avocatnet.ro 
Legea nr. 361/2022 stabilește o serie de măsuri destinate protecției celor care atrag atenția asupra unor nereguli întâlnite într-o companie, ce au devenit aplicabile companiilor cu peste 250 de angajați încă de la momentul intrării în vigoare a acestei legi - 22 decembrie 2022 -, iar pentru companiile care au între 50 și 249 de angajați noile obligații se aplică din 17 decembrie 2023.
Una dintre cele mai importante obligații pe care le au angajatorii este aceea de a avea canale interne de raportare pe care avertizorii să le poată folosi ca să raporteze încălcările legii. În accepțiunea Legii nr. 361/2022, raportarea este comunicarea făcută de avertizor, fie scris, fie oral, de informații privind orice faptă ce reprezintă o încălcare a legii. Un tip de raportare este cea internă, care se realizează prin „mijloacele puse la dispoziție de autoritățile, instituțiile publice, persoanele juridice de drept public, precum și de persoanele juridice de drept privat pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare”.
Raportarea internă este, de fapt, regula, cu toate că legea îi recunoaște avertizorului dreptul de a alege între canalul intern de raportare și cel extern în anumite condiții. De raportarea internă, Legea avertizorilor leagă un întreg ansamblu de obligații pentru entitățile vizate - adică autorități, instituții publice, persoane juridice de drept public sau privat (iar în această din urmă categorie intră și ONG-urile, dar și societăți de avocatură, de exemplu, care sunt constituite ca SPARL-uri). Iar cei care sunt obligați prin lege să aibă canale interne de raportare și nu le au riscă amenzi între 3.000 și 30.000 de lei. Totodată, angajatorii trebuie să informeze angajații despre existența și accesibilitatea canalelor de raportare.
Atenție! Nu au obligația de a avea un atare canal intern de raportare angajatorii privați cu mai puțin de 50 de angajați, potrivit Legii 361/2022.
„Autoritățile, instituțiile publice, alte persoane juridice de drept public, indiferent de numărul de angajați, precum și persoanele juridice de drept privat care au cel puțin 50 de angajați, au obligația de a identifica sau institui canale interne de raportare și de a stabili proceduri de raportare internă și pentru efectuarea de acțiuni subsecvente (...) Obligația de identificare sau de instituire a canalelor interne de raportare, de stabilire a procedurilor de raportare internă și de efectuare de acțiuni subsecvente stabilite de către autoritățile și instituțiile publice se aplică și structurilor fără personalitate juridică ale acestora, care au cel puțin 50 de angajați”, scrie în lege.
Companiile trebuie să stabilească proceduri care să includă:
a) metode de primire a raportărilor care să protejeze confidențialitatea identității avertizorului;
b) confirmarea primirii raportării în termen de șapte zile de la primire;
c) desemnarea unei persoane sau a unui compartiment cu atribuții în managementul raportărilor;
d) realizarea acțiunilor subsecvente cu diligență;
e) informarea avertizorului despre stadiul acțiunilor subsecvente în termen de trei luni de la confirmarea de primire;
f) informarea conducătorilor companiei despre soluționarea raportării;
g) furnizarea de informații despre procedurile de raportare externă;
h) informarea avertizorului despre modul de soluționare a raportării.
De asemenea, companiile trebuie să stabilească condiții în care o raportare poate fi clasată (adică respinsă) și să comunice acest lucru avertizorului. De asemenea, trebuie să țină evidența tuturor raportărilor într-un registru electronic și să păstreze raportările pentru o perioadă de cinci ani. Odată făcută o raportare, trebuie să se mențină confidențialitatea identității avertizorului și să nu se dezvăluie informații care ar permite identificarea acestuia.
O prevedere ce poate ajuta companiile mai mici să gestioneze resursele necesare ca să respecte cerințele legii: legea stabilește că persoanele juridice de drept privat care au între 50 și 249 de angajați se pot grupa și pot utiliza sau partaja resurse în ceea ce privește primirea raportărilor referitoare la încălcări ale legii și în ceea ce privește acțiunile subsecvente.
La pachet cu obligația de a avea acest canal intern de raportare vine și obligația de a desemna o persoană, un compartiment sau un terț „cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independent în exercitarea acestor atribuții”.
„Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe pagina de internet a instituției și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil. Angajatorul trebuie să se asigure că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil”, prevede legea.
În afară de necesitatea de a avea acest responsabil, la fel de important e ca toate companiile vizate de obligația de a avea un canal intern de raportare și toate entitățile publice să pună la punct modalitatea în care vor primi raportări ce asigură confidențialitatea avertizorului și a oricărei terțe părți menționate în raportare și care împiedică accesul neautorizat. Pentru încălcarea acestei obligații avem o amendă între 4.000 și 40.000 de lei.
hr.celco