibilă acum la nivelul contribuabililor către modul în care informația ar trebui structurată în noul format XML de comunicare a facturii către autoritățile fiscale, şi de aici mai departe accesibilă partenerilor comerciali.
Dificultățile sunt cu atât mai evidente atunci în cazul companiilor pentru care e-Factura se suprapune cu raportarea SAF-T, acesta fiind cazul contribuabililor mari, care, pe de-o parte, au obligația ca, de la 1 ianuarie anul acesta, să completeze atât Declarația 406, mai cunoscută ca Fișierul Standard de Control Fiscal, cât și să aplice facturarea electronică pentru produsele livrate sau achiziționate care sunt din categoria de risc fiscal ridicat, începând cu iulie 2022. Aceasta cu atât mai mult cu cât prin SAF-T sunt comunicate către administrația fiscală şi informații din facturile emise şi primite de către contribuabili care depun declarația 406.
Astfel, factura electronică obligatorie implică o redesenare a fluxurilor și proceselor de postare a facturilor emise și primite, precum și de comunicare a lor între furnizori și clienți, ceea ce ar fi foarte greu de rezolvat într-un interval scurt de timp (șase luni). Dacă acum factura electronică poate să se efectueze prin tehnologie EDI sau prin metode mai puțin sofisticate (precum comunicarea prin e-mail), prin utilizarea unor platforme de facturare, e-Factura implică adoptarea unor noi tehnologii de emitere şi comunicare a facturilor, flux în care intervine Ministerul Finanțelor, care validează factura, după care o notifică drept emisă către furnizor şi destinatar.”
Theodor Stănescu, Senior Manager, EY (perspectiva tehnică/IT): „Primele probleme practice sunt cele generale legate de înregistrarea operatorilor economici - atât a celor care emit facturi electronice, cât și a celor care le primesc. În prezent, este posibilă utilizarea facturilor electronice doar dacă ambii parteneri -- furnizorul și cumpărătorul -- sunt înregistrați, ceea ce îngreunează emiterea e-facturilor pentru instituții publice și persoane fizice.
Introducerea posibilității primirii e-facturilor fără înregistrarea obligatorie a cumpărătorului -- cel puțin pentru anumite categorii de operatori economici și categorii și grupe de produse -- ar facilita utilizarea pe scară mai largă a e-facturii. Păstrarea obligativității înregistrării ambilor parteneri -- furnizor și cumpărător -- pentru utilizarea facturii electronice pentru toate categoriile și clasele de produse cu risc fiscal ridicat - pentru a se putea face rapid verificările fiscale.”
2. Avocatnet.ro: Ce măsuri ar trebui să ia firmele în perioada următoare pentru a fi pregătite să folosească sistemul obligatoriu de facturare electronică?
Georgiana Iancu: „Înțelegerea noului standard de facturare, a cerințelor minime obligatorii, revizuirea cazurilor de utilizare din business şi maparea acestora relativ la cerințele privind facturarea electronică, dar şi revizuirea proceselor existente şi a fluxurilor de emitere, comunicare şi, mai ales, postare a facturilor sunt pași esențiali pentru a adresa un start către noul sistem de facturare care să interfereze cât mai optim cu sistemele actuale de facturare (fie că vorbim de facturare în sistem tradițional sau alte moduri de facturare electronică).
Suplimentar, adoptarea unor soluții care să asigure transpunerea informațiilor care alcătuiesc factura în formatul structurat prevăzut de legislație este critică pentru a asigura o continuitate a businessului și fluxurilor de numerar. În același registru, recomandăm contribuabililor să analizeze îndeaproape punctele comune între e-Factura şi SAF-T şi ce implică aceste puncte comune din punct de vedere al soluțiilor tehnice folosite în prezent.”
Theodor Stănescu: „În primul rând, înregistrarea pentru utilizarea facturii electronice, apoi fie adaptarea sistemelor lor informatice pentru emiterea și primirea de facturi în format electronic e-Factura (sub formă de fișiere XML), fie adoptarea imediată a instrumentelor electronice puse la dispoziție de către Fisc - validatorul pentru sintaxa UBL (pentru emiterea de facturi electronice), aplicația de conversie XML factură în format PDF (ușor lizibil și tipăribil).”
3. Avocatnet.ro: Folosirea e-Factura în relația B2B vizează inclusiv entitățile de tip PFA/II/IF sau numai societățile trebuie să se pregătească de implementare?
Georgiana Iancu: „În baza prevederilor legislative disponibile, e-Factura se aplică tuturor operatorilor economici care vând sau cumpără produse cu grad fiscal ridicat (legume-fructe, îmbrăcăminte şi încălțăminte, băuturi alcoolice, construcții noi, minerale - ape minerale, nisip, pietriș).”
Theodor Stănescu: „Folosirea e-Factura în relația B2B nu are categorie și clasă atribuibilă, deci se aplică tuturor operatorilor economici, inclusiv entităților de tip PFA/II/IF.”
***
Context: Conform calendarului actual al implementării e-Factura, de la 1 aprilie 2022 facturarea electronică este obligatorie în cazul celor care acceptă vouchere de vacanță și opțională în cazul celor care vând, în relația B2B, produse cu risc fiscal ridicat. De la 1 iulie 2022, sistemul va deveni obligatoriu pentru produsele riscante vândute în relația B2B și, cel puțin teoretic, și pentru relația B2G pentru achiziții publice. Autoritățile de la noi au anunțat că au cerut la Comisia Europeană o derogare pentru a putea impune obligatoriu e-Factura în relația B2B, însă rămâne de văzut cât de repede va fi obținută derogarea și dacă Guvernul va merge înainte cu aplicarea obligatorie chiar dacă nu are „binecuvântarea” autorităților europene.
Notă: Articolele despre implementarea e-Factura în România pot fi urmărite în secțiunea specială de aici.
croberta