UPDATE: Arhivare: Reglementările contabile, modificate oficial pentru implementarea perioadei unice de cinci ani, inclusiv la statele de salarii

Practic, anterior erau trei perioade diferite care se aplicau în funcție de actul contabil despre care vorbeam - cinci, zece sau 50 de ani (cel din urmă era doar pentru statele de salarii). După apariția Legii 195/2022 și, mai ales, a Legii 36/2023, de la 15 ianuarie 2023 s-a stabilit o perioadă unică de arhivare de cinci ani pentru tot ce înseamnă registre de contabilitate obligatorii și documente justificative.

Având în vedere această schimbare majoră privind arhivarea actelor contabile, MF a ajustat, prin Ordinul 1.447/2023, reglementările contabile folosite de firme, PFA-uri și ONG-uri. Documentul a fost publicat în Monitorul Oficial și este în vigoare din 24 mai 2023.

În primul rând, avem două modificări la Ordinul MF 2.634/2015, care se referă la (1) documentele financiar-contabile.

Se prevede în mod expres termenul de arhivare de cinci ani și se elimină regulile vechi. La regulile actuale s-a adăugat o prevedere expresă cu privire la arhivarea actelor contabile, care este în linie cu ce se prevede, mai nou, în Legea contabilității: „Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din legea contabilității timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii”. În același timp, au fost abrogate anexa 4, care stabilea în mod expres actele contabile pentru care se aplică termenul de arhivare de cinci ani (din moment ce aceasta a devenit inutilă), și prevederile care făceau referire la termenele de arhivare de zece și 50 de ani.

Regulile de reconstituire a actelor contabile, aplicabile doar celor aflate în termenul de arhivare. S-a introdus o regulă complet nouă, prin care s-a stabilit faptul că „Reconstituirea prevăzută de prezentele norme este obligatorie pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, care se află în termenul de păstrare prevăzut de legea contabilității”. Adică în termenul de păstrare de cinci ani, care e valabil pentru toate actele contabile. O asemenea prevedere nu era inclusă anterior în regulile de reconstituire și specialiștii spun că este mai mult decât binevenită.

Atenție, însă, pentru că se păstrează regula conform căreia „Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.”

În al doilea rând, avem modificări la Ordinul MF 170/2015, care se referă la (2) reglementările contabile privind contabilitatea în partidă simplă, și la Ordinul MF 3.103/2017, care se referă la (3) reglementările contabile pentru ONG-uri.

În ambele acte se prevede în mod expres termenul de arhivare de cinci ani și se elimină regulile vechi. La regulile actuale s-a adăugat o prevedere expresă cu privire la arhivarea actelor contabile: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor care conduc contabilitatea în partidă simplă (inclusiv ONG-urile) timp de cinci ani - calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii. Totodată, au fost abrogate prevederile ce stabileau că termenul de păstrare a Registrului-jurnal și a Registrului-inventar era de zece ani și că statele de salarii se păstrau 50 de ani.

Atenție, însă, pentru că se păstrează regula conform căreia „Documentele justificative care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.”