Dosarele personale ale angajaților vor fi arhivate numai cinci ani, după ce regula păstrării statelor de salarii se va modifica din nou

Așa cum s-a stabilit inițial prin Legea 195/2022, statele de salarii pot fi arhivate, începând din 1 ianuarie 2023, numai cinci ani, nu 50 de ani. Însă asta numai dacă angajatorul depune în paralel declarația 112 sau declarația 205. Prevederea a fost introdusă, ca o excepție de la regula generală, la alineatul 1^1 de la articolul 25 din Legea contabilității, păstrându-se, însă, și regula generală de păstrare timp de 50 de ani care figurează la alineatul 1 al aceluiași articol.

În contextul acestei noutăți, a fost necesară o clarificare publică pentru a sublinia că noua regulă de arhivare a statelor de salarii timp de doar cinci ani nu se aplică și la păstrarea dosarelor personale ale angajaților. Clarificarea a venit deoarece HG 905/2017 prevede că dosarele personale trebuie arhivate așa cum stabilește, în cazul statelor de salarii, articolul 25 din Legea contabilității. Practic, pentru state există două perioade, una de 50 de ani și una de cinci ani, astfel că era neclar care se aplică dosarelor personale. Concluzia, în baza regulilor încă aplicabile, este că perioada e de 50 de ani.

Însă lucrurile se vor schimba din nou din 15 ianuarie 2023, după ce va intra în vigoare Legea 36/2023. De ce? Pentru că acest act normativ va elimina alineatul 1^1 de la articolul 25 din Legea contabilității, urmând să prevadă la alineatul 1 al aceluiași articol, pentru arhivarea statelor de salarii, o perioadă-standard de cinci ani, fără niciun fel de condiționare legată de declarațiile 112 și 205.

Din moment ce articolul 25 din Legea contabilității va avea, în curând, un alineat unic, la care va scrie că statele de salarii se arhivează doar cinci ani, se va reduce automat și perioada de păstrare a dosarelor personale. Astfel, atât statele de salarii, cât și dosarele personale ale angajaților vor fi arhivate numai cinci ani.

Iată cum arată efectiv schimbările succesive la care este supus articolul 25 din Legea contabilității:

Forma în vigoare până la 31 decembrie 2022:	Forma în vigoare de la 1 ianuarie 2023 (conform Legii 195/2022):	Forma în vigoare de la 15 ianuarie 2023 (conform Legii 36/2023):
„(1) Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani. (2) Prin excepție de la prevederile alin. (1) se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al ministrului finanțelor publice, registrele de contabilitate și documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.”	„(1) Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani. (1^1) Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate, la Agenția Națională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani. (2) Prin excepție de la prevederile alin. (1) se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al ministrului finanțelor publice, registrele de contabilitate și documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.”	„Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”
Notă explicativă: În forma din coloana de la mijloc pur și simplu s-a introdus alineatul 1^1. În forma din coloana din dreapta, se modifică alineatul 1 și se abrogă alineatele 1^1 și 2, care sunt considerate, în contextul apariției Legii 36/2023, inutile.

În altă ordine de idei, trebuie precizat că Legea 36/2023 va reduce perioada de arhivare, la doar cinci ani, și pentru registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară.