e-Factura: Transmiterea mai multor facturi deodată e imposibilă acum, astfel că unii comercianți ar putea avea dificultăți mari

Una dintre principalele nelămuriri legate de folosirea e-Factura în relația B2B este dacă se pot transmite, în sistemul disponibil în Spațiul Privat Virtual (SPV), mai multe facturi deodată? Ei bine, în momentul de față, răspunsul este nu. e-Factura permite numai transmiterea individuală a facturilor electronice în cadrul SPV.

„Momentan -- și nici în viitorul apropiat -- nu întrevăd o astfel de posibilitate, de a trimite mai multe facturi deodată, ci ele se trimit în ziua în care se emit. Tocmai de-asta am spus că va fi o problemă cu magazinele. Vă dați seama că sunt entități care au foarte multe magazine în toată țara și probabil că, la acest moment, este o singură persoană care are acces în SPV”, a atenționat recent, la un webinar organizat de avocatnet.ro, Cristina Săulescu, Managing Partner la Cabot Transfer Pricing.

Practic, felul în care este gândit sistemul e-Factura face ca, cel puțin în primă fază, firmele să fie nevoite să transmită individual facturile electronice, pentru produsele riscante, în SPV. Nu este exclus ca autoritățile fiscale să găsească o soluție la această problemă, însă asta nu se va întâmpla în viitorul apropiat.

„Nu se va putea face asta și o să vă spun și raționamentul din spatele acestei piedici. Eu am lucrat în sistem și înțeleg unele lucruri și unele piedici pe care le vede mediul de afaceri. Este imposibil să se trimită mai multe deodată din cauza faptului că aceste facturi sunt considerate emise și valide, din punct de vedere tehnic, doar în momentul în care Ministerul Finanțelor își pune «viza» pe ele. Or, în condițiile în care eu încarc facturile la grămadă, cum ar putea sistemul să le verifice? Ele trebuie verificate individual și individual primesc «viza». Din acest motiv, cel puțin în prezent și în perioada imediat următoare, nu cred că va exista posibilitatea să se transmită mai multe deodată”, a explicat Cristina Săulescu.

Regulile pentru funcționarea sistemului e-Factura, în cadrul SPV, sunt descrise în Ordinul Ministerului Finanțelor 1.365/2021. e-Factura face niște verificări automate după transmiterea fișierului facturii în format .XML și, dacă nu există erori, aplică semnătura electronică a ministerului. Exemplarul original este considerat, astfel, fișierul .XML semnat electronic de Finanțe, care este pus la dispoziție (emitentului și destinatarului), pentru descărcare, în cadrul e-Factura (arhivă de tip .ZIP). Nicăieri în proceduri nu se face referire la vreo posibilitate de a transmite simultan mai multe facturi electronice.

Altă problemă de care s-ar putea lovi comercianții ține de cât de repede vor fi transmise facturile electronice în sistem. Având în vedere implicațiile posibile, este de așteptat ca fișierele să fie transmise în ziua emiterii, de preferință cât mai aproape de ora emiterii, pentru a nu risca, de exemplu, supraîncărcarea și blocarea e-Factura la finalul zilei. De ce? Pentru că multe firme ar putea fi tentate să lase transmiterea facturilor pentru finalul zilei, iar tendința asta ar putea aduce probleme.

„La finalul zilei nu cred că are nimeni nicio problemă, pentru că vorbim de zi. Pe de altă parte, trebuie să aveți în vedere faptul că factura se consideră emisă de-abia după ce primește «viza» Ministerului Finanțelor. Dacă o trimit la sfârșitul zilei și în sistem se încarcă multe, se poate întâmpla să se blocheze sistemul - știm cu toții că fix în ziua de declarații sau în ziua cu termenul la bilanț se blochează sistemul de depunere a declarațiilor. Și atunci e posibil să primesc «viza» de-abia a doua zi - asta poate să fie important din punct de vedere al dății la care o să încasez banii, din punct de vedere al obligației de colectare a TVA (poate să fie într-un alt trimestru sau într-o altă lună, de exemplu)”, a precizat specialista.

Problema capătă o dimensiune și mai mare dacă ne gândim la cum e „construit” actualmente SPV. Pentru o firmă, accesul în SPV este permis unei singure persoane, iar acea persoană vede multe alte informații fiscale în afară de zona de facturi electronice. Trecând peste faptul că o singură persoană ar putea fi nevoită să încarce zeci sau sute de facturi zilnic, se simte nevoia de a permite un acces restricționat la SPV pentru mai multe persoane strict pentru această activitate. Însă asta necesită modificări la SPV, pe care Ministerul Finanțelor spune că le are în vedere.

„Dar, dincolo de faptul că da, dacă ai acces în SPV, poți să le încarci, trebuie avut în vedere că persoana care are acces la SPV pentru o entitate are acces la toate informațiile din SPV referitoare la acea entitate, nu doar la sistemul e-Factura. Adică poate să vadă acolo și declarațiile depuse, recipisele, fișa fiscală - poate să vadă absolut tot ce este în SPV, cel puțin momentan. Ministerul Finanțelor vine și spune că se pot schimba drepturile pe care le are persoana respectivă și probabil că se va putea face și această modificare - ca o anumită persoană să aibă acces la SPV, dar să nu aibă acces la informațiile fiscale ale firmei respective, tocmai în ideea de a putea și alții să încarce facturile. Un lucru pentru care înțeleg că Ministerul Finanțelor vrea să găsească o soluție este ca accesul la SPV pentru o entitate să poată să-l primească mai multe persoane, în scopul utilizării e-Factura”, a spus Cristina Săulescu.

Sistemul e-Factura va deveni operațional opțional, în relația B2B, de la 1 aprilie 2022, însă numai pentru produsele riscante din punct de vedere fiscal. De la 1 iulie 2022, însă, se va trece la obligativitatea folosirii sistemului pentru produsele riscante. Ulterior, până în 2023, autoritățile vor să extindă obligativitatea pentru toate facturile emise în relația B2B.

Concret, companiile care comercializează, în relația business to business, legume, fructe, apă, alcool, haine, încălțăminte, nisip, pietriș și clădiri noi vor transmite facturile aferente prin sistemul e-Factura. Întâi opțional și apoi obligatoriu.

În prezent, e-Factura este operațional opțional pentru relația B2G (achiziții publice), însă și în acest caz se va trece curând la obligativitate.