Utilizarea e-mailului profesional și concedierea angajatului care l-a utilizat altfel decât a intenționat angajatorul

„Abaterea disciplinară este o faptă în legătură cu munca şi care constă într-o acţiune sau inacţiune săvârşită cu vinovăţie de către salariat, prin care acesta a încălcat normele legale, regulamentul intern, contractul individual de muncă sau contractul colectiv de muncă aplicabil, ordinele şi dispoziţiile legale ale conducătorilor ierarhici”, prevede Codul muncii, abaterile disciplinare regăsindu-se enumerate în principal în regulamentele interne, precum și în diverse alte anexe pe care aceste regulamente le dobândesc de-a lungul timpului în anumite contexte (politici privind protecția datelor, de pildă).

Acum ceva vreme, scriam despre recomandarea unui specialist ca anajatorii să fie cât mai „darnici” în regulamentul intern în privința listei de abateri disciplinare și să specifice cât mai multe fapte pe care ar putea să le sancționeze ca abateri disciplinare. Riscul unor prevederi prea vagi, nedetaliate sau al unor aspecte care să nu fie deloc prinse în listă este să nu poată încadra o faptă ca abatere disciplinară, deși în mod obiectiv ea ar fi una și să nu poată aplica sancțiuni.

Politica internă privind utilizarea acceptabilă a resurselor sau privind securitatea informației nu ar trebui să lipsească din nicio firmă și din nicio instituție/autoritate publică, întrucât majoritatea oferă angajaților lucruri pe care angajații le pot folosi nu doar în scop profesional, ci și personal - telefoane, mașini sau laptopuri cu care pleacă acasă. O greșeală pe care o fac companiile când construiesc aceste politici e să interzică în mod absolut folosirea acelor lucruri în alt scop decât profesional, explica un specialist pentru avocatnet.ro cu altă ocazie, referindu-se în special la protecția datelor și a informațiilor cu caracter confidențial. Însă orice abordare ar avea angajatorul în privința utilizării resurselor companiei, ideal ar fi să fie cât de specifică se poate. 

E-mailul profesional este o resursă și un instrument pus la dispoziție de angajator, pe care ar trebui să circule aproape în mod exclusiv informații cu caracter profesional. Cu toate acestea, elementul „viață privată” există și își face simțită prezența și la locul de muncă, fiind recunoscut dreptul angajaților la respectarea vieții private în mediul profesional. 

Utilizarea e-mailului profesional sau a unui canal de conversație intern poate ajunge destul de ușor să fie „deturnată” de la scopul profesional: ocazional, angajații conversează între ei folosind aceste instrumente nu doar pe teme legate de muncă, ci și pe chestiuni ce țin de viața lor personală. Speța redată mai jos, deși nu este din România, este la fel de relevantă și la noi pentru că punctează atât importanța ce trebuie acordată abaterilor disciplinare, concedierii disciplinare, dar și politicii de utilizare a resurselor companiei:

O agenție de asigurări de sănătate de stat din Franța concedia o angajată pentru o abatere gravă la locul de muncă, respectiv pentru că a trimis colegilor ei mesaje cu caracter rasist și xenofob prin intermediul căsuței sale de e-mail profesionale. Angajatorul a descoperit aceste mesaje din greșeală, după ce unul dintre destinatari le-a trimis eronat. O investigație internă a dezvăluit că astfel de mesaje aveau caracter repetat, inclusiv un ultim e-mail redactat sub forma unui poem ofensator, însoțit de imagini cu conotații rasiste și xenofobe. În urma concedierii, angajata a contestat decizia în fața tribunalului de muncă, susținând că faptele invocate țineau de sfera viații sale private.

Curtea de Apel i-a dat dreptate, considerând că mesajele, deși rasiste și xenofobe, erau private și nu destinate publicului - mai exact, mesajele erau doar între colegi, dar folosind e-mailul de serviciu. De asemenea, Curtea a argumentat că, în contextul atribuțiilor sale, angajata avea dreptul de a-și exprima opiniile în mod privat, atâta timp cât nu făcea comentarii rasiste sau xenofobe în timpul activității profesionale, în relația cu publicul, mai exact.

Angajatorul a făcut recurs la Curtea de Casație, dar recursul a fost respins. Curtea de Casație a reiterat principiul conform căruia aspecte din viața personală a unui angajat nu pot justificca, în principiu, o concediere disciplinară, cu excepția cazului în care aceasta constituie o încălcare a obligațiilor care decurg din raportul de muncă. Curtea de Casație a confirmat că mesajele problematice erau parte din conversații private dintre angajați și nu erau destinate să devină publice. De asemenea, Curtea a subliniat că angajatorul nu a demonstrat că mesajele ar fi avut un impact asupra muncii angajatei sau asupra relațiilor cu colegii și persoanele ce intrau în contact cu agenția, nici că ar fi afectat în vreun fel reputația agenției.

Cu toate că regulamentul intern interzicea folosirea echipamentelor companiei în scopuri personale fără autorizare prealabilă, utilizarea e-mailului de serviciu pentru mesaje private nu a fost considerată abuzivă în acest caz, având în vedere numărul redus de mesaje trimise. Mai exact, regulamentul intern interzicea abuzul de această practică, dar în cazul angajatei fusese vorba de doar 9 e-mailuri în decurs de aproape un an. 

În acest caz, angajatorul nu a invocat argumente suficiente pentru a justifica concedierea pe baza încălcării obligațiilor contractuale, ceea ce a dus la repunerea angajatei în drepturile sale.