Interviu: De ce e util auditul intern, indiferent dacă o firmă e obligată să aibă această funcție sau nu, și ce riscuri există, dincolo de amenzi

Specialiștii de la NOA avertizau de curând că firmele fără funcția de audit intern sunt raportate la ASPAAS (Autoritatea pentru Supravegherea Publică a Activităţii de Audit Statutar, care e în subordinea Ministerului Finanțelor) și că e posibil să vedem controale pe această temă. Din acest motiv, am discutat despre subiect cu Grigore Constantinescu, Internal Audit Partner la NOA, pentru a reaminti importanța auditului intern.

1. De ce este necesar auditul intern? În ce fel ajută auditul intern companiile?

Grigore Constantinescu: „Scopul auditului intern este de a furniza o evaluare independentă a managementului riscului, de a analiza controalele interne existente și procesele de conducere în cadrul societăților auditate, prin identificarea riscurilor existente și posibile, precum și modul prin care acestea sunt monitorizate. Auditul intern acoperă o arie largă de revizuiri și evaluări, în funcție de riscurile identificate. Astfel, auditul intern aduce beneficii organizației prin sprijinul oferit managementului pentru identificarea, evaluarea și gestionarea riscurilor, precum și prin optimizarea proceselor și a controalelor în activitățile societăților. Unul dintre beneficiile principale ale auditului intern este reprezentat de evaluarea obiectivă și independentă a activităților societății auditate, oferind valoare adăugată prin îmbunătățirea proceselor. Întregul proces de audit intern trebuie realizat de o persoană care are capacitatea de a rămâne obiectivă și independentă pe tot parcursul auditului, astfel încât rezultatele finale să reflecte realitatea.”

2. Care sunt, în linii mari, societățile obligate să aibă funcția de audit intern?

Grigore Constantinescu: „Potrivit art. 65 alin. (7) din Legea 162/2017, entitățile ale căror situații financiare anuale sunt supuse auditului statutar (respectiv entitățile de interes public definite conform art. 2 pct. 12 din Legea 162/2017 și entitățile care îndeplinesc criteriile de mărime pentru auditare) sunt obligate să organizeze și să asigure exercitarea activității de audit intern. Totodată, pentru entitățile de interes public există obligația organizării unui comitet de audit, conform legii. Obligația de auditare a situațiilor financiare se aplică entităților care timp de două exerciții consecutive depășesc două dintre criteriile: totalul activelor - 16 milioane lei; cifra de afaceri netă - 32 milioane lei; numărul mediu de angajați - 50. Subliniem faptul că, potrivit art. 44 din Legea nr. 162/2017, constituie contravenție nerespectarea cerințelor privind organizarea activității de audit intern și a comitetului de audit, și se sancționează cu amendă de la 50.000 la 100.000 lei.”

3. În ce constau principalele obligații pe care le are o companie, atunci când vine vorba de audit intern?

Grigore Constantinescu: „Conform OUG 75/1999, responsabilii pentru organizarea activității de audit intern, coordonarea angajamentelor și semnarea rapoartelor de audit intern trebuie să aibă calitatea de auditor financiar activ. De asemenea, poziționarea auditului intern (externalizat sau nu) în organigramă trebuie să asigure respectarea principiilor fundamentale ale eticii profesionale corespunzătoare, precum: independență, obiectivitate, integritate și competență. Pe parcursul întregii misiuni de audit trebuie să existe o comunicare clară și eficientă, atât din partea responsabililor de proces, prin transmiterea informațiilor complete în timp util, cât și din partea echipei de audit intern, cu privire la constatările și concluziile preliminare ale raportului.”

4. Care ar fi pașii majori de urmat pentru o societate care tocmai a aflat că trebuie să aibă funcția de audit intern?

Grigore Constantinescu: „În primă fază, este necesar să se ia o decizie: dacă se optează pentru stabilirea unui departament intern coordonat de către un auditor certificat de CAFR (Camera Auditorilor Financiari din România - n. red.) sau pentru externalizarea funcției către o companie de audit abilitată. Ulterior, în vederea poziționării auditului intern în cadrul unei societăți, trebuie elaborate carta auditului intern și manualul auditului intern. Acestea descriu termenii de referință ai funcției de audit intern prin definirea scopului, autorității și responsabilității acestuia. Planificarea auditului intern presupune evaluarea riscurilor la nivelul întregii societăți în vederea stabilirii planului multianual de misiuni de audit intern, ca ulterior acesta să fie transpus în planuri anuale de audit intern care să conțină misiuni nișate și bine definite, în vederea analizării în amănunt a activităților cu risc potențial ridicat.

Misiunile de audit intern se realizează în baza planului anual. Inițierea unei misiuni presupune identificarea persoanelor responsabile cu activitatea respectivă și stabilirea unui «kick-off meeting». După acesta, se derulează etapa de verificări, care presupune teste de controale și teste de detaliu. Fiecare misiune de audit intern se încheie printr-un raport de audit intern specific pentru procesul analizat, care cuprinde concluziile și constatările detaliate pe fiecare obiectiv agreat la începutul derulării misiunii. Pentru a maximiza «input-ul» oferit de activitatea de audit intern, se realizează cu recurență urmărirea modului de implementare a recomandărilor prin acțiuni de «follow-up» permanente.”

5. Ce riscă societățile dacă n-au funcția de audit intern, dincolo de aplicarea amenzilor prevăzute de legislație?

Grigore Constantinescu: „Dacă nu există stabilită funcția de audit intern, managementul societății poate să omită evaluarea și îmbunătățirea procesului de gestiune a riscurilor, analiza eficienței proceselor și optimizarea controalelor aferente. Astfel, există riscul de a nu analiza controalele interne, existența acestora și adecvarea la activitățile curente, putând apărea situații de lipsă de control sau, dimpotrivă, supracontrol. De asemenea, în absența unei funcții mature de audit intern există riscul de a nu avea o imagine independentă, obiectivă și completă asupra întregii societăți.”

6. Ce poate face în avans o companie pentru a identifica rapid momentul în care devine obligată să aibă funcția de audit intern?

Grigore Constantinescu: „Identificarea situației în care societățile sunt obligate să aibă funcția de audit intern este relativ ușoară, aceasta fiind direct corelată cu obligativitatea respectivei societăți de a avea audit statutar. Astfel, dacă societatea este în prezent auditată statutar (urmare a modului de organizare, a faptului că este entitate publică sau a îndeplinirii criteriilor de mărime), trebuie numaidecât să implementeze și funcția de audit intern.

Dacă nu este încă auditată statutar, compania trebuie să urmărească evoluția celor trei indicatori de mărime (total active, cifră de afaceri, număr mediu de angajați). După ce două din trei criterii depășesc pragul specificat de lege în primul an, acestea trebuie urmărite mai atent în al doilea an, iar dacă pe parcursul anului se estimează că vor depăși pragul legal, trebuie demarat procesul de stabilire a funcției de audit intern până la finalizarea anului financiar respectiv. Trebuie procedat astfel încât până la finalul anului al doilea de depășire a pragurilor legale funcția de audit intern să fie stabilită, pentru că, începând cu anul doi, situațiile financiare vor trebui să fie auditate statutar.”

7. Funcția de audit intern poate fi utilă și la companiile care NU sunt obligate să o aibă?

Grigore Constantinescu: „În mod cert, da. Funcția de audit intern este utilă oricărei companii, indiferent de obligativatea de a o avea sau nu sau de mărimea respectivei companii. Auditul intern, atât din punct de vedere dimensiune, cât și scop al muncii, trebuie să fie direct calibrat cu dimensiunea companiei și momentul de viață al acesteia (start-up, creștere, platou, corporatizare).

Auditul intern ajută la educarea companiei în vederea unei mai bune organizări a activităților curente, la optimizarea proceselor și la implementarea unui sistem de control preventiv și detectiv adecvat. De asemenea, auditul intern favorizează implementarea unui sistem de cascadă în ceea ce privește obiectivele top managementului, respectiv de raportare a activităților către top management. Nu în cele din urmă, existența unei funcții mature de audit intern denotă o bună guvernanță corporativă, fapt ce poate ajuta în eventuale tranzacții ale companiei, precum fuziuni, vânzări, listări sau atragerea de noi investitori/acționari.”