arhivarea documentelor

Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.
Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare.
Registrele şi documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiţii corespunzătoare.
Răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare. Unitatea care a încredinţat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, trebuie să înştiinţeze organul fiscal teritorial de care aparţine despre această situaţie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra pe o perioadă de 5 ani cu începere de la momentul la care taxa aferentă achiziţiei devine exigibilă.

Documentele financiar-contabile prevăzute în anexa 4 la OMEF nr. 3.512/2008 privind documentele financiar contabile (de exemplu: NIR, bon de consum, fişă de magazie, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare către casierie, ordin de deplasare etc.), întocmite şi utilizate de aceste persoane se păstrează timp de 5 ani în arhiva unităţii, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.
Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
În caz de încetare a activităţii persoanelor, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie.

Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face cu respectarea următoarelor reguli generale:
- documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;
- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
- dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

Sancţiuni

Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice cu privire la păstrarea şi arhivarea documentelor justificative şi contabile, precum şi la reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se sancţionează în conformitate cu prevederile art. 41 alin. (1), pct. 2, lit. b) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu amendă de la 300 la 4.000 lei.

Informatii via – [ link extern ] /