e-Factura: În cazul facturilor din deplasările salariaților, firmele trebuie să-și modifice procedurile interne

Dacă, în prezent, este o practică obișnuită ca anumite facturi din deplasări să fie emise pe numele salariaților și apoi să fie prezentate, pentru decontare, la angajatori, acest lucru va trebui să se schimbe începând din 2024.

În primul rând, facturile pentru decontare vor trebui emise direct pe numele firmei, pentru a putea fi încărcate în e-Factura, și apoi trimise în Spațiul Privat Virtual (SPV). În al doilea rând, angajatorii vor trebui să descarce aceste facturi direct din SPV.

„E clar că și pe partea aceasta cu deconturile cu angajații vor trebui făcute anumite modificări în procedurile [interne] actuale. În sensul că... dacă un angajat se duce la un hotel și se cazează acolo și primește o factură pe numele companiei, PDF-ul nu va mai avea nicio valoare din iulie 2024. Va trebui să descărcați factura primită de la hotel prin SPV și, apoi, să stabiliți intern o procedură - o verificare încrucișată între exemplarul fizic pe care, poate, îl aduce angajatul și XML-ul pe care-l aveți în sistem. Va trebui actualizată procedura pe partea de deconturi”, a atenționat, la un webinar recent, Alexandru Stancu, Manager senior la Deloitte România.

„Aici trebuie văzut, pentru că, într-adevăr, dacă ele continuă să fie emise pe numele salariatului, tehnic, asta nu prea permite transmiterea lor. Dar, cu toate acestea, ele sunt facturi valabile pe care vi le înregistrați în contabilitate. (...) Apropo de situațiile cu deconturi de deplasare, unde, într-adevăr, facturile pot să fie întocmite și pe numele salariatului... sunt multe situații particulare care vor trebui analizate și putem să vă spunem că, din discuțiile de până acum, sunt multe situații care nu sunt clarificate din cauza aspectelor tehnice privind conversia și transmiterea facturilor în e-Factura. Aceste facturi de deplasare sunt o situație”, a explicat, pe această temă, la un alt eveniment, Adina Vizoli, Director în cadrul PwC România.

Așadar, angajatorii ar trebui să analizeze practicile lor actuale privind facturile aduse de salariați și să le modifice în așa fel încât aceste documente să poată fi transmise în e-Factura și apoi descărcate.

În prezent și până la 31 decembrie 2023, folosirea e-Factura este obligatorie în relația B2B numai pentru bunuri cu risc fiscal ridicat. De la 1 ianuarie 2024, obligația va fi extinsă pentru a acoperi toate operațiunile din relația B2B, conform Legii 296/2023. Mai întâi, firmele vor folosi e-Factura în paralel cu regulile tradiționale de facturare, până la 30 iunie 2024, iar de la 1 iulie 2024 e-Factura va deveni unicul canal de transmitere a facturilor către destinatari.