Interviu: Ce verificări și reconcilieri sunt necesare la e-Factura B2B: Despre cât de des ar trebui făcute, automatizarea lor și potențialele riscuri

Concret, din iulie 2024, sistemul e-Factura a devenit complet obligatoriu pentru majoritatea contribuabililor, pentru relația B2B. Pentru că au trecut deja câteva săptămâni bune de la această bornă, am încercat să aflăm de la Georgiana Iancu, Partener și Coordonatorul practicii de taxe indirecte și digitalizare fiscală la EY, ce verificări și reconcilieri sunt importante în practică și de ce.

1. Care sunt principalele verificări și reconcilieri ce ar trebui făcute în contextul folosirii sistemului e-Factura B2B?

Georgiana Iancu: „Sunt multiple verificări pe care contribuabilii ar trebui să le aibă în vedere, esențial fiind să se asigure, în primul rând, cu privire la completitudinea și corectitudinea informațiilor incluse atât în facturile emise, cât și în facturile primite. Înainte de toate, factura este documentul justificativ de bază pentru TVA și ar trebui să conțină cel puțin informațiile prevăzute în legislația de TVA, informații care să fie completate corect și complet - o factură validată de sistemul e-Factura nu implică în mod automat că aceasta respectă precondițiile prevăzute de legislația de TVA. Din punct de vedere al reconcilierilor, contribuabilii ar trebui să se asigure că toate facturile emise, inclusiv cele externalizate sau emise de către clienți în baza unor acorduri de «self-billing», au fost validate în e-Factura și că există o pistă de audit între factura emisă din sistemele proprii și înregistrată în evidențele contabile și de TVA versus factura validată cu succes de Ministerul de Finanțe.”

2. Cât de des ar trebui făcute aceste verificări și reconcilieri și de ce?

Georgiana Iancu: „În această etapă de tranziție, având în vedere că e-factura a devenit obligatorie la nivel generalizat de la 1 iulie 2024 pentru tranzacțiile domestice B2B, este foarte important ca astfel de reconcilieri să fie făcute sistematic și suficient de des (chiar și zilnic), încât să dea certitudinea că procesele implementate și tehnologia folosită pentru generarea e-facturilor și transmiterea prin e-Factura sunt suficient de robuste încât să asigure atât o transmitere corectă și completă a tuturor facturilor, cât și primirea tuturor facturilor de la furnizori, inclusiv în situații specifice precum facturile emise de clienți în numele și pe seama furnizorilor.”

3. Această activitate ar trebui derulată manual, de o persoană dedicată, sau există posibilitatea unei automatizări?

Georgiana Iancu: „Reconcilierile e-Factura devin esențiale în contextul riscurilor existente, dar și al faptului că e-Factura este o componentă esențială a motorului de analiză al e-TVA și al decontului de TVA precompletat. Astfel de verificări se pot face în mod automat cu aplicații existente, care permit testarea datelor din decontul precompletat și chiar o poză a decontului precompletat pornind de la toate sursele de date folosite de ANAF, dintre care amintim e-Factura, e-Transport, declarațiile de TVA depuse și evidențele de TVA, dar și SAF-T. Potrivit legislației e-TVA, decontul precompletat conține date și informații declarate prin e-SAF-T. Altfel spus, la împlinirea a doi ani de raportare, administrația fiscală are în vedere să se folosească de fișierul SAF-T și pentru reconcilierea TVA-ului declarat de companii, intenție care poate fi corelată și cu valul de notificări transmise de ANAF în luna august 2024, privind primele rezultate ale testării Registrului Jurnal din SAF-T.

Un minim necesar ar fi ca agenții economici să se asigure de îndeplinirea testelor de consistență recomandate de ANAF pentru SAF-T, dar și de o revizuire a regulilor folosite pentru codificarea TVA și evidențierea corectă a sumei de taxă în declarațiile SAF-T, atât în secțiunea dedicată Registrului Jurnal, cât și în secțiunile de Facturi Emise și Facturi Primite (verificări ce pot fi automatizate). În concluzie, recomandăm companiilor să își automatizeze cât mai mult verificările lunare privind e-TVA, integrând alături de sursele deja folosite pentru generarea primului decont precompletat și declarația SAF-T. În speranța că un e-TVA implementat pe o temelie corectă va contribui la reducerea timpilor alocați inspecțiilor fiscale sau justificărilor de diferențe, o poză e-TVA cât mai completă devine absolut necesară.”

4. La ce riscuri se expun contribuabilii care nu fac aceste verificări și corelări?

Georgiana Iancu: „Înainte de toate, e-factura este exemplarul original care stă la baza deducerii TVA. Așadar, în lipsa unei facturi primite prin sistemul e-Factura, care să respecte cerințele Codului Fiscal, contribuabilii riscă deducerea TVA aferentă achizițiilor. În egală măsură, riscul unei amenzi de 15% din valoarea facturată este prezent atât la nivelul furnizorilor, cât și la nivelul clienților care nu respectă cerințele legislației e-Factura. Or, în condițiile în care există situații unde facturile ar fi comunicate și înregistrate între parteneri și printr-un alt mediu decât e-Factura, un astfel de risc este iminent. 

Deloc de neglijat, la 5 septembrie 2024 contribuabilii au primit prin Spațiul Privat Virtual primul decont de TVA precompletat, care își trage date din sistemul e-Factura, ca principala sursă de date pentru livrările locale (alături de e-Case de marcat și D394). Așadar, din 1 ianuarie 2025, contribuabilii vor trebui să reconcilieze, în maximum 20 de zile de la primirea notificărilor de conformare, diferențele din e-TVA semnalate de ANAF în mod corespunzător. Or, lipsa unui răspuns sau oferirea unui răspuns neconcludent atrage nu doar riscul de amenzi, ci și un impact asupra indicatorilor de risc, cu o consecință directă asupra rambursărilor de TVA, precum și perspectiva unor controale fiscale.”

• Citește și: Finanțele au clarificat modul de calcul al termenului de cinci zile de la e-Factura.

5. Din practica recentă a ANAF, pot fi identificați indicatori de risc specifici sistemului e-Factura?

Georgiana Iancu: „Adoptarea generalizată a e-Factura pe canalul B2B este prea timpurie încât să putem vorbi despre indicatori specifici de risc pe care să îi fi întâlnit deja în practica unor inspecții fiscale. Pe de altă parte, se pot întrevedea ușor câteva zone de risc care vor apărea în practica analizelor pentru perioada începând cu 1 iulie 2024. Să luăm cazul concret în care rapoartele e-Factura privind facturile emise vor evidenția o poză destul de diferită față de valoarea livrărilor și a TVA colectată din decontul de TVA (D300). Este de așteptat ca autoritățile fiscale să scaneze îndeaproape o astfel de reconciliere atunci cand analizează un contribuabil prin prisma acordării unei rambursări de TVA cu control ulterior.

În egală măsură, deși la acest moment ANAF nu analizează diferențele semnificative între decontul precompletat și D300 decât pentru livrările locale, nefăcându-se astfel de comparații pentru TVA deductibilă, decontul precompletat își trage, însă, date din e-Factura și pentru achiziții. Ca atare, eventuale diferențe care ar reieși din poza decontului precompletat nu ar putea fi ignorate de un inspector fiscal în cadrul unei rambursări de TVA.”

6. Ce probleme practice încă persistă la folosirea sistemului e-Factura B2B?

Georgiana Iancu: „Având în vedere perioada relativ scurtă de implementare a e-factura, multe dintre companii s-au limitat în a transpune în e-factura doar conținutul minimal prevăzut de structura e-factura și/sau legislația de TVA, conținut care să permită validarea cu succes a e-factura, în timp ce procesele de postare și plată automată a facturilor necesită un set mai extins de informații care variază de la caz la caz în funcție de solicitările partenerilor, industrie, specific (de exemplu: codificări de produse, codificări GLN, număr comandă/contract, detalii despre locația de livrare).

Așadar, implementarea e-Factura continuă, timp în care vedem deja că apar dispute comerciale, dificultăți în procesarea facturilor și timpi prelungiți de postare prin adăugarea manuală a unor informații opționale, întârzieri la plată, obiecțiuni la facturi. De asemenea, am observat în practică multiple dificultăți în înțelegerea modului în care anumite operațiuni specifice ar trebui să fie prezentate în e-factura, precum: discounturi la nivel de produs, discounturi la nivel de factură, sistemul de garanție-returnare, taxe specifice (accize, taxe la Fondul pentru mediu). În continuare vedem multiple probleme și legat de maparea corectă a facturilor storno, respectiv utilizarea structurii de notă de credit și prezentarea informațiilor cu semnul plus.”

7. În altă ordine de idei, ce provocări sunt așteptate în implementarea componentei B2C a sistemului e-Factura (programată pentru 1 ianuarie 2025)?

Georgiana Iancu: „Pe de o parte, sunt aspecte care țin de volumetria datelor și capacitatea tehnică a unor companii din sectorul de vânzări online, telecom sau utilități, care operează masiv pe canalul B2C, să își ajusteze procesele pentru a integra în raportarea e-factura și facturile B2C (în paralel cu menținerea facturilor tradiționale emise B2C). Separat, în perioada următoare ar trebui să se clarifice atât din punct de vedere tehnic, dar și legislativ cum vor putea fi transmise facturile B2C emise către clienții persoane fizice care nu comunică (și nu au obligația să comunice) CNP sau NIF.”