Case de marcat: Autoritățile au venit cu mai multe noutăți pentru firme în primele luni ale anului

1. Perioadele de păstrare și arhivare pentru memoriile fiscale s-au redus. Memoriile fiscale ale caselor de marcat pot să păstreze date timp de doar cinci ani, iar memoriile înlocuite pot fi arhivate tot atâta timp, conform Legii 36/2023 (apărută în ianuarie). Asta înseamnă o înjumătățire a perioadelor prevăzute anterior de legislație. Măsura a venit în contextul în care s-a stabilit că registrele obligatorii de contabilitate și documentele justificative în baza cărora se fac înregistrările în contabilitate se arhivează numai cinci ani, nu zece.

2. S-a stabilit un termen clar pentru obligația de a emite factura la cererea clientului. Prin HG 355/2023 (apărută în aprilie),  autoritățile au introdus o clarificare importantă în regulile folosirii caselor de marcat - la cererea clientului, factura se eliberează obligatoriu numai la data eliberării bonului fiscal. Ulterior, nu mai putem vorbi de o obligativitate la eliberarea facturii.

3. S-a stabilit un termen clar și pentru obligația de completare a registrului special, când casa de marcat e defectă. Aceeași hotărâre de Guvern a adus și altă clarificare practică importantă pentru utilizatorii de case de marcat - aceea că prestatorii și comercianții trebuie să completeze registrul special până la finalul zilei de lucru.

4. Au venit, în sfârșit, informațiile tehnice pentru casele de marcat cu care vor fi dotate automatele comerciale. După ani de zile de consultări cu mediul de afaceri și ajustări la reglementările propuse, Guvernul a dat, tot prin HG 355/2023, informațiile tehnice necesare pentru a debloca activitatea de dotare cu case de marcat a automatelor comerciale. Cu această ocazie am căpătat și o informație nouă - inclusiv dispozitivele din spălătoriile cu autoservire, de mașini și de haine, trebuie dotate cu case de marcat speciale. Momentan, termenul-limită de dotare este 31 decembrie 2023.

5. Schimbări pentru distribuitorii de case de marcat. Luna aprilie a venit cu două acte normative importante pentru distribuitori. În primul rând, prin Ordinul Finanțelor 1.307/2023 s-a stabilit că autorizația pentru distribuirea caselor de marcat nu mai trebuie ștampilată, astfel că aceasta poate fi emisă firmelor și în format electronic. În al doilea rând, hotărârea de Guvern citată mai sus a stabilit că distribuitorii au două condiții noi de îndeplinit pentru autorizare - ambele țin de existența unui cazier curat pentru anumite persoane din firmă și pentru anumiți colaboratori.

6. Schimbări și pentru servisanții de case de marcat. Servisanții au căpătat, mai precis, noi reguli pe care trebuie să le respecte în privința propriilor tehnicieni, conform HG 355/2023. Printre altele, este vorba de o obligație de a avea o evidență a tehnicienilor, dar și de o restricție la angajarea acestora.