avocatnet.ro 
Adresele de e-mail profesionale personalizate sunt considerate date personale și deci obiectul acestora intră sub incidența normelor stabilite prin GDPR (regulamentul general pentru protecția datelor cu caracter personal).
Ce este adresa de e-mail profesională personalizată?
În funcție de atribuțiile și profilul angajatului, acesta va primi, odată cu începerea unui job, și o adresă de e-mail instituțională/profesională, unde va păstra corespondența cu privire la chestiuni specifice job-ului. O adresă de e-mail profesională se poate găsi sub forma companie@info.com, iar acest tip de adresă nu se consideră că ar include date cu caracter personal. În ceea ce privește adresa de e-mail profesională personalizată, însă, situația este diferită.
Practic, conform Comisiei Europene, date cu caracter personal pot fi considerate orice informații care se referă ”la o persoană fizică identificată sau identificabilă.” De asemenea, tot pe site-ul Comisiei găsim mai multe exemple de date care pot fi considerate ca având caracter personal, iar printre acestea regăsim și adresa de e-mail personală sau profesională, care se poate găsi sub forma prenume.nume@companie.com.
Totuși, ce se întâmplă cu adresa profesională de e-mail a unui angajat atunci când acesta pleacă din companie? Deși acest lucru nu este reglementat legal în mod expre, ci mai degrabă face obiectul politicilor interne ale companiei/instituției/organizației în cauză, totuși, în luarea unei decizii cu privire la dezactivarea adresei unui fost angajat, se va avea în vedere respectarea și aplicarea normelor stabilite prin GDPR.
Există situații în care păstrarea adresei de mail a unui fost angajat pe o perioadă mai lungă de timp poate fi justificată, în funcție de natura jobului și/sau statusul nefinalizat al unor chestiuni comunicate prin adresa respectivă. În astfel de situații excepționale, termenul în care angajatorul are obligația de a dezactiva adresa de e-mail nu trebuie să depășească perioada de una, până la trei luni de la data plecării angajatului.
Specialiștii de la PrivacyON au adus în atenția noastră, printr-o postare recentă, o speță a autorității de supraveghere belgiene, din care reies câteva chestiuni esențiale privind procedura de gestionare a e-mailurilor profesionale personalizate. Astfel, au fost formulate următoarele recomandări:
- o primă recomandare ar fi blocarea/dezactivarea adresei de e-mail imediat ce angajatul părăsește compania, avându-se în vedere necesitățile privind buna funcționare a companiei/instituției în cauză.
- o altă recomandare este, așa cum am spus mai sus, dezactivarea definitivă a adresei de e-mail în termen de maxim trei luni (ideal o lună).
elgabri
Comentarii articol (0)