Noua regulă de arhivare a statelor de salarii timp de cinci ani NU se aplică și dosarelor personale ale angajaților

__________

ACTUALIZARE (12.01.2023): Conform Legii 36/2023, care modifică tot articolul 25 al Legii contabilității, se stabilește o perioadă general valabilă de arhivare de cinci ani pentru statele de salarii, fiind ștearsă orice referire la perioada de 50 de ani. Automat, și dosarele personale ale salariaților se arhivează tot cinci ani.
__________

Conform Hotărârii Guvernului 905/2017 (alineatul 7 al articolului 7), care conține regulile registrului general de evidență a salariaților (Revisal), datele din dosarele personale ale angajaților trebuie arhivate pentru o perioadă egală cu cea stabilită pentru statele de salarii - 50 de ani.

Problema este că hotărârea nu indică în mod direct acel termen, ci face trimitere la regula arhivării statelor de salarii de la articolul 25 din Legea contabilității.

Așa cum scriam mai sus, articolul respectiv a fost modificat recent de Parlament pentru a stabili că, prin excepție de la regula generală de păstrare timp de 50 de ani, statele de salarii vor putea fi păstrate, din 2023, numai cinci ani - dacă angajatorul trebuie să depună formularul 205 sau formularul 112. Însă până acum nu s-a făcut nicio corelare cu prevederile HG 905/2017.

În aceste condiții, în spațiul public a apărut o nelămurire: dosarele personale ale angajaților vor trebui păstrate numai cinci ani sau 50 de ani? O clarificare în acest sens a venit recent de la Arhivele Naționale, prin intermediul corpului profesional al practicienilor în insolvență, precizându-se că dosarele personale trebuie păstrate în continuare timp de 50 de ani.

„(...) intentia legiuitorului, prin completarea Legii contabilității nr. 82/1991, a fost de a se înlocui obligația privind arhivarea documentelor financiar-contabile ale unei societăți de la 50 ani cu o perioadă de cinci ani, nu a dosarelor de personal”, explică reprezentanții Arhivelor Naționale.

Din opinia Arhivelor Naționale reiese că acest termen de arhivare de 50 de ani este extrem de important pentru salariați din perspectiva stabilirii pensiilor (și poate chiar, după caz, pentru recalcularea lor sau pentru reconstituirea vechimii în muncă). Din acest motiv, cei de la Arhivele Naționale susțin că regula arhivării timp de 50 de ani a statelor de salarii ar trebui păstrată.

„Din experiența practică și având în vedere impactul social existent cu privire la reconstituirea drepturilor de pensie ale cetățenilor, apreciem că s-ar justifica menținerea aceluiași termen de păstrare de 50 de ani, atât în cazul dosarelor personale, cât și în cazul statelor de salarii, a altor documente care au stat la baza înregistrării în contabilitate a cheltuielilor cu salariile și a obligațiilor fiscale aferente, acestea fiind utilizate la stabilirea drepturilor de pensie și a altor drepturi de natură socială”, opinează sursa citată.

Întocmirea și păstrarea dosarelor personale sunt obligații legale pe care le au angajatorii, conform HG 905/2017. Dosarul personal al salariatului include, în esență, actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Revisal.