Arhivare: Mai multe noutăți importante privind păstrarea documentelor au apărut în lunile recente

1. Actele contabile pot fi arhivate numai cinci ani. Registrele obligatorii de contabilitate și documentele justificative în baza cărora se fac înregistrările în contabilitate trebuie arhivate numai cinci ani, reiese din Legea 36/2023, care se aplică din 15 ianuarie 2023. Anterior, obligația de arhivare acoperea o perioadă de zece ani. Ulterior, Ministerul Finanțelor a modificat reglementările contabile, prin Ordinul 1.447/2023, pentru a implementa, din 24 mai 2023, această perioadă unică de arhivare a actelor contabile.

2. Reducerea perioadei de arhivare a actelor contabile poate fi problematică în practică, din cauza noilor reguli. Deși a fost prezentată ca o măsură de debirocratizare, reducerea perioadei de arhivare poate să aducă mai degrabă probleme firmelor, consideră specialiștii. Deși actele contabile pot fi arhivate numai cinci ani, firmele ar trebui să analizeze cu atenție, de la caz la caz, dacă nu cumva ar trebui să le păstreze peste acest termen. De ce? De principiu, pentru a evita problemele în cadrul controalelor fiscale, dar și pentru că există unele neclarități practice importante ce vizează relațiile de muncă.

3. Atenție la actele contabile care oricum trebuie păstrate mai mult de cinci ani. În condițiile în care avem o perioadă-standard de arhivare de cinci ani pentru actele contabile, este important de precizat că aceasta nu este aplicabilă anumitor documente. Este vorba de documentele financiar-contabile care atestă proveniența bunurilor care au o durată de viață mai mare de cinci ani, pentru care arhivarea se face pe o durată mai lungă. Regula a fost păstrată mai departe chiar și după apariția Legii 36/2023 și a Ordinului 1.447/2023.

4. Actele contabile trebuie reconstituite numai dacă sunt în perioada legală de păstrare. Actele contabile pierdute, sustrase sau distruse trebuie reconstituite numai dacă se află în perioada legală de păstrare de cinci ani, conform Ordinului Ministerului Finanțelor 1.447/2023. Noua dispoziție a fost introdusă în normele de întocmire și folosire a documentelor financiar-contabile în condițiile în care, potrivit specialiștilor, o asemenea limitare nu se aplica până acum.

5. Statele de salarii și dosarele personale ale angajaților se arhivează numai cinci ani. Schimbările aduse de Legea 36/2023 implică și modificări indirecte privind obligația de arhivare. Mai precis, în contextul în care statele de salarii se arhivează, mai nou, doar cinci ani (nu 50 de ani), s-a redus automat și perioada de păstrare a dosarelor personale. Astfel, atât statele de salarii, cât și dosarele personale ale angajaților sunt arhivate numai cinci ani.

6. Perioadele de păstrare și arhivare pentru memoriile fiscale s-au înjumătățit și în cazul caselor de marcat. Tot Legea 36/2023 mai prevede că memoriile fiscale ale caselor de marcat pot să păstreze date timp de doar cinci ani, iar memoriile înlocuite pot fi arhivate tot atâta timp. Concret, asta înseamnă o înjumătățire a perioadelor prevăzute anterior de legislație - zece ani.