e-Factura: Firmele ar trebui să facă verificări și reconcilieri cât mai des, în această perioadă de acomodare, pentru a evita problemele

„În această etapă de tranziție, având în vedere că e-factura a devenit obligatorie la nivel generalizat de la 1 iulie 2024 pentru tranzacțiile domestice B2B, este foarte important ca astfel de reconcilieri să fie făcute sistematic și suficient de des (chiar și zilnic), încât să dea certitudinea că procesele implementate și tehnologia folosită pentru generarea e-facturilor și transmiterea prin e-Factura sunt suficient de robuste încât să asigure atât o transmitere corectă și completă a tuturor facturilor, cât și primirea tuturor facturilor de la furnizori, inclusiv în situații specifice precum facturile emise de clienți în numele și pe seama furnizorilor”, a lămurit, într-un interviu recent, Georgiana Iancu, Partener la EY.

În principal, vorbim de verificări și reconcilieri care să asigure o reflectare corectă a informațiilor interne în facturile electronice care ajung în sistemul e-Factura. Asta indiferent că vorbim de facturile emise sau de cele primite.

„Sunt multiple verificări pe care contribuabilii ar trebui să le aibă în vedere, esențial fiind să se asigure, în primul rând, cu privire la completitudinea și corectitudinea informațiilor incluse atât în facturile emise, cât și în facturile primite. Înainte de toate, factura este documentul justificativ de bază pentru TVA și ar trebui să conțină cel puțin informațiile prevăzute în legislația de TVA, informații care să fie completate corect și complet - o factură validată de sistemul e-Factura nu implică în mod automat că aceasta respectă precondițiile prevăzute de legislația de TVA.

Din punct de vedere al reconcilierilor, contribuabilii ar trebui să se asigure că toate facturile emise, inclusiv cele externalizate sau emise de către clienți în baza unor acorduri de «self-billing», au fost validate în e-Factura și că există o pistă de audit între factura emisă din sistemele proprii și înregistrată în evidențele contabile și de TVA versus factura validată cu succes de Ministerul de Finanțe”, a precizat specialista.

Din iulie 2024, sistemul e-Factura a devenit complet obligatoriu pentru majoritatea contribuabililor, pentru relația B2B. Asta înseamnă că transmiterea facturii se face în termen de cinci zile calendaristice (nu lucrătoare, ca înainte de 1 iulie), iar exemplarul sigilat electronic de autorități este singurul considerat original. Chiar dacă au trecut aproape trei luni de la momentul amintit, contribuabilii încă se mai confruntă cu unele dificultăți în practică. Din acest motiv sunt atât de importante verificările interne.

„Având în vedere perioada relativ scurtă de implementare a e-factura, multe dintre companii s-au limitat în a transpune în e-factura doar conținutul minimal prevăzut de structura e-factura și/sau legislația de TVA, conținut care să permită validarea cu succes a e-factura, în timp ce procesele de postare și plată automată a facturilor necesită un set mai extins de informații care variază de la caz la caz în funcție de solicitările partenerilor, industrie, specific (de exemplu: codificări de produse, codificări GLN, număr comandă/contract, detalii despre locația de livrare).

Așadar, implementarea e-Factura continuă, timp în care vedem deja că apar dispute comerciale, dificultăți în procesarea facturilor și timpi prelungiți de postare prin adăugarea manuală a unor informații opționale, întârzieri la plată, obiecțiuni la facturi. De asemenea, am observat în practică multiple dificultăți în înțelegerea modului în care anumite operațiuni specifice ar trebui să fie prezentate în e-factura, precum: discounturi la nivel de produs, discounturi la nivel de factură, sistemul de garanție-returnare, taxe specifice (accize, taxe la Fondul pentru mediu). În continuare vedem multiple probleme și legat de maparea corectă a facturilor storno, respectiv utilizarea structurii de notă de credit și prezentarea informațiilor cu semnul plus”, a spus Georgiana Iancu.