Ești obligat să ai un canal intern de raportare? Ce trebuie să știi despre înființarea sa

Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public (Legea Whistleblower) stabilește cadrul legal pentru protejarea persoanelor care raportează încălcări ale legii, prin intermediul canalelor interne și externe de raportare. Canalul intern de raportare se referă la mijloacele puse la dispoziție de autorități și instituții publice, persoane juridice de drept public și persoane juridice de drept privat pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii. 

Cine? Au obligația de a avea un canal intern de raportare toate autoritățile și instituțiile publice (indiferent de numărul de angajați), precum și angajatorii privați cu cel puțin de 50 de angajați, potrivit Legii 361/2022. Entitățile care au între 50 și 249 pot opta pentru gruparea resurselor în ceea ce privește primirea raportărilor și acțiunile subsecvente. De asemenea, se pot grupa UAT-urile cu mai puțin de 10.000 de locuitori sau cu mai puțin de 50 de lucrători.

Atenție! Pentru încălcarea acestei obligații avem o amendă între 4.000 și 40.000 de lei. 

Avantajele unui canal intern de raportare, chiar și în ipoteza în care legea nu te obligă să ai unul:

• „Instituirea unor canale interne de raportare eficiente creează un mediu de lucru sigur și de încredere. Totodată, ar putea limita efectele negative pe care entitatea le-ar putea resimți în urma unor încălcări ale legii în activitatea obișnuită. Pe termen lung, beneficiile se reflectă în crearea unei  culturi organizaționale orientate spre protejarea valorilor morale și etice, ceea ce reprezintă și un factor important de transparență și responsabilitate” (PwC România).
  
  
• Chiar dacă nu este obligatoriu, implementarea unui canal intern poate ajuta organizația să se conformeze cu bunele practici internaționale și europene, reducând riscul de sancțiuni viitoare în cazul unor modificări legislative. 
  
  
• Identificarea rapidă a fraudelor sau a altor activități ilegale poate economisi resurse financiare semnificative, evitând costurile asociate litigiilor, amenzilor sau pierderilor financiare directe.

• „Implementează un canal eficient și credibil pentru raportare internă, în care angajații sau partenerii de afaceri să aibă încredere, inclusiv dacă te numeri printre cei care nu sunt obligați să-l aibă conform legii. O raportare externă poate ajunge să prejudicieze business-ul.

  Recomandarea este ca persoana desemnată, fie că e o persoană, un compartiment, un terț (...) să fie o structură care cu adevărat (1) poate să investigheze și (2) să remedieze. Dacă pun într-o companie mică responsabil omul de la HR, care este total subordonat conducerii companiei și nu are un cuvânt de spus (...) sau pe cineva care mi se pare că n-are prea multă treabă de făcut și îi mai dau astfel un job... Genul acesta de canal de raportare s-ar putea să genereze o problemă de încredere și, mai degrabă, să ducă la niște raportări externe”, spunea recent Adriana Radu - Avocat Partener | Radu Opriș SPARL.

• O organizație care promovează transparența și etica prin implementarea unui canal intern de raportare își îmbunătățește imaginea publică și câștigă încrederea clienților, partenerilor și investitorilor. Abordarea proactivă a problemelor interne prin raportări poate preveni expunerea negativă în media și poate gestiona eficient crizele de imagine.

Legea detaliază procedurile de raportare internă, incluzând elementele esențiale pe care acestea trebuie să le cuprindă​:

1. Confidențialitatea: Asigurarea protecției confidențialității identității avertizorului și a părților terțe menționate în raportare, împiedicând accesul neautorizat la informații.
2. Confirmarea primirii: Transmiterea unei confirmări a primirii raportării în termen de cel mult șapte zile calendaristice.
3. Responsabilul: Desemnarea unei persoane, compartiment sau terț cu atribuții clare în primirea, înregistrarea, examinarea și soluționarea raportărilor (Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe pagina de internet a instituției și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil. Angajatorul trebuie să se asigure că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil).
4. Diligența: Efectuarea cu diligență a acțiunilor subsecvente de către persoana desemnată.
5. Informarea avertizorului: Informarea avertizorului cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente în termen de cel mult trei luni de la confirmarea primirii raportării.
6. Soluționarea raportărilor: Informarea conducerii autorităților și instituțiilor publice, precum și a persoanelor juridice de drept privat, cu privire la soluționarea raportării.

E destul de clar că entitățile obligate trebuie să aibă o procedură scrisă, bine pusă la punct privind funcționarea acestui canal intern de raportare. Procedura  trebuie să plece de la premisa că se aplică tuturor angajaților, colaboratorilor, subcontractanților și altor persoane care au legături profesionale cu entitatea în discuție. Raportările pot fi făcute în scris (pe hârtie sau electronic), verbal (prin telefon sau mesagerie vocală) și prin întâlniri față în față. Toate raportările vor fi tratate confidențial, iar identitatea avertizorului nu va fi dezvăluită fără consimțământul acestuia, cu excepția cazurilor prevăzute de lege.

Avertizorul depune raportarea prin intermediul canalelor specificate, furnizând informațiile necesare (nume, date de contact, contextul profesional, descrierea faptelor), iar entitatea confirmă primirea raportării în termen de cel mult șapte zile calendaristice de la recepționarea acesteia. Apoi, responsabilul desemnat efectuează o evaluare preliminară pentru a determina dacă raportarea conține informații suficiente și dacă intră în domeniul de aplicare al procedurii. Dacă raportarea este validă, se demarează o investigație detaliată, asigurându-se confidențialitatea și imparțialitatea procesului. 

Mai departe, pe baza rezultatelor investigației, organizația ia măsurile necesare pentru remedierea încălcărilor și prevenirea unor situații similare în viitor, iar avertizorul este informat cu privire la stadiul investigației și la măsurile luate, în termen de cel mult trei luni de la confirmarea primirii raportării. 

Nu trebuie uitat că toate raportările sunt înscrise într-un registru electronic, care include data primirii, numele și datele de contact ale avertizorului, obiectul raportării și modalitatea de soluționare. Raportările și documentele aferente sunt păstrate timp de cinci ani, respectând cerințele privind confidențialitatea.