Care sunt implicațiile fiscale ale formării profesionale

Articol scris de Mihai Erculescu, Senior Tax Consultant Accace România

Formarea profesională a salariaților poate fi realizată prin participarea la cursuri organizate de către angajator sau de către furnizorii de servicii de formare profesională din țară ori din străinătate. Cheltuielile cu pregătirea profesională pot fi angajate fie direct de către societate de la furnizorul de servicii, fie indirect prin decontarea acestora către angajații care și-au plătit singuri cursurile. În ambele cazuri, tratamentul fiscal nu diferă, atâta timp cât documentația adusă ca justificare este specifică fiecărui caz în parte.

Din punct de vedere al impozitului pe profit

Cheltuielile cu formarea profesională a angajaților sunt deductibile la calculul impozitului pe profit, dacă acestea sunt efectuate de persoana juridică în scopul desfășurării activității economice.

Pe lângă costurile cu pregătirea profesională, angajatorii au dreptul să își deducă și cheltuielile de deplasare pentru participarea la cursurile/stagiile angajaților, dacă acestea se desfășoară în altă localitate decât cea în care salariații își au locul de muncă.

Pentru a dovedi că aceste cheltuieli sunt efectuate în scopul desfășurării activității economice a societății care le suportă, pregătirea profesională trebuie să fie făcută în aria de activitate a companiei și/sau a departamentului din care angajații fac parte. De asemenea, acordarea de formare profesională trebuie specificată în contactul de muncă sau în regulamentul intern al angajatorului.

Dacă pregătirea profesională are legătură cu activitatea angajatului în societate, contravaloarea cursului și a celorlalte cheltuieli legate de desfășurarea acestuia vor putea fi considerate cheltuielile deductibile pe baza de decont, chiar dacă respectivele documente sunt emise pe numele angajatului.

Cu toate acestea, în cazul în care pregătirea profesională a fost achitată de către angajat, este recomandabil că acesta să ceară factură pe numele firmei angajatoare pentru a evita orice alte discuții ulterioare cu autoritățile fiscale legate de deductibilitatea cheltuielilor.

Pentru ca aceste cheltuieli să fie considerate deductibile, vor fi necesare atât documente justificative, precum facturi, chitanțe, bonuri fiscale, ordine de deplasare, cât și documente care să ateste că pregătirea profesională corespunde cu activitatea economică desfășurată de societate.

Din punct de vedere al TVA

În cazul în care achizițiile de servicii de formare profesională au TVA, aceasta poate fi dedusă dacă se face dovada clară că achizițiile sunt destinate utilizării în folosul operațiunilor prevăzute în Codul Fiscal. Dreptul de deducere face parte integrantă din mecanismul TVA și, în principiu, nu poate fi limitat. Acest drept se exercită pentru toată taxa aferentă operațiunilor efectuate în amonte. 

Pentru a beneficia de dreptul de deducere trebuie îndeplinite, în primul rând, condițiile de fond: pe de o parte, cel interesat să fie o persoană impozabilă din punct de vedere TVA și, pe de altă parte, serviciile invocate pentru a justifica acest drept să fie utilizate în aval de persoana impozabilă în scopul operațiunilor precizate în Codul Fiscal, iar în amonte, aceste bunuri sau servicii să fie furnizate de o altă persoană impozabilă.

Cum am precizat anterior, contribuabilul trebuie să aducă dovezi că pregătirea profesională a angajaților este realizată pentru desfășurarea de operațiuni impozabile sau scutite, dar cu drept de deducere, după cum prevede Codul Fiscal.

În cazul în care pregătirea profesională a fost achitată de către angajat, este obligatoriu ca acesta să ceară factură pe numele firmei angajatoare, astfel încât să își poată exercită dreptul de deducere. 

Din punct de vedere al taxelor salariale

Cheltuielile efectuate de angajatori pentru perfecționarea și formarea profesională a angajaților nu sunt considerate venituri impozabile din punctul de vedere ale impozitului pe salarii și al contribuțiilor sociale, dacă această formare este legată de activitatea desfășurată de persoanele respective pentru angajator, precum și de activitatea desfășurată de societate.

Pe perioada desfășurării programelor de formare profesională finanțate de angajatori, salariații primesc drepturile salariale stabilite potrivit contractului individual de muncă pentru program normal de lucru.

Companiile trebuie să justifice scopul acestor costuri prin diverse documente: decizie administrator privind organizarea unei acțiuni de perfecționare a salariaților, referat privind activitatea desfășurată, cursuri, programul activităților, lista participanților etc.

Pentru a corela pregătirea cu poziția ocupată de angajat în cadrul companiei, trebuie că activitatea desfășurată de acesta să rezulte din fișa postului.

Pregătirea profesională este întâlnită tot mai frecvent în planul de beneficii pe care angajatorii îl oferă. Această este de multe ori preferată de angajați în locul altor avantaje, întrucât este văzută ca un beneficiu pe termen lung. De asemenea, planurile de pregătire profesională cântăresc tot mai mult când vine vorba de diferențierea angajatorilor de top. 

Acest articol face parte dintr-o campanie informativă avocatnet.ro pe tema formării profesionale în cadrul relațiilor de muncă, în care ne-am propus, cu ajutorul specialiștilor, să abordăm aspecte teoretice și practice importante pentru firme și angajații acestora. Toate materialele din această serie pot fi citite aici.