Probleme cu circulatia documentelor intr-o institutie

Question

Discuție deschisă în Dreptul muncii - contract de muncă, demisie, salariu şi altele

Probleme cu circulatia documentelor intr-o institutie

Utilizator 15:16, 22 Februarie 2015

In numele institutiei, toti salariatii fac Adrese, Raportari, Cereri, etc.,
fie catre Trezorerie, fie instantelor de judecata,
fie catre Consiliul Judetean careia institutia noastra ii este subordonata, etc.

Toate aceste acte trebuie duse in oras
de cineva.
Nu toti salariatii trebuie sa-si duca documentele intocmite
la destinatari !

1. - Toate aceste acte
cine are obligatia sa le ia
si sa le transmita destinatarilor ?
2. - directorul institutiei trebuie sa dea o Decizie interna
prin care sa desemneze un salariat
care sa se ocupe cu curieratul /transmiterea documentelor institutiei in exterior ?
Sau soferul institutiei are aceasta obligatie ?
( in Fisa postului - soferului nu scrie nimic despre o asemenea obligatie ! )
3. - Persoana care ar trebui sa fie delegata
cu acest lucru,
cum va primi actele ?
Cu Proces-verbal de predare-primire ?
3. - Secretara institutiei sau
salariatul care le intocmeste
trebuie sa le i dea cu Proces-verbal de predare-primire ?
4. - cum se face descarcarea
salariatului care le intocmeste ?
Le inregistreaza doar la Secretariatul institutiei,
dupa care nu il mai priveste ?
( de exemplu: urmarirea unui Contract cine trebuie sa o faca ?
de intrare si iesire a actului ? )
5. - salariatul care le intocmeste
cum face dovada ca documentul respectiv
depus la Secretariatul institutiei
a fost transmis mai departe, destinatarului ?
6. - Cine este persoana care raspunde pentru
netransmiterea documentului catre destinatari
si pentru neintoarcerea la institutie
a documentelor semnate de destinatari ?

Ultima modificare: Duminică, 22 Februarie 2015

Răspunde Citează

14 mesaje

2180 vizualizări

3 participanți

Cel mai recent răspuns: , utilizator 12:46, 25 Februarie 2015

Vezi răspuns

Alte discuții în legătură

Registrul intrare -iesire Buna ziua! Am nevoie de putin ajutor in ceea ce priveste completarea registrului de intrari iesiri. Nelamuririle mele sunt: 1. Acest document se completeaza ... (vezi toată discuția)

Se poate ca un referat sa fie refuzat la inregistrare de catre secretara unei institutii publice? Probleme in legatura cu circuitul documentelor intr-o institutie publica: - directorul spune ca la Secretariat se pot inregistra doar Cereri, nu si ... (vezi toată discuția)

Fisa postului pentru lucrator comercial-statie de benzina si asistent manager Buna ziua, ma poate si pe mine cineva cu fisa postului lucrator comercil (statie de benzina) si asistent manager. (vezi toată discuția)

Ionica Porumbel Consultant in arhivarea documentelor · Answer 1 · 2015-02-22 16:57:57

1-3 - Directorul instituţiei dă o Decizie/ Dispoziţie prin care desemnează 1-2 persoane (să fie cineva care să acopere liberele titularului sau alte situaţii) cu atribuţii pentru expedierea corespondenţei. Poate fi foarte bine şi şoferul.
Pentru POŞTĂ: Se înfiinţează un borderou de expediţie corespondenţă care se completează de către secretară (persoana desemnată cu atribuţii de secretariat). Pentru expeditorul desemnat se menţionează atribuţii în Decizie şi/ sau în fişa postului. Astfel se elimină multă birocraţie între secretariat şi expedient.
La poştă rămâne un exemplar. La instituţie se restituie copia ştampilată şi semnată de oficiantul poştal. Se păstrează la secretariat.
Pentru alte instituţii/ PREDARE DIRECTĂ: Se înfiinţează o condică de expediţie unde se înregistrează documentele care vor fi predate. Predarea se face pe bază de semnătură (nu strică şi o ştampilă, dacă se poate pune).
4-5 - pentru asta există CONDICA DE CORESPONDENŢĂ. De urmărit circuitul documentelor este treaba secretariatului şi a şefilor direcţi.
5 - Salariatul nu trebuie să facă nici o dovadă suplimentară. se asigură că secretariatul a semnat pt primirea documentelor pentru care se va face ieşirea corespondenţei.
6 - Chiar nu aveţi secretariat? Să desemneze o persoană cu atribuţii de secretariat.

Cornel Vasile Consilier juridic · Answer 2 · 2015-02-22 17:29:02

Fiind vorba despre o institutie publica , atunci aceasta ar trebui sa aiba un Compartiment de informare si relatii cu publicul - aceasta ar trebui sa aiba in atributii ceea ce doriti dvs.

oanaportar Utilizator · Answer 3 · 2015-02-23 09:00:32

Va rog frumos sa imi mai spuneti daca:

Pentru a se transmite un document in exterior,
va trebui inaintat catre Secretariatul institutiei
documentul cu o Adresa de inaintare
in care sa se solicite acest lucru ?

Ionica Porumbel Consultant in arhivarea documentelor · Answer 4 · 2015-02-23 12:32:19

Chiar nu vă înţelegeţi deloc în acea instituţie?!
Adresă de înaintare se face doar către destinatar/ beneficiar. Poate este o neînţelegere la mijloc şi v-au rugat cei din secretariat (sau împuterniciţi cu atribuţii de registratură/ secretariat) să întocmiţi dvs. acea adresă de înaintare (sau măcar un concept pt ea).
În cele mai multe situaţii, se poate întocmi foarte simplu după modelul:

ANTET
Nr. şi data înregistrării

CĂTRE:
.........................................(prenume+nume/ denumire, adresa completă)

La cererea/ adresa dvs. nr. ....din data de...., înregistrată sub nr. .............., vă înaintăm.... (se menţionează actul/ actele trimise). Menţionăm că....

Director, Şef serviciu XXX,
SS SS

Pentru documentele trimise din oficiu, menţionaţi baza legală.

Cornel Vasile Consilier juridic · Answer 5 · 2015-02-23 13:09:13

@ oanaportar

Nu este necesar sa se faca o astfel de adresa, insa la nivel de institutie trebuie sa exista procedura de lucru privind circulatia documentelor.