e-Factura: Ce ar trebui să știe asociaţiile de proprietari care folosesc sau care ar putea folosi sistemul

Sistemul e-Factura este gândit, în primul rând, pentru a simplifica modul de transmitere al facturilor între persoanele juridice. Platforma oferă, practic, două funcţii:

1. transmiterea unei facturi emise de către persoana juridică (în cazul nostru, asociaţia de proprietari);
2. recepţionarea unei facturi emise de un furnizor (de exemplu: factură de apă, energie electrică, termoficare etc.).

Asociaţia de proprietari poate emite două tipuri de facturi:

1. facturi aferente costurilor de întreţinere (inclusiv fonduri sau penalizări) emise către proprietari;
2. facturi pentru activităţi economie (de exemplu: chirie spaţiu, banner publicitar, găzduire antene telefonie etc.).
   
   

Facturile aferente costurilor de întreţinere

Conform unui răspuns dat de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), asociaţiile de proprietari nu au obligația să emită facturi pentru costurile de întreţinere (documentul justificativ este "lista de plată").

Având în vedere că firmele sunt obişnuite să primească factură pentru decontarea unei cheltuieli, de multe ori asociaţiile de proprietari primesc solicitări de a emite facturi pentru sumele din lista de plată.

Nu am găsit nici o bază legală care să „interzică” asociaţiei să emită astfel de facturi. Deci, asociaţia de proprietari poate să emită facturi proprietarilor, deşi nu este este obligatoriu.

În cazul în care se optează pentru emiterea unei facturi fiscale aferente cotelor de întreţinere, factura se va emite către proprietar, nu către chiriaş. Asociaţia nu are nici un fel de relaţie contractuală cu chiriaşul, aşa încât să fie justificată emiterea unei astfel de facturi (contractul de închiriere este cu proprietarul, nu cu asociaţia).

În situaţia în care se emite o astfel de factură, data facturii trebuie să fie data de afişare a listei de plată. Dacă din orice motiv (de exemplu: proprietarul nu a solicitat acest lucru) s-a omis emiterea facturii la data afişării listei, având în vedere că emiterea acestui tip de factură este opţională, asociaţia nu va emite ulterior factura (ar însemna să aibă o altă dată şi un alt termen scadent faţă de lista de plată afişată).

Dacă a emis o astfel de factură în mod eronat (de exemplu: au rămas din greşeală datele de facturare ale vechiului proprietar), asociaţia este obligată să o storneze (nu şi să emită una nouă pentru alt proprietar).

Legat de transmiterea facturilor de mai sus în e-Factura: dacă asociaţia optează să emită astfel de facturi, recomandarea noastră este să le încarce şi în e-Factura. Scopul este să uşurăm transmiterea facturilor către persoanele juridice şi să oferim firmelor care sunt proprietari exact acelaşi gen de documente ca în relaţia cu alte persoane juridice (să nu fie nevoie să justifice, la un eventual control, de ce facturile de la asociaţie nu sunt preluate din e-Factura, să invoce excepţii etc.).

Facturile pentru activităţi economice

După cum reiese şi din răspunsul ANAF citat mai sus, în situaţia în care asociaţia de proprietari prestează activităţi economice (de exemplu: închiriere spaţiu, banner etc.), aceasta este obligată să emită factură fiscală şi să o transmită în e-Factura (dacă este emisă către o persoană juridică)

Preluarea facturilor din e-Factura

După cum spuneam, scopul sistemului este să uşureze transferul facturilor între persoanele juridice, adică şi între asociaţia de propretari şi furnizorii ei.

Chiar dacă sancţiunile principale legate de lipsa facturilor în format XML nu sunt relevante pentru asociaţiile de proprietari (nu îşi „deduc” cheltuieli) sau chiar dacă furnizorii vor trimite în continuare facturile ca până acum, ideea este ca furnizorii să poată relaţiona cu asociaţiile la fel cum interacționează celelalte persoane juridice (să nu fie puşi în situaţia de a trata diferit această categorie de clienţi).

Prin urmare, recomandarea noastră ar fi ca asociaţiile să utilizeze opţiunea de preluare a facturilor din e-Factura, chiar dacă n-ar fi obligatorie pentru ele.

Atât transmiterea, cât şi preluarea facturilor din e-Factura reprezintă un beneficiu atât pentru asociaţie cât şi pentru furnizor sau client.