Toți angajatorii trebuie să își completeze cât mai rapid regulamentele interne cu noile informații, obligatorii din 22 octombrie. Care este procedura

Legea 283/2022 a introdus în Codul muncii obligația ca angajatorii să treacă în regulamentul intern informații despre preaviz, la concediere sau demisie, precum și politica generală de formare profesională, dacă este cazul.

Asta pe lângă restul informațiilor care trebuiau să se regăsească deja în interiorul lui, din care Codul muncii prevede ca fiind, cel puțin, cele legate de drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților, regulile abaterilor disciplinare și sancțiunile aplicabile, cele referitoare la procedura disciplinară sau criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților.

Notă: Și drepturile salariaților, și obligațiile angajatorului au fost modificate de aceeași lege, astfel că o atenție deosebită trebuie acordată regulamentului intern și în acest sens.

Astfel că toți angajatorii care au un regulament intern trebuie să facă modificările necesare. Dar acest lucru presupune parcurgerea unor pași pentru ca modificările să fie valide:

Consultarea cu salariații, obligatorie înainte de actualizarea regulamentului

De fiecare dată când aduce modificări regulamentului intern, angajatorul trebuie să se consulte cu salariații. Regulamentul intern este un document ce reprezintă voința unilaterală a angajatorului și chiar dacă modificarea lui se face prin consultare, nu vorbim despre o negociere.

Cum se procedează? Dacă nu există un sindicat sau reprezentant al salariaților, angajatorul poate face o convocare în care să prezinte, într-o ședință, ce modificări urmează să fie aduse regulamentului. Alexandru Nuță, avocat în cadrul R&R Partners, afirma, în urmă cu ceva timp, că și un email către tot personalul ar putea fi suficient, dacă numărul salariaților este sub 20.

Deși, în urma acestei consultări pot apărea amendamente din partea salariaților, angajatorul este cel care are ultimul cuvânt. Totuși, dovedirea acestei consultări cu salariații este extrem de utilă, mai ales că, avertiza avocatul, Codul muncii sancționează cu nulitatea absolută a regulamentului neîndeplinirea acestei obligații.

Mai mult, în lipsa consultării cu salariații, aceștia pot contesta în instanță legalitatea acestuia.

Noua formă a regulamentului se comunică salariaților, iar angajatorii trebuie să poată proba că angajații știu de document

După finalizarea consultărilor și modificarea regulamentului, noua formă a documentului trebuie să fie adusă la cunoștința salariaților. Aducerea la cunoștința salariaților reprezintă o obligație, iar angajatorul are libertatea de a stabili modalitățile concrete de a comunica fiecărui salariat regulamentul intern.

Acest moment este extrem de important deoarece va fi cel din care va produce efecte față de salariații deja existenți. În privința salariaților noi, angajatorii vor avea obligația de-acum de a oferi spre consultare și luare la cunoștință regulamentul intern încă din prima zi, moment din care va produce și efecte.

Nu trebuie neglijat nici faptul că noua lege prevede faptul că regulamentul intern poate fi adus la cunoștință salariaților pe hârtie sau în format electronic, iar în acest ultim caz salariații trebuie să aibă posibilitatea să îl acceseze, să îl poată păstra sau chiar printa.

Avocatul Alexandru Nuță spunea că, pentru ca luarea la cunoștință să fie validă, necesară în cazul unui control al ITM sau ca probă într-un conflict de muncă, angajatorul poate să dea un exemplar al regulamentului salariatului și să-l pună să semneze într-un tabel privind luarea la cunoștință, prin transmiterea prin email a documentului cu dovada primirii e-mailului, iar un reply e considerat mai mult decât suficient, sau chiar trimiterea prin poștă, curierat, executor judecătoresc.

Nu trebuie uitată nici obligația de a afișa la sediul firmei regulamentul intern.

Lipsa unei luări la cunoștință a regulamentului intern poate avea consecințe din mai multe puncte de vedere: salariații care au săvârșit abateri disciplinare nu pot fi trași la răspundere, dacă nu au știut ce reguli trebuie să respecte, în situația unui conflict de muncă ajuns în instanță, angajatorul va fi cel care va trebui să facă dovada că și-a îndeplinit obligația.

Pe lângă riscurile deja prezentate privind consultarea salariaților și comunicarea modificărilor operate la regulament, mai există și amenzile pe care le poate aplica ITM. În primă fază, ITM poate dispune remedierea într-un timp determinat a neconformităților constatate, respectiv actualizarea regulamentului, iar în caz de nerespectare poate aplica amenzi ce pot începe de la  5.000 lei și pot ajunge până la 10.000 lei.

Cum ar trebui să procedeze microangajatorii care au fost scutiți de obligația de a avea un regulament până de curând? Pentru firmele cu până la nouă salariați, obligația de a avea un regulament intern va trebui îndeplinit până pe data de 5 decembrie. Astfel, că documentul ce trebuie să fie gata până atunci va conține și aceste informații noi, referitoare la preaviz și la politica de formare, dacă ea există. 

Chiar dacă întocmesc pentru prima dată un regulament, microfirmele trebuie să nu uite că sunt la fel de importante, ca pentru orice alt angajator, parcurgerea etapei consultării cu salariații, precum și cea a aducerii la cunoștință a acestora.