Nu toata arhiva unei asociatii trebuie sa o pastrati. Ar fi si greu avand in vedere ca unele asociatii sunt foarte mari si nu dispun de spatii corespunzatoare.
Insa, conform legii, documentele de personal, inclusiv statele de salarii se pastreaza 50 de ani. Registrele şidocumentele justificative şi contabile: 10 ani.
Conform Ordinului 3512/ 2008, persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.
Locul pastrarii
Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.
Externalizarea serviciului de arhivare
Registrele şi documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiţii corespunzătoare. ªi în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare.
Unitatea care a încredinţat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înştiinţa organul fiscal teritorial de care aparţine despre această situaţie.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Economiei şi Finanţelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative şi contabile şi în alte locaţii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzător.
Termene de pastrare:
• statele de salarii : 50 de ani;
• registrelor şi a documentelor justificative şi contabile : 10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia:
a) facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.
Conform acestui articol persoana impozabilă trebuie să păstreze o situaţie a bunurilor de capital care fac obiectul ajustării taxei deductibile, care să permită controlul taxei deductibile şi al ajustărilor efectuate. Această situaţie trebuie păstrată pe o perioadă care începe în momentul la care taxa aferentă achiziţiei bunului de capital devine exigibilă şi se încheie la 5 ani după expirarea perioadei în care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte înregistrări, documente şi jurnale privind bunurile de capital trebuie păstrate pentru aceeaşi perioadă.
b) documentelor prevăzute mai jos care se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.
Notă de recepţie şi constatare de diferenţe Bon de primire în consignaţie Bon de predare, transfer, restituire Bon de consum Bon de consum (colectiv) Fişă limită de consum Dispoziţie de livrare Fişă de magazie Fişă de magazie (cu două unităţi de măsură) Listă de inventariere Listă de inventariere Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) Chitanţă Chitanţă pentru operaţiuni în valută Dispoziţie de plată/încasare către casierie Decont pentru operaţiuni în participaţie Ordin de deplasare (delegaţie) Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi internaţionale
Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale) Notă de debitare-creditare Extras de cont Borderou de primire a obiectelor în consignaţie Borderou de ieşire a obiectelor în consignaţie Jurnal privind operaţiuni diverse (pentru conturi sintetice) Fişă de cont pentru operaţiuni diverse Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei) Decizie de imputare Angajament de plată
c) documentelor financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani – se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Incetarea activitatii
În caz de încetare a activităţii persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.
Reguli generale de arhivare
Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:
- documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;
- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
- dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.
Eliminarea din arhiva
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.
avocatnet.ro explicăm legislația
tudorache_alyna 
cass4