UPDATE: Reducerea perioadei de arhivare a actelor contabile poate fi problematică. Specialiștii recomandă firmelor să facă o analiză înainte de a „curăța” arhiva de actele vechi

Conform Legii 36/2023, registrele obligatorii de contabilitate și documentele justificative trebuie arhivate numai cinci ani, începând din 15 ianuarie 2023. Asta în condițiile în care obligația de arhivare acoperea anterior o perioadă de zece ani.

Măsura este una de debirocratizare, potrivit inițiatorilor, în condițiile în care arhivarea timp de zece ani consumă resurse considerabile pentru companii. În plus, este amintit că autoritățile oricum au numai cinci ani la dispoziție pentru a controla datele fiscal-contabile arhivate de firme, astfel că păstrarea lor timp de zece ani este nejustificată.

Totuși, analizând măsura oficializată zilele trecute, specialiștii de la Schoenherr și Asociații SCA atenționează că aceasta poate aduce probleme companiilor. În esență, dacă arhivează actele contabile numai cinci ani, firmele riscă să rămână „descoperite” în cazul controalelor fiscale, deoarece este posibil ca autoritățile să demareze verificări după momentul la care expiră perioada obligatorie de păstrare a registrelor și a documentelor justificative.

Dacă o societate nu mai are documentele contabile pentru o perioadă anume din trecut, atunci autoritățile pot să stabilească creanțe bazându-se numai pe estimări. Astfel, deși reducerea perioadei de arhivare ar trebui să simplifice activitatea firmelor, acestea se văd nevoite să păstreze documentele contabile mai mult decât e necesar tocmai pentru a evita problemele în cazul unor controale fiscale.

„Măsura de modificare a Legii contabilității, dacă este implementată ca atare, va aduce o serie de probleme practice:

• în primul rând, conform Codului de procedură fiscală, dreptul organului fiscal de a stabili creanțe fiscale se prescrie în termen de cinci ani, cu excepția cazului în care legea dispune altfel. Acest termen începe să curgă de la data de 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală. Or, măsura privind arhivarea are în vedere un termen de cinci ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Deci, dacă va continua practica autorităților fiscale de a demara controale de fond cu puțin înainte de expirarea termenului de prescripție fiscală, ar putea exista cazul în care obligația de a asigura păstrarea/arhivarea datelor din contabilitate, a registrelor contabile obligatorii și a documentelor justificative să fi expirat deja;
  
  
• în al doilea rând, ca o excepție de la regula generală menționată mai sus, dreptul de a stabili creanțe fiscale se prescrie în termen de zece ani în cazul în care acestea rezultă din săvârșirea unei fapte prevăzute de legea penală. Acest termen curge de la data săvârșirii faptei ce constituie infracțiune, care este sancționată ca atare printr-o hotărâre judecătorească definitivă. În asemenea cazuri, în condițiile în care până la emiterea hotărârilor judecătorești pot trece câțiva ani, și în aceste cazuri putem fi în situația în care termenul în care contribuabilul a avut obligația de păstrare a documentelor să expire deja la data adoptării hotărârii judecătorești;
  
  
• în al treilea rând, Codul de procedură fiscală prevede cazuri de întrerupere a termenului de prescripție (de exemplu, data la care se depune o declarație rectificativă) sau de suspendare a termenului de prescripție (de exemplu, pe perioada cuprinsă între data începerii inspecției fiscale/verificării situației fiscale personale și data emiterii deciziei de impunere). Din nou, atâta vreme cât, din punct de vedere contabil, termenul de cinci ani este fix, contribuabilii se pot afla în situația când, din punct de vedere fiscal, organele fiscale au încă dreptul de a stabili creanțe fiscale, iar contribuabilii nu mai au obligația de a deține datele/registrele și documentele justificative.

Pe de altă parte, însă, tot în baza Codului de procedură fiscală, organele fiscale au dreptul de a stabili baza de impozitare și creanța fiscală aferentă prin estimarea rezonabilă a bazei de impozitare, folosind orice probă și mijloc de probă prevăzute de lege, ori de câte ori acestea nu pot determina situația fiscală corectă, precum cazul în care evidențele contabile sau fiscale ori declarațiile fiscale sau documentele și informațiile prezentate în cursul controlului fiscal nu există ori nu sunt puse la dispoziția organelor fiscale. Astfel, pentru a evita o estimare a creanțelor fiscale, contribuabilii vor fi, de fapt, puși în situația de a asigura păstrarea/arhivarea datelor din contabilitate, a registrelor contabile obligatorii și a documentelor justificative o perioadă mai lungă, având în vedere termenul de prescripție fiscală”, a explicat, pentru avocatnet.ro, Adriana Stoian, Head of tax la Schoenherr și Asociații SCA.

Așadar, plecând de la o intenție bună, parlamentarii au dat o măsură care poate să aducă probleme în practică pentru firme. Sau care să devină inutilă prin simplul fapt că firmele oricum vor arhiva actele contabile peste cinci ani pentru a evita problemele în caz de control fiscal.

„În general, măsura poate fi privită ca fiind binevenită, deoarece ar putea duce la reducerea volumului de documente ce trebuie păstrate/arhivate de un contribuabil la un moment dat, cu consecința reducerii costurilor aferente. Totuși, așa cum menționam anterior, la nivel practic, contribuabilii ar putea fi puși în poziția ca, deși nu mai sunt obligați, pentru a-și apăra poziția fiscală în fața organelor de inspecție fiscală, să continue să păstreze datele/documentele financiar-contabile pe o perioadă mai mare decât cea care este prevăzută în legea de modificare a Legii contabilității”, a spus specialista.

În acest context, Adriana Stoian recomandă companiilor să analizeze cu atenție, de la caz la caz, cât ar fi nevoie să arhiveze actele contabile, în funcție de efectele acestora în practică:

„Măsura este binevenită. Totuși, trebuie analizată cu prudență și în concordanță cu tranzacțiile fiecărei companii. Nu aș recomanda să începem să curățăm imediat din arhive tot ceea ce este mai vechi de cinci ani. Aceasta pentru că, din punct de vedere fiscal, termenul de prescripție începe să curgă de la data de 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală. Or, poate exista un decalaj între data întocmirii documentelor și data la care tranzacțiile la care acestea se referă își produc efectele și, prin urmare, să afecteze rezultatul fiscal.

Un exemplu simplu ar putea fi cazul mijloacelor fixe cu durata de amortizare mai mare de cinci ani: având în vedere prevederile Legii 36/2023, ar însemna că din anul șase de amortizare nu ar trebui să mai deținem documente justificative care să susțină data și valoarea de intrare a mijloacelor fixe în cauză, în timp ce amortizarea continuă să curgă pe toată durata de utilizare a acestora și, astfel, să afecteze impozitul pe profit de plată și după anul șase; însă anul șase poate fi analizat de autoritățile fiscale într-o perioadă de cinci ani, începând de la 1 iulie anul următor (1 iulie anul șapte).”

Pe deasupra, chiar și Guvernul atrăsese atenția parlamentarilor că vor da o măsură problematică. Într-un punct de vedere remis Parlamentului chiar cu câteva zile înainte de votul decisiv asupra Legii 36/2023, Executivul avertiza că modificarea va „face imposibilă determinarea corectă, de către organele de inspecție, a situației fiscale, întrucât contribuabilul nu va mai fi obligat să păstreze și să pună la dispoziție mare parte din documentele justificative care au stat la baza înregistrării în contabilitate și care au condus la cuantificarea impozitelor și taxelor datorate bugetului de stat.”

Așadar, cu toate că măsura permite înjumătățirea perioadei de păstrare a registrelor și documentelor justificative, companiile n-ar trebui să se grăbească să scape de cele care, cel puțin teoretic, par să fi devenit inutile.