Separare asociatie pe scari

Avem urmatoarea situatie:
Suntem o Asociatie de Locatari alcatuita din 4 scari. S-a luat de curand hotararea de separare, scarile 3+4 vor sa-si faca Asociatie de Proprietari. Presedintele si administratorul locuiesc pe aceste scari, respectiv scara 4, deci ar fi parti componente si al actualei Asociatii de Locatari si al viitoarei Asociatii de Proprietari. Vreau sa stiu daca ei mai pot reprezenta juridic interesele scarilor 1+2 in "Conventia intre asociatiile constituite pe scari" care trebuie semnata la depunerea dosarului. Cu alte cuvinte, presedintele mai poate semna "conventia" in numele actualei Asociatiei de Locatari ramase (scarile 1+2) din care s-a exclus automat prin apartenenta automata la noua Asociatie de Proprietari din care face parte cu adresa de domiciliu ?
O situatie identica si la semnarea "Procesului-verbal de predare-primire a evidentei mijloacelor materiale si banesti" , atat administratorul cat si presedintele pot hotari impartirea ei intre ei, pe ambele documente neaflandu-se niciun reprezentant, locatar al al scarilor 1+2 ?
Ce putem face noi, cei de pe scarile 1+2, sa putem evita aceasta situatie care ne dezavantajeaza, riscam sa pierdem toate fondurile si sa ne fie impuse fel si fel de penalitati etc. ?