Registrele au un dublu rol: pe de o parte sunt cataloage de înscriere a circulaţiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridică), iar pe de altă parte reprezintă un ordonator, un adevărat ghid în căutarea oricărui document.
Potrivit art. 7 din Legea nr.16/1996, creatorii si detinatorii de documente sint obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii.