Sedinte comitet executiv As. Proprietari- cine/cum le convoaca? model proces verbal sedinta

1. Presedintele se hotaraste sa convoace sedinta de comitet. Scrie emai catre toti membrii comitetului sau le da telefon si in final se decide ziua intrunirii. Important este ca sa existe o majoritate a acestora pentru a se putea desfasura.
2. Ia caietul de PV si scrie inaintea desfasurarii sedintei:
- sedinta de comitet intrunita in data de................ cu urmatoarele puncte pe ordinea de zi: problema 1, proplema 2 etc
- [spatiu de cateva randuri] au participat cutare1, cutare2, cutare3. Se constata ca este / nu este cvorum legal.
- daca nu se intruneste cvorumul scrieti ca se amana pana la o data ulterioara, stabilita de comun acord ;
- [spatiu] pentru a scrie, in cazul in care nu a venit majoritatea, un text de genul: s-a reconvocat sedinta pentru data de.... au participat cutare 1, cutare 2 etc.
- daca se intruneste cvorumul atunci se merge mai departe:
- [spatiu] problema 1: se descrie problema
- se propune o solutie.sa se rezolve asa1.......
- [spatiu[ unde se scrie: cutare 1 a propus sa o rezolvam asa1...... si scrieti ce zice omul.
- cutare2 a propus asa2 si scrieti ce a zis cutare2
- mai jos ceva (ca sa fie loc sa scrieti suficient pentru problema 1, dar sa nu va intindeti mult cu povestea - strict in esenta ce propune)..... scrieti: s-a votat propunerea lui cutare3 sa se faca asa3 cu atatea voturi pentru si atatea voturi contra. S-a decis cu o majoritate de voturi sa se faca asa...... / sa nu se faca deloc,
..........
si tot asa pentru fiecare problema supusa discutiei.

Deci aveti cate un paragraf (spatiu alocat dinainte) pentru fiecare problema din ordinea de zi cu discutia ei, autorii propunerilor si votarea, inclusiv decizia asupra ei.

In cazul in care reconvocati sedinta scrieti pe spatiul rezervat reconvocarii dat si participantii si apoi scrieti in paragrafele descrise mai sus cum rezolvati problemele.

La sfarsit ii enumerati pe cei prezenti si ii puneti sa semneze.
Redactati deciziile luate si le afisati. Cine vrea sa vada ce si cum s-a decis poate consulta caietul de PV.

Inlegatura cu modul de convocare:
- adrese de email nu detin pensionarii din comitetul executiv de la noi... iar telefonul nu este dovada incontestabila ca i-am convocat, unii "uita" ca au fost convocati si apoi spun ca nu au stiut de sedinta. Aceasta situatie doresc sa o evit. Cum?

Asta-i chiar buna!
Pe langa faptul ca ii anuntati dv., puneti-i sa se anunte si intre ei. Mergeti cu caietul de PV si pe langa ce v-am spus mai sus, mai puneti un text de genul Am luat la cunostinta de sedinta din data de.... si mergeti la usa lor sa semneze.

Parca n-ati fi oameni in toata firea!!!

sunt 2 "grupuri de interese" in asociatie, noi... cu noul presedinte (in total 5 membrii din comitetul executiv)si "grupul" fostului presedinte inlaturat de la conducere (2 membrii in comitet) Se intelege de unde aceste discutii? #-o

Noi am stabilit in ultimii ani unele reguli pentru a fi usor de retinut. Sedintele comitetului executiv se tin in fiecare luna in ziua de luni seara la ora 19.00, acea luni care este inainte de data de 18 ale lunii, cand se afiseaza listele de plata. Am stabilit acest lucru pentru ca asa cum prevede legislatia, cheltuielile trebuiesc aprobate de comitet. Asa ca daca in aprilie dat de 18 este vineri, convocam comitetul luni, 14 aprilie.
Daca in martie data de 18 a fost marti, noi am convocat comitetul luni pe 17 martie.

Cum convocam comitetul?
Cu 2-3 zile inainte afisam la toate scarile anuntul de convocare si ordinea de zi:

ASOCIAŢIA DE PROPRIETARI SCALA
Str. ....... nr. ...., Bl. .....sc..., et....
Tel : ......fax..... E-mail: ...... C.I.F. 10041415
Cont : BRD ... IBAN: RO........2400


CONVOCARE

LUNI 17 februarie 2014, ora 19.00, are loc şedinţa Comitetului Executiv cu următoarea ordine de zi:

1. Situaţia plăţilor, încasărilor şi cheltuielilor pe luna ianuarie 2013.
2. Rezolvarea cererilor, solicitărilor şi sesizărilor proprietarilor
3. Pregătirea materialelor pentru adunarea generală
- darea de seamă
- bugetul de venituri si cheltuieli
- raportul cenzorului


INVITÃM SÃ PARTICIPE LA ªEDINŢÃ ORICE MEMBRU AL ASOCIAŢIEI CU PROBLEME CONCRETE DE REZOLVAT.

Preşedinte Asociaţie , 13.02.2014
A. T.

Acesta este anuntul pe hartie A5 care cuprinde antetul asociatiei, cu adresa, CIF, contul bancar, date de contact...,

Acelasi anunt se trimite pe email celor care au, iar daca la ora 19.00 vedem ca nu s-au adunat jumatate plus unul din membri mai dam 1-2 telefoane, mai astepatam 10-15 minute pana intrunim aceasta majoritate si incepem sedinta.

Consemnam in registrul de procese verbale urmatoarele:
Proces verbal
Intocmit astazi... in sedinta comitetului executiv...
Ordinea de zi - - --
La primul punct Domnul presedinte prezinta ....
Domnul X prezinta...
La punctul doi....
Alte interventii, propuneri,..
Comitetul decide rezolvarea problemei X in felul urmator.
Comitetul este de acord si aproba cheltuielile pe luna ianuarie
Comitetul stabileste ca adunarea generala sa aiba loc in data de ..., la ora.... si cu urmatoarea ordine de zi....
La urmatoarea sedinta de comite se vor prezenta: raportul de activitate al comitetului, raportul cenzorului, bugetul de venituri si cheltuieli...., concret de catre dl. presedinte A, cenzor B, membru comite C....

Semneaza membrii comitetului prezenti la sedinta.