UPDATE: Mai nou, actele contabile trebuie reconstituite numai dacă sunt în perioada legală de păstrare

„Reconstituirea prevăzută de prezentele norme este obligatorie pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se află în termenul de păstrare prevăzut de legea contabilității (cinci ani, calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii - n. red.)”, scrie în Ordinul MF 1.447/2023, care a fost dat pentru a modifica, printre altele, Ordinul 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile.

Noul ordin a fost publicat în Monitorul Oficial și este în vigoare din 24 mai 2023, în condițiile în care anterior nu exista o astfel de limitare în privința reconstituirii actelor contabile pierdute, sustrase sau distruse. Cu alte cuvinte, se putea trage o concluzie indirectă că procedura era obligatorie până acum indiferent dacă documentele erau sau nu în perioada legală de arhivare.

„Așa cum este formulat în prezent Ordinul 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, într-adevăr, se poate interpreta că obligația de reconstituire a documentelor justificative pierdute, sustrase sau distruse există și după expirarea termenului prevăzut pentru păstrarea acestor documente. Evident, utilitatea practică a unei astfel de prevederi este discutabilă atâta vreme cât, chiar și înainte de modificarea prevederilor Legii contabilități, exista totuși un termen de păstrate a documentelor justificative. Cu toate acestea, ar fi putut exista situații în care autoritățile să considere că documentele justificative dispărute fără a fi reconstituite, chiar dacă termenul de păstrare al acestora a expirat, reprezintă o contravenție sancționată de Legea contabilității cu amendă”, a explicat, la solicitarea avocatnet.ro, Adriana Stoian, Head of tax la Schoenherr și Asociații SCA. Opinia a venit când ordinul încă era în stadiul de proiect, dar prevederea în discuție a fost păstrată și în forma oficială.

Prin urmare, introducerea regulii din noul ordin al MF vine în ajutorul contribuabililor, simplificându-le activitatea. Asta pentru că reconstituirea de acte contabile este o procedură complicată.

„Cu această nouă prevedere se aliniază la noile obligații de păstrare a documentelor financiar-contabile și obligația de reconstituire a documentelor justificative pierdute, sustrase sau distruse. Prevederea este utilă, având în vedere că procedura de reconstituire a documentelor justificative, așa cum este prevăzută de Ordinul 2.634/2015, este destul de anevoioasă și nu ar exista raționamente de ordin economic care să justifice refacerea acestor documente după expirarea termenului de păstrare”, a opinat specialista, detaliind că procedura de reconstituire prevede, în esență, că se întocmește un dosar care cuprinde:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentelor;
• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
• dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea documentelor;
• o copie a documentelor reconstituite.

Atenție! Normele prevăd în continuare că documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.