Noua regulă de arhivare a statelor de salarii nu înseamnă că documentele mai vechi pot fi aruncate deja. Termenul nou trebuie tratat cu prudență

Istoricul modificărilor recente

În contextul multitudinii de modificări legislative din ultima perioadă, constatăm faptul că forma articolului 25 din Legea nr. 82/1991 a contabilității a suferit două modificări în doar nouă luni de zile, în scopul scurtării termenului de arhivare pentru unele documente. Astfel, prevederile referitoare la termenul de păstrare a unor documente financiar contabile a fost modificat prin Legea nr. 195/2022 și prin Legea nr. 36/2023.

Legea nr. 195/2022 prevedea, la art. 25 alin. (1¹), faptul că începând cu dată de 1 ianuarie 2023 statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plata a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit şi evidență nominală a persoanelor asigurate, se păstrează timp de cinci ani. Articolul 25 alin. (1) menținea însă pentru statele de salarii termenul de arhivare de 50 ani, completarea adusă de art. 25 alin. (1¹) fiind o excepție.

În luna iulie 2022, în răspuns la o adresă UNPIR (Uniunea Naţională a Practicienilor în Insolvenţă din România) prin care aceasta solicita clarificări asupra termenului de păstrare a dosarelor de personal/ statelor de salarii, Arhivele Naționale au învederat faptul că dosarele de personal create și deținute de entități publice sau private nu se înscriu în categoria documentelor din Anexa 6 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru care se aplică un termen de arhivare de 75 ani, situația lor fiind reglementată de dispozițiile HG nr. 905/2017 privind Registrul general de evidență a salariaților.

Pe formă aplicabilă la acea dată a articolului 25 din Legea contabilității, instituția a concluzionat că termenul de păstrare a statelor de salarii este de 5 ani doar la statele de salarii întocmite după anul 2011 și pentru care angajatorul a depus o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, fiind o excepție de la termenul general de arhivare de 50 de ani.

Apoi, prin Legea nr. 36/2023 s-a modificat integral art. 25 din Legea contabilității, iar în nouă formă se prevede că registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de cinci ani, calculați de la dată de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Termenul de cinci ani

În acest context, consider că angajatorii al căror an financiar coincide cu cel calendaristic, ar trebui să acționeze prudent în ceea ce privește calculul termenului de 5 ani prevăzut de articolul 25 din Legea nr. 82/1991, rezultând că doar după 1 iulie 2028 nu vor mai avea obligația să păstreze statele de salarii din 2022 sau mai vechi.

În practică se pot ridică însă discuții cu privire la aplicarea termenului de cinci ani pentru arhivarea dosarelor de personal întrucât acestea din urmă includ actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, documente care sunt relevante prin raportare la sfera lor mai largă, cât și la obligațiile angajatorului ce decurg din deținerea acestora.

Astfel, sunt de părere că termenul de arhivare în acest caz este tot de cinci ani, însă va curge după încetarea raporturilor de muncă cu angajatul , întrucât angajatorul trebuie să poată proba raporturile de muncă cu documente din dosarul personal al salariatului în cazul în care de exemplu se solicită constatarea nulității contractului individual ori a unor clauze ale acestuia pe toată durata existenței contractului de muncă încheiat cu angajatul.

Tot cu titul de exemplu, societatea trebuie să poată proba calificarea deținută de angajat raportat la postul ocupat (e.g. șofer, stivuitorist sau activități de creare a programelor pentru calculator - IT - iști pentru scutirea de la plata impozitului, etc.), calificare ce ar trebui probată pe toată perioada în care documentul este valabil (atestat/permis/ autorizație ) sau pe perioda în care este aplicabilă scutirea/beneficiul fiscal.