Trasabilitate Fisa instruire SSM-Fisa de post-Fisa de aptitudini - ocupatie/functie

Buna ziua,

In urma unui audit extern pentru certificare pe OHSAS, am avut o observatie care se refera la:
Informatiile inscrise in fisele de instruire SSM (pe prima pagina la calificare) nu corespund cu informatiile inscrise in instruirile periodice la rubrica ocupatie si nici cu functia/ocupatia inscrisa in fisa de aptitudini.
Concret: Operatorul X a fost angajat ca muncitor necalificat (pe prima pagina a fost trecut la calificare - muncitor necalificat). Peste ceva timp, a fost calificat in meseria A. La instruirile periodice (rubrica ocupatie) a fost trecută calificarea A pe care a obținut-o in urma cursului, între timp,s-a calificat în meseria B, respectiv la rubrica ocupatie a fost trecut B, la fel ca și la fisa de aptitudini.
1: cum se poate face trasabilitatea in fisa, in asa fel incat sa fie identificat fiecare nivel de calificare, pentru că pe prima pagina ramane tot muncitor necalificat, la instruirea periodica are ocupatia A si ocupatia B. La instruirea periodica suplimentara i s-a facut instruirea specifica noii ocupatii.
2. In cazul schimbarii locului de munca de la un departament la altul, la instruirea periodica suplimentara (unde este specificat doar data, numarul de ore pentru instruire si tematica de instruire) se mai trece (sau este bine de trecut) și denumirea noului departamentului unde a fost angajat?
3. Daca un operator deserveste mai multe posturi de munca, este permisa inscrierea denumirii posturilor de munca (valt, festoon, malaxor - de ex) in rubrica ocupatie la instruirea periodica? Muncitorul X este incadrat ca operator. La instruirile periodice, in dreptul rubricii ocupatie se trece operator, iar în paranteza valt, festoon, malaxor...

Sper că întrebarea mea nu este prea alambicata. Va multumesc anticipat pentru raspuns