Tratamentul fiscal în cazul cheltuielilor cu teambuilding-ul: ce documente justificative trebuie să aibă angajatorul

Așa cum este menționat în articolul despre beneficiile extra-salariale, în funcție de scopul acestor activități, din punct de vedere al tratamentului fiscal, cheltuiala și TVA aferentă pot fi tratate în două moduri diferite:

1. Dacă scopul teambuilding-ului este activitatea de perfecționare a angajaților (tehnici de vânzare, management-ul timpului, introducere în contabilitate etc.), atunci contravaloarea acestor servicii de training nu se consideră avantaj în natură, ci cheltuială deductibilă la calculul de impozit pe profit. Din punct de vedere al TVA, persoană impozabilă are dreptul să deducă taxa aferentă achizițiilor, dacă acestea sunt destinate utilizării în folosul operațiunilor taxabile și există o legătură care poate fi justificată. Pentru justificarea deductibilității acestor servicii entitatea ar trebui să prezinte:

• necesitatea prestării acestor servicii în scopul activităților desfășurate;
• să existe un contract încheiat între părți în care să se menționeze serviciul referitor la cursurile de instruire;
• serviciile să fie efectiv prestate și justificate pe baza unor rapoarte sau procese verbale.

Compania trebuie să întocmească o documentație relevanță pentru a putea susține în față autorităților fiscale că teambuildingul a avut că scop dezvoltarea profesională:

• referate de aprobare;
• situații de la prestatorii de servicii de training cu programul activităților (cursuri, agenda cursului, programul activităților, numele lectorilor, diplome pentru participanți etc.)
• propuneri și aprobări de la managementul firmei;
• planuri de sprijinire a dezvoltării profesionale inițiate intern sau de la departamentele de HR.

Din punct de vedere contabil și fiscal, lectorul poate fi deopotrivă intern, cât și extern, iar documentele vor fi similare - poate cu o delimitare privind responsabilitatea întocmirii acestora.

2. Dacă scopul teambuilding-ului este cel de recreere (ieșiri în vederea creșterii socializării între membrii echipei și organizării de jocuri fără legătură cu perfecționarea profesională a angajaților), atunci tratamentul fiscal se schimbă și suma cheltuită de companie pentru fiecare angajat devine avantaj în natură. În această situație intervine obligația de a calcula, declara și plăti impozit pe venit din salarii, CAS și CASS pentru contravaloarea acestor servicii. Cheltuiala este deductibilă la calculul de impozit pe profit. Societatea își va deduce TVA doar în cazul în care activitatea este organizată cu scopul de a perfecționa angajații, altfel această nu se va deduce.

3. Dacă scopul este mixt, se va face o delimitare între partea de training și partea de recreere și se vor aplică separat tratamentele fiscale prezentate mai sus.

Documentele trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute de Ordinul MFP nr. 2634/2015 pentru a deveni justificative, în sensul că vor trebui să conțină informații clare atât referitoare la emitenții documentelor, cât și a beneficiarilor.

Este recomandat ca prevederi referitoare la activitățile de teambuilding să fie incluse și în regulamentul de organizare al companiei organizatoare și/sau în decizii interne cu privire la modul de organizare (număr de zile, condiții de decontare mese, număr și lista de participanți, scopul activităților etc.).