Opt lucruri utile de știut despre contractele pentru închirierea spațiilor de birouri

Dintr-un webinar recent adresat abonaților premium avocatnet.ro, susținut de Silvia Opriș, Avocat Partener la Radu Opriș SPARL, am identificat opt lucruri pe care ambele părți ale unui contract de închiriere trebuie să le cunoască.

1. Mecanismul compensației în cazul apariției unor daune ca urmare a faptului că un chiriaș nu s-a putut muta în spațiu la data stabilită în contract, poate fi folosit dacă în contract au fost stipulate penalități pentru întârzieri legate de predarea spațiului. Astfel, dacă este prevăzută în contract o clauză prin care întârzierile de predare a spațiului se recuperează prin mecanismul compensației, chiriașul va plăti o chirie mai mică cu suma pe care locatorul trebuie să o plătească ca penalități. "Rolul penalităților incluse în contract este de a avea aceste sume aferente daunelor, pentru a nu mai fi necesar ca ele să fie stabilite și dovedite", a explicat Silvia Opriș.

2. Verificarea autorizațiilor deținute de locator pentru spațiul respectiv este esențială înainte de semnarea contractului. În caz contrar, se poate ajunge la situații în care autorizațiile nu sunt conforme, iar aducerea spațiului la cerințele prevăzute de eliberarea autorizației să fie costisitoare și din punct de vedere financiar, și temporal pentru chiriaș. "Prin contract se poate stabili ce parte se ocupă de această autorizare necesară. Poate fi făcută și de către chiriaș, iar pentru asta este nevoie de concursul locatorului, urmând să se treacă și în contract acest lucru", a explicat specialistul.

3. Rolul procesului verbal de predare-preluarea a spațiului este unul important în situațiile în care locatorul vrea să predea o serie de obiecte de inventar chiriașului, bunuri care vor fi returnate la încetarea contractului, constatarea unor vicii aparente, deoarece locatorul nu mai răspunde pentru cele descoperite după preluarea spațiului, sau dacă spațiul nu este în stare corespunzătoare. În această ultimă ipostază, chiriașul are două opțiuni: fie refuză preluarea spațiului, cu mențiunea în procesul verbal că starea nu este cea stipulată în contract, fie preia spațiul urmând să menționeze ceea ce mai trebuie îndeplinit de către locator conform contractului. Codul civil prevede că locatorul poate fi obligat să achite lucrările sau îmbunătățirile aduse de chiriaș doar dacă le-a aprobat în prealabil. "Însă ce am văzut în cele mai multe contracte este că locatorului îi rămân bunurile, lucrările rămân câștigate spațiului, fără plată, locatorul putând chiar solicita chiriașului să le ia de acolo și să repare, dacă este cazul, deteriorările aduce spațiului", a mai punctat Silvia Opriș. Dacă locatorul are obligația de a preda spațiul, în oglindă, chiriașul are obligația de a-l prelua. În lipsa nepreluării, locatorul îl poate notifica pe chiriaș de acest fapt, iar dacă nerespectarea persistă, locatorul poate rezilia contractul. 

4. În cazul apariției unor vicii, chiriașul are o serie de drepturi. Codul civil prevede că chiria poate fi redusă dacă viciile nu sunt remediate în cel mai scurt termen, indiferent dacă este vorba despre vicii aparente sau ascunse. Se poate cere rezilierea contractului dacă viciile sunt atât de grave încât chiriașul nu ar fi încheiat contractul, dacă avea cunoștință despre ele. La fel și dacă spațiul închiriat, prin structura sau starea acestuia, reprezintă un pericol grav pentru sănătatea persoanelor care își desfășoară activitatea în acesta. Totodată, chiriașul are dreptul de a i se plăti de către locator daune interese, dacă viciile îi aduc un prejudiciu, însă cu excepția cazului în care locatorul demonstrează că nu a cunoscut și nici nu trebuia să cunoască despre existența viciilor. "Totuși, chiar și în acest caz, apreciem că locatorul va fi obligat să remedieze eventualele vicii. Cel mai sănătos ar fi ca aceste drepturi ale chiriașului să fie trecute în contract, mai ales pentru a avea grijă ca ele să nu fie contrazise printr-o altă clauză", a mai afirmat avocata.

5. Reparațiile. Conform Codului civil, locatorul este obligat să efectueze toate reparațiile necesare pentru menținerea spațiului în starea corespunzătoare folosirii conform destinației sale, în afară de cele care rezultă din folosința normală a spațiului, care vor fi suportate de chiriaș. Dacă locatorul nu efectuează reparațiile care cad în sarcina lui, le poate efectua chiriașul și apoi poate cere banii de la locator, iar sumele aferente reparațiilor pot face obiectul și unor dobânzi, care curg de la data notificării locatorului. De asemenea, prevederile legale mai spun că dacă spațiul necesită reparații ce nu pot fi amânate până la sfârșitul închirierii, chiriașul va suporta restrângerea temporară a folosinței. Dacă reparațiile durează mai mult de 10 zile, chiria va fi redusă proporțional. Mai mult, dacă reparațiile sunt atât de extinse încât fac spațiul impropriu folosirii pe durata lor, chiriașul poarte rezilia contractul. 

6. Evacuarea unui chiriaș. Deși contractele de închiriere înregistrate la organele fiscale sau semnate în formă autentică constituie titlu executoriu, conform Codului civil, ele sunt executorii doar pentru plata chiriei, nu și pentru evacuarea chiriașului. "Pentru evacuarea chiriașului, trebuie îndeplinită procedura de evacuare clasică, respectiv în instanță să se demonstreze că a încetat contractul, că există un chiriaș fără drept și abia apoi să poată fi dat afară din spațiu. Deci doar în baza unei hotărâri judecătorești poate fi evacuat un chiriaș, nu doar în baza contractului", a subliniat Silvia Opriș. Nu trebuie uitat nici faptul că chiria trebuie achitată de către chiriaș până la evacuarea efectivă.

7. Garanția și obligația achitării ei există doar așa se menționează în contract. Nu există dispoziții legale speciale despre garanție, iar ea se stabilește liber de către părți. Dacă nu este menționată o garanție în contract, atunci nu se va datora una. Garanția este, de regulă, chiria pe una sau trei luni, dar există situații în care se poate cere o garanție de șase luni. Suma aferentă garanției va fi păstrată într-un cont al locatorului, transferul de către chiriaș urmând să se facă pe baza unei facturi. "Trebuie stabilit clar în contract care sunt modalitățile prin care poate fi executată garanția, dacă poate fi folosită pentru penalități, de exemplu, sau dacă este transferabilă sau nu", a mai spus Silvia Opriș.

8. Un aspect foarte important de care trebuie să se țină cont face referire la denunțarea unilaterală a contractului. Ea trebuie reglementată contractual, iar termenele pot varia în funcție de negocierea dintre părți, și este o modalitate de încetare a contractului care nu ține de culpă. De regulă, locatorul va dori limitarea dreptului de denunțare unilaterală a chiriașului pentru a-și asigura previzibilitatea chiriei pe un termen determinat. "Există în multe contracte de închirieri ale spațiilor de birouri clauze prin care se stipulează că chiriașul nu poate denunța unilateral contractul pentru o anumită perioadă de timp pentru că, de multe ori, locatorul are niște costuri cu contractul respectiv, fiind necesară trecerea unei perioade de timp pentru ca din chirie să fie recuperate costurile respective", a mai declarat partenerul Radu Opriș SPARL.

Silvia Opriș a mai punctat faptul că insolvența nu încetează contractul, locatorul care trebuie să încaseze chiria se poate înscrie la masa credală în baza contractului de închiriere. 

În plus, se poate chiar stabili ca la denunțarea unilaterală partea care denunță să despăgubească cealaltă parte într-un anume fel, inclusiv un anumit procent din valoarea chiriei calculată pentru întreaga perioada de închiriere stipulată în contract. 

Avocata a mai explicat, răspunzând la o întrebare, că în cazul tacitei relocațiuni, termenul de denunțare unilaterală este cel din contractul stabilit inițial.