UPDATE: Fiscul va ști totul despre casele de marcat ale firmelor. Regulile înscrierii lor în registrul național, deja aplicabile

Prevederile sunt incluse în Ordinul ANAF nr. 4.156/2017 pentru aprobarea informațiilor conținute în registrul național de evidență a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate în județe și în sectoarele municipiului București, precum și metodologia și procedura de înregistrare a acestora. Documentul a apărut astăzi în Monitorul Oficial și a intrat în vigoare la momentul publicării sale.

Registrul național prin care se va ține evidența caselor de marcat din România va ajuta Fiscul la monitorizarea tuturor aparatelor respective. În acest sens, firmele vor fi obligate să-și conecteze la internet casele de marcat, astfel încât datele fiscale să ajungă direct la ANAF.

Concret, registrul național va cuprinde informații despre producător, importator, firma ce achiziționează din Uniunea Europeană case de marcat, distribuitorul autorizat, unitatea acreditată pentru comercializare și/sau service, compania care primește aparate de marcat. De asemenea, în registru vor figura datele persoanei care face înregistrări privind aparatele de marcat.

În cazurile de mai sus, în funcție de situație, autoritățile vor centraliza informații precum codul de identificare fiscală, codul numeric personal, denumirea, prenumele și numele, calitatea, numărul și data autorizației de distribuție, elementele pentru identificarea certificatului digital folosit la utilizarea registrului, datele de contact.

Totodată, registrul național va cuprinde informații despre fiecare casă de marcat. Astfel, va fi vorba, în esență, de numărul unic de identificare, elementele de identificare a certificatului digital instalat pe aparat, seria de fabricație, adresa exactă la care se află casa de marcat, starea aparatului (furat, distrus, fiscalizat/nefiscalizat etc.). În plus, Fiscul va trebui să primească și informații despre instalarea și intervențiile făcute la aparatele de marcat, conexiunea la internet a acestora și schimbările intervenite în situația lor.

Ținerea evidenței naționale a caselor de marcat va permite autorităților, potrivit referatului de aprobare care a însoțit Ordinul ANAF nr. 4.156/2017 în forma sa de proiect, să:

• identifice în parte fiecare aparat de marcat electronic fiscal;
• identifice societățile ce funcționează legal și livrează bunuri cu amănuntul și/sau prestează servicii direct către cetățeni;
• reducă posibilitățile folosirii aparatelor de marcat nefiscalizate și să limiteze subdeclararea ori nedeclararea veniturilor firmelor;
• coreleze informațiile fiscale și cele legate de utilizarea aparatelor de marcat pentru a analiza conformarea societăților și a preveni și a combate evaziunea fiscală;
• diminueze numărul de controale fiscale la contribuabilii onești.

În același timp, reprezentanții ANAF au argumentat că folosirea registrului național va aduce o simplificare a procedurilor administrative de instalare a caselor de marcat.

Înregistrarea aparatelor se face în două etape

Casele de marcat trebuie înregistrate la autorități atât înainte de punerea în funcțiune a registrului național, cât și după acest moment. Concret, pentru a înscrie aparatele se folosesc anumite cereri tipizate.

În cazul înscrierii înainte de operaționalizarea registrului, „producătorul, importatorul, persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv distribuitorul autorizat, înregistrează informații privind fiecare aparat de marcat electronic fiscal produs, importat sau achiziționat intracomunitar, fără excepție”, scrie în ordinul ANAF, făcându-se referire la prima anexă a articolului de față.

După depunerea formularului, Fiscul emite un certificat prin care atribuie un număr unic de identificare aparatului de marcat. Apoi, numărul unic este comunicat utilizatorului, iar tehnicianul de service îl înscrie în memoria fiscală a casei de marcat la momentul instalării ei.

Referitor la distribuitorul autorizat sau unitatea service acreditată, aceștia înregistrează informațiile referitoare la instalarea caselor de marcat prin completarea anexei a doua a articolului. Ambele formulare trebuie completate în format PDF, cu fișier XML atașat, pentru unul sau mai multe aparate, și trebuie transmise online la Fisc.

În cazul înscrierii după operaționalizarea registrului, producătorul, importatorul sau firma ce achiziționează din Uniune aparate de marcat completează direct în registrul național, pentru fiecare casă de marcat produsă, importată sau achiziționată intracomunitar, fără excepție, anumite informații. Mai precis, aceștia completează cu date precum codul de identificare fiscală, calitatea, datele de contact și adresa exactă a acestuia.

Completarea registrului se face și de către distribuitorul autorizat, care, ulterior înscrierii caselor de marcat, primește un document electronic cu numerele unice de identificare. Totuși, entitățile ce gestionează într-un fel sau altul casele de marcat au și alte obligații de raportare în registrul național.

Potrivit celor mai recente modificări privind calendarul înlocuirii caselor de marcat cu jurnal tipărit cu casele de marcat cu jurnal electronic, de la 1 iunie 2018, marii contribuabili și contribuabilii mijlocii vor trebui să folosească numai aparate de marcat cu jurnal electronic. De la 1 august 2018, obligația se va aplica și contribuabililor mici. Detalii despre calendar găsiți aici.