Achizitie facuta de o alta persoana cu datele firmei noastre

Buna ziua,
Va rog sa ma ajutati cu niste reaspunsuri la urmatoarea problema:
- o persoana care ne este cunoscuta (mie si sotului) a facut o achizitie de la un magazin on-line la care intamplator avem si noi cont. Cand si-a creat contul pe respectiva pagina, probabil ca a fost avertizat ca mai exista un cont cu datele firmei respective si prin urmare, banuiesc ca a fost nevoit sa scrie o alta denumire iar la J a trecut eronat codul judetului. Mentionez ca numele folosit ca denumire este cel al firmei noastre suspendate in 2009, iar adresa si CIF sunt cele ale firmei active. (singura diferenta intre denumirile firmelor este cel de-al treilea cuvant). A dat o alta adresa de livrare. Intamplarea a facut ca noi sa ridicam un colet de la firma de curierat prin care a fost trimis si coletul respectivului. Domnul de la curierat stiind ca ambele firme sunt ale noastre ne-a dat si celalalt colet de care nu am stiut absolut nimic.
Prin urmare problema sta in felul urmator:
1. Ce se va intampla cand cei de la care a cumparat respectivul, va depune declaratia 394 iar noi nu am fi avut aceasta factura pentru a o inregistra in contabilitate si prin urmare D394 nu mai corespund la aceasta vanzare/achizitie?
2. Aceasta factura poate fi considerata ca fiind nula deoarece sunt datele a doua firme pe ea? (una suspendata si una activa).
3. Ce efecte are aceasta factura asupra firmei suspendate avand in vedere ca doar numele corespunde?
4. Care este raspunderea noastra si cum vom putea dovedi la un control ca nu am facut noi achizitia, in situatia in care respectivul a mai facut achizitii de acest gen si de care noi habar nu avem? Nu putem sa sunam la toate firmele de curierat si magazilele on-line sa facem verificari.

Momentan vom lua legatura cu cei care administreaza respectivul magazin on-line pentru a anula celalalt cont pentru ca nu e corect ca cineva care nu are nici o legatura cu firma noastra sa faca achizitii pe ea. Cred ca vor fi nevoiti sa anuleze si factura pentru ca nu este intocmita corect. Din putinele mele cunostinte cred ca erau obligati sa verifice daca datele de idetificare ale firmei sunt corecte (Denumire, CIF si J) si daca sunt o persoana juridica activa sau inactiva.

Va multumesc anticipat pentru raspunsuri!