Conform Ordinul MEF nr. 3512 / 2008 privind documentele financiar-contabile publicat, persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82 / 1991 – legea contabilitatii au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.
Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82 / 1991 au obligatia sa pastreze registrele si documentele justificative si contabile la domiciliul fiscal sau la sediile secundare. In cazul controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal toate documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Finantelor Publice pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.
Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Totusi, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.
Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara a servicilor de arhivare, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre acasta situatie.
Termene de pastrare a documentelor financiar-contabile:
- state de salarii - 50 de ani;
- registre si documente justificative si contabile - 10 ani;
- facturi aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, adica pe o perioada care incepe in momentul la care TVA aferenta achizitiei bunului de capital devine exigibila si se incheie la 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajustarea deducerii;
- documentele prevazute in anexa nr. 4 la Ordinul MEF nr. 3512 / 2008 privind documentele financiar-contabile se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare;
- documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Termenul de pastrare a documentelor financiar-contabile se calculeaza cu incepere din data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
In cazul in care persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82 / 1991 isi inceteaza activitatea documentele contabile se arhiveaza in conformitate cu prevederile Legii nr. 31 / 1990 privind societatile comerciale sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si dupa urmatoarele reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
In cazurile in care termenul legal de pastrare al unui document a expirat, eliminarea acestuia din arhiva se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
Potrivit art. 80 din Codul de procedura fiscala evidentele contabile si fiscale ale exercitiului financiar in curs se pot pastra in perioada 1 - 25 a lunii urmatoare la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor in vederea intocmirii declaratiilor fiscale.
Legea nr. 82 / 1991 prevede o amenda contraventionala de la 300 lei la 4.000 lei pentru neindeplinirea obligatiilor privind pastrarea si arhivarea documentelor justificative si contabile.
Privind reconstituirea documentelor in contabilitate:
Conform Ordinul MEF nr. 3512 / 2008 privind documentele financiar-contabile , operatiunile economico-financiare, pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite. Documentele reconstituite conform urmatoarelor norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Daca pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala.
In cazurile in care se prevede prin reglementari speciale ca formularul original trebuie sa fie pastrat la alta unitate, atunci la inregistrarea in contabilitate este folosita copia documentului respectiv.
In cazul in care o persoana constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile va aduce la cunostinta conducatorului unitatii, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare. Conducatorului unitatii va intocmi un proces-verbal in termen de cel mult 3 zile, care va cuprinde:
- datele de identificare a documentului disparut;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Acest proces-verbal se va semna de catre:
- conducatorul unitatii;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
- persoana responsabila cu pastrarea documentului; si
- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.
Daca documentul a disparut din vina conducatorului unitatii, masurile de reconstituire se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie.
In cazul in care documentul disparut a fost intocmit de catre unitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.
Documentele de reconstituie in baza unui dosar de reconstituire, intocmit separat pentru fiecare caz, care contine urmatoarele:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.
In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. Unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
In conditiile in care un document a fost reconstituit, acesta va purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Totusi potrivit Ordinului MEF nr. 3512 / 2008 nu se pot reconstitui documente de cheltuieli nenominale (ex.: bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. Pagubele astfel create pot fi recuperate de la cei vinovati de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor.
Daca documentul pierdut, sustras sau distrus este chiar exemplarul original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat care poate fi:
- o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau
- o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.
Daca, dupa reconstituire, documentul original este gasit, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire.
In baza preverilor Ordinului MEF nr. 3512 / 2008 conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea inregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor intocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.
Va postez la documente utile 4 anexe obligatorii pentru reconstituire.
Sper ca v-am fost de folos!
O zi buna va doresc!
avocatnet.ro explicăm legislația
crystyna2000